Деловая информация иногда доходит до нас не в полном объеме. В процессе
делового общения нам часто приходиться добывать нужные сведения у партнеров, расспрашивать их обо всех сторонах дела. Но иногда из-за своего неумения, назойливости и неуместности вопроса можно получить обратный эффект. Партнер не предоставит вам нужную информацию или попросту закроется от вас, насторожиться. Поэтому очень важно правильно поставить вопрос.
Постановка вопроса требует тщательной подготовки и разработки системы, а также обдумывание формулировок. Это и есть ключевое звено в получении информации. Именно здесь закладывается фундамент активного делового общения. Но нужно помнить, что многие люди с неохотой отвечают на прямые вопросы, и это зависит от нескольких причин. Это может быть боязнь неправильно переданной информации, недостаток знаний, сдержанность, деловые ограничения и так далее. Поэтому вначале стоит заинтересовать собеседника, дать ему понять, что отвечать на поставленный вопрос – в его же интересах.
Секреты постановки вопроса.
Существуют несколько типов вопросов, которые используются вовремя делового общения.
1. Закрытые вопросы. Это такие вопросы, на которые даются однозначные ответы, то есть да или нет, название точной даты, имени, числа и так далее. Такие вопросы нужно точно формулировать. Во время деловой беседы они неизбежны, но если они будут преобладать, то это может привести к напряженной атмосфере, поскольку партнер может подумать, что его допрашивают.
2. Открытые вопросы. На такие вопросы трудно ответить кратко, поскольку они требуют какого-то объяснения. Такие вопросы начинаются словами «почему», «какими образом», «зачем», «каковы ваши предложения» или «каково ваше решение» и так далее. А после этого предполагается развернутый ответ, который имеет свободную форму. Как правило, такие вопросы задаются тогда, когда нужно выяснить мотивы и позицию или дополнительные сведения от собеседника.
Однако ставя вопрос такого вида, вы даете возможность собеседнику уйти от конкретно поставленного вопроса, предоставив тем самым ему возможность увести разговор в другую сторону. Поэтому вовремя деловой беседы стоит задавать, основные, наводящие, второстепенные и иные разновидности вопросов.
Наводящий вопрос-эта такой вопрос, который сформулирован таким образом, что он может подсказать собеседнику ожидаемый ответ.
Основной вопрос-открытый или закрытый вопрос, который стоит спланировать заранее.
Второстепенный или последующий вопрос-спонтанный или запланированный вопрос, который задается с целью уточнения ответа на основной вопрос.
Альтернативный вид вопроса является нечто средним. Задавать его нужно в форме открытого вопроса, но при этом предполагается несколько вариантов заранее заготовленного варианта ответа.
Не нужно задавать вопросы, на которые вы заранее знаете ответы. Не стоит начинать вопрос со слов «Почему» или «Как». Грамотно поставленный вопрос должен запрашивать информацию, а не выявлять скрытые обвинения.
Риторический вопрос не требует прямого ответа. Задается он в случаи, когда нужно вызвать у партнера какую-нибудь реакцию. Риторические вопросы должны быть краткими, уместными и понятными всем из присутствующих.
Переломный вопрос удерживает беседу в строгих рамках. Такой вид вопроса позволяет определить уязвимые места в позиции партнера. Такие вопросы нужно задавать в том случаи, когда вам нужно переключиться на другую тему.
Вопросы для раздумий. Такой вид вопроса вынуждает собеседника анализировать и комментировать сказанное им. Целью таких вопросов является создание атмосферы взаимопонимания, подведения окончательных и промежуточных итогов деловой беседы.
Зеркальный вид вопроса состоит в повторении части утверждения с вопросительной интонацией, которое произнес собеседник, для того чтобы заставить его посмотреть на свое утверждение с обратной стороны. Это позволяет привнести в разговор новые элементы, оптимизировать его, придать диалогу подлинный смысл.
Контрольный вопрос помогает управлять вниманием собеседника, позволяет вернуться к прошлому этапу работы.
Вопросы, которые проверяют компетентность. Цель таких вопросов заключается в оценке опыта и знаний инициатора общения. Автор вопроса уже знает ответ на него и хочет проверить справиться ли с ним ведущий.
Вопрос, который демонстрирует знания. Цель такого вопроса – блеснуть своей эрудицией и компетентностью перед другими участниками беседы. Если вопрос действительно касается деловой беседы, то попросите автора этого вопроса ответить на него самому.
Сбивающий вопрос. Целью такого вопроса является переведение внимания инициатора в область интересов спрашиваемого. Такие вопросы задаются непреднамеренно или умышленно для того чтобы решить некоторые собственные проблемы.
Провокационный вопрос. Такой вид вопроса старается поймать собеседника на противоречии между сказанным им ранее ответом и тем, который был дан сейчас.
Независимо от характера, вида и секрета постановки вопросов нужно строго придерживаться одного принципа-отвечать только в том случаи, когда суть вопроса ясна.
