Хочется стать успешным, научится
достигать поставленных целей. На самом деле это по силам каждому человеку, важно принять твердое решение сделать это, и начать этот процесс сегодня, а не в необозримом будущем. Нужно начать управлять своим временем и правильно расставлять приоритеты.
А как правильно расставлять приоритеты?
Главное в расстановке приоритетов – это планирование. Можно мысленно распланировать свой день, но все не будет идти по вашему мысленному плану, если вы не асоциальная личность, то вас будут отвлекать телефонные звонки, приходящие сообщения, и часть запланированного в уме может забыться, и вам понадобится дополнительное время на восстановление всего списка в памяти. Поэтому лучше всего начать с того, что записать по пунктам предстоящие действия.
Вы можете составить список всего что вы хотите сделать в будущем. Он может оказаться огромен, не спешите вычеркивать из него трудновыполнимые или долгосрочные пункты. Вероятнее всего вам придется составить новый перечень, используйте буквенные обозначения по методу АБВГД. Вот тут-то и понадобится умение расставлять приоритеты. Это делается очень просто, отмечаете по мере значимости дела буквами, например, самое важное и срочное буквой А, потом Б, и так до конца списка. Дела, которые не требуют немедленного исполнения можете отметить буквой Д, т.е. долгосрочные. Внимательно перечитайте список и выделите в нем дела, которые необходимо сделать сегодня, составьте новый список, он будет намного короче первого, здесь вы можете расставить приоритеты цифровыми обозначениями.
По началу расстановка приоритетов будет занимать у вас много времени. В этом вам поможет
грамотная расстановка приоритетов, примените следующий принцип сортировки по важности и срочности исполнения:
1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не важные;
4. Не важные и не срочные.
Не пытайтесь в список дел на сегодня вставить как можно больше пунктов, от этого может пострадать качество исполнения, помните еще об одном правиле успешных людей – продуктивности. Ведь вам важен не сам процесс выполнения задачи, а конечный результат. Если действие произведено, а результат не удовлетворяет, то скорее всего вам придется переделывать.
Со временем вы будете тратить гораздо меньше времени на составления плана на день, постоянные действия в этом направлении приучат ваш мозг выбирать наиважнейшее сразу.
Умение правильно расставить приоритеты касается не только выполнения вами каких-либо действий. Это касается и того как правильно построить ход беседы в запланированной встрече. Если это деловая встреча, вы хотите, чтобы уважали вас и не тратили ваше время, запланируйте встречу так же по пунктам, чтобы не тратить время свое и своего визави на незначительные моменты. Для поддержания дружеских отношений с партнерами по бизнесу или клиентами назначьте другую встречу в свободное от работы время.
Но
расстановка приоритетов не заканчивается на составлении плана на день, во время работы у вас будут появляться новые дела и их так же нужно будет вносить в уже существующий список с учетом важности и срочности по отношению к делам, которые находятся в вашем списке.
При составлении плана подумайте сколько времени вам нужно чтобы выполнить ту или иную задачу, фиксируйте сроки выполнения. Доводите каждое дело до логического его завершения, ведь делая одно дело время от времени вам придется все время вспоминать на чем вы остановились в прошлый раз. Выполнив задачу, вычеркивайте ее из списка, чтобы было сразу видно сколько пунктов вам осталось еще выполнить. Количественное уменьшение задач на бумаге всегда придает новые силы, ведь они не увеличиваются, а их становится все меньше и меньше.
Но иногда в хорошо составленный план работы «вторгаются» внезапные изменения. Как решить, что в данный момент важнее? Например, вы пишете необходимое пояснение, на эту работу вы выделили себе 30 минут, и это пояснение ждет ваш заказчик, но в этот момент вам позвонил потенциальный клиент, и ему нужно срочно обсудить с вами некоторые пункты договора. Вы конечно можете продолжать выполнять ту работу, которой были заняты и одновременно пытаться вникнуть в суть вопросов, возникших у звонившего при ознакомлении с договором. Но вы будете отвлекаться от составления пояснения, пытаясь сосредоточится на пунктах договора или будете не внимательны к позвонившему клиенту, в этом случае пострадают оба дела, которыми вы занимались. В этом случае нужно сделать выбор, чтобы сделать оба дела качественно, например, если сроки написания пояснения ограничены, вы можете сказать клиенту, что перезвоните ему через несколько минут, и закончите то дело, которым вы были заняты до звонка. А потом сразу следует перезвонить потенциальному клиенту, чтобы обсудить с ним те пункты договора, которые вызвали у него вопросы. Таким образом, вы сделаете качественно пояснение вашему заказчику и возможно заключите договор с новым.
В вашем первом списке было много дел с пометкой Д, то есть «долгосрочные», живите здесь и сейчас, не забегайте вперед, не стоит переживать о предстоящих делах, придет время, и вы, обладая опытом расстановки приоритетов, с большей легкостью сможете решить и эти задачи.
Предположим, что у вас была однообразная работа в течении долгого времени, ваш мозг устал, и вы уже хуже воспринимаете всю информацию необходимую для продолжения работы. Вам нужно переключится,
правильная расстановка приоритетов поможет вам выделить время на отдых. А чтобы не тратить время в пустую, просмотрите свой список, возможно там вы найдете дело, на которое вы отвели не много времени, и выполнение его не так уж и сложно, то сделайте это дело, этих нескольких минут может хватить вашему мозгу, чтобы восстановиться.
Рассмотрим другую ситуацию. Ваша работа заключается в составлении каких-либо документов в офисе для клиентов и встреча с ними на местах. При планировании вашего рабочего времени вы можете в первой половине дня записать подготовку всех документов для встречи с клиентами, а во второй половине – назначить все встречи. Так вы не будете тратить время на дорогу на встречу с клиентом и возвращение в офис, для подготовки к встрече со следующим клиентом.
Чтобы время вашей жизни не «утекало» в пустую, все время задавайте себе вопрос, насколько важно то над чем я сейчас работаю, если это не принесет результатов, пересмотрите ваши планы, переставьте приоритеты, делайте то, что действительно важно сейчас.
Очень помогает в расстановке приоритетов оценка того вида деятельности, которым вы занимаетесь в денежном эквиваленте. Вы можете работать на долгосрочную перспективу, но через некоторое время вы вдруг увидите, что дело «всей вашей жизни» никому не нужно. Делайте то, что принесет вам не только моральное удовлетворение, но и представит вам материальный результат.
Основные принципы
как правильно расставлять приоритеты помогут вам организовать вашу жизнь без потери времени.
