В данном материале мы постараемся ответить на вопрос:
что такое дедлайн? Как уложиться в срок и выполнить свою работу без опозданий хотят узнать многие. Ведь очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда невыполненные дела накапливаются, словно снежный ком, и создается впечатление, что из этого аврала просто невозможно выбраться. Причиной для образования завала на работе может послужить один из следующих факторов:
• Вы недооцениваете сложность того или иного задания, в итоге тратите на него больше времени, чем планировали;
• Заказчик не предоставляет полные сведения, что приостанавливает процесс работы;
• Для того чтобы начать выполнение задачи, необходимо твердить ряд документов, а этот процесс затягивается, в виду очередей, отсутствия времени на посещение инстанций, и так далее;
• Непредсказуемые обстоятельства, которые обусловлены человеческим фактором.
Независимо от того, что именно вызывает завал на работе итог один – огромное количество невыполненных дел, которые постоянно крутятся в голове, доводят человека до стрессового состояния, а иногда и до нервного срыва. Кстати, не во всех ситуациях виной становиться именно сама организация, оформление документации или внутренние особенности работника. Даже когда компания смогла полностью уложиться в срок, готова представить окончательное решение своему клиенту, подкрепленное всеми необходимыми документами, тестами, исследованиями, возникает иная проблема.
Сам клиент вдруг принимает решение о том, что полученный результат его не устраивает. Например, он хотел бы начинать строительство не двухэтажного коттеджа, а трехэтажного. И тогда он требует добавить в проекте еще один этаж буквально за несколько дней. Естественно, что
переориентировать проект – это всегда трудоемко и требует дополнительного времени, а клиент хочет получить результат как можно быстрее. Здесь и появляется напряжение, раздраженность, работники в спешке забывают о мелочах, срываются друг на друга и работают сутками, не покладая рук.
Некоторые конторы сразу отказываются от внесения изменений в апробированные и утвержденные разработки, говоря о том, что повторное тестирование, получение бумаг и прочие нюансы требуют дополнительных затрат и сроков. Однако таким поведением организация отталкивает потенциального заказчика, и даже если он и согласится на подобное решение вопроса, то для себя сделает вывод, что впредь будет сотрудничать с более лояльными конторами.
Конечно, если человек уже считается постоянным клиентом, то и договориться с ним проще. Ведь он знает, что фирма выполняет свою работу качественно, и если ей и понадобилось дополнительное время, то только для того, чтобы сделать проект качественно, без огрехов. Намного тяжелее объяснить это тем, кто пришел делать заказ впервые. В таком случае многие руководители компаний соглашаются с условиями клиента, для того, чтобы вызвать у него доверие и желание повторно обращаться именно к этому исполнителю.
Но все же давайте перейдем к основному вопросу: что такое дедлайн?
Дедлайн – это ситуация, когда на работе на вас наваливается огромное количество дел, не выполненных в срок или появившихся спонтанно. В таком случае человек ощущает себя под постоянным давлением, появляется стрессовое состояние, чувство неопределенности. Сами задания, которые стоят перед сотрудником, он видит нечетко, постановки задачи толком нет, зато есть очень маленький срок на их выполнение. Предлагаем вам рассмотреть несколько рекомендаций, как правильно повести себя в такой ситуации.
6 рекомендаций, как спастись от дедлайна.
1. Давайте успокоимся! Все мы знаем, что в состоянии нервного напряжения выполнять работу получается из рук вон плохо. Мысли разбегаются, руки не слушаются, постоянная спешка просто загоняет в угол, человек начинает делать ошибки, опечатки. Потом необходимо потратить дополнительное время на то, чтобы перепроверить себя, исправить все недочеты и снова перепроверить, в общем, вместо того, чтобы выполнить задание быстрее, человек только затягивает время. Паника – это худший помощник в работе, особенно в ответственной. Для того чтобы почувствовать себя спокойнее и снять нервное напряжение, следует структурировать свою задачу. Четко выделяем конечную цель, разбиваем на последовательные действия процесс ее достижения, формируем группы работ, которые стоит выполнить, чтобы пройти каждый этап, и вот, перед вами четкий план – причины паниковать нет.
2. Определитесь с требованиями! Для того чтобы сдать работу в срок, необходимо иметь четкое представление о том, какого именно результата ждет клиент. Не зря многие менеджеры прямо-таки заваливают вопросами клиентов, оформляя их заказ. Не стесняйтесь уточнять все, вплоть до мелочей, касательно пожеланий клиента. Иногда, особенно в том случае, если человек понимает, что у него осталось мало времени, а результат нужен в ближайшие дни, он просто начинает путаться, говорить не четко, обобщенно. Например, если ему не понравился итоговый вариант в черновом формате, заказчик просто говорит: «Это мне не подходит, надо все изменить». В таком случае подробно уточните: что изменить, по какой причине, чем заменить предложенный вариант, чтобы в чистовом варианте оформить уже максимально соответствующее требованиям, предложение.
Можно составить перечень характеристик, которые должны быть соблюдены в заказе например: цвет, вес, высота, ширина, тип, и так далее. Задавайте вопрос касательно каждой из них и уточняйте пожелания заказчика максимально точно. Если это цвет, то недостаточно ответа синий, темный или светлый, яркий или пастельный и так далее. Это позволит реализовать задачу максимально точно.
3. Выстраиваем приоритеты. Любой проект имеет под собой несколько подзадач, причем обычно их не меньше пяти. Давайте подсчитаем. Допустим, вы работаете девять часов в день, при этом имеете часовой перерыв, то есть остается восемь часов продуктивного рабочего времени. Перед вами стоит пять заданий, которые необходимо выполнить за сегодняшний день, причем на каждое придется потратить не меньше двух часов. Естественно, что все сделать не получится, двух часов все-таки не хватает. Вместо того чтобы стараться сделать все быстрее, при этом невнимательно, лучше расставить задания по значимости, и то, которое наименее приоритетное, отложить на завтра. Такая технология поможет и в случае, если делами завалил начальник, и при сотрудничестве с заказчиками.
Причем лучше самостоятельно подойти к боссу, объяснить, что уложиться в срок, и выполнить все пять задач, просто невозможно, и попросить его расставить задания соответственно их приоритетности на данный момент.
4. Информируем участников проекта! Многие работники все еще уверены в том, что если они до последнего будут скрывать свою оплошность, несоответствие срокам или поставленным требованиям к задаче, то в последний момент все как-нибудь, но решиться. Это в корне неправильный подход. Большинству заказчиков, начальников и клиентов важно знать, на какой стадии развития находится их проект. В зависимости от этого они планируют дальнейшую свою деятельность, работу, производство, и так далее. Намного лучше обсудить с заказчиком проект, донести до него причины, которые могут стимулировать задержку сдачи, проинформировать о том, какова возможна задержка.
Deadline - завал на работе, который очень часто провоцирует не умение человека правильно организовать свое сотрудничество с клиентами или начальством. Сначала работник обещает выполнить нереальные задачи за минимальные сроки, а потом понимает, что зря давал гарантии того, что сделать не сможет. Он начинает переживать, нервничать, искать пути выполнения обещанного, в то время, как сроки поджимают, руководство начинает интересоваться ходом работы и так далее. Этого стоит избегать, намного лучше прямо сообщить, в какие сроки и что вы сможете сделать. Свои слова можно подтвердить графиком, отчетом, планом выполнения заказа с указанием длительности каждой работы, и так далее. Чем нагляднее видит заказчик ход выполнения его поручение, тем спокойнее он себя чувствует.
Еще один совет от специалистов – не ориентируйтесь на те требования, которые клиент озвучивает вам в телефонном режиме, это может сыграть с вами злую шутку. Договоритесь о личной встречи, и подробно запишите все пожелания клиента, можно так же направить перечень требований по почте или факсу. Главное, чтобы у вас было доказательство того, что вы выполняли все работы, руководствуясь не собственным видением, а требованиями заказчика.
Для того чтобы клиент понимал, как вы работаете над его проектом, кого подключаете к работе, желательно указывать в документах всех лиц, которые работают с вами в команде.
5. Планируйте! Чтобы эффективно работать при большой нагрузке, просто необходимо планировать свою деятельность. Дедлайн простыми словами – это множество невыполненной работы, которая должна быть сдана не сегодня-завтра. В мозгу человека удерживается множество информации, ведь стараясь ничего не забыть, мы прокручиваем все дела снова и снова. Иногда. Когда в скором времени сдача важного проекта, работники задерживаются на работе и по пятнадцать часов, чтобы успеть выполнить все необходимое. Как известно, активная интеллектуальная мозговая деятельность продолжается на протяжении семи, максимум девяти часов, после чего человеку необходим отдых. Для того чтобы упростить себе работу и разгрузить свой мозг, попробуйте каждое задание разбить на несколько простых задач.
Например, необходимо составить месячный отчет. Разбейте задачу на занесение данных в документ, подсчет общих коэффициентов, построение диаграммы, составление прогноза и так далее. Задачи станут проще, конкретнее, и выполнять их будет значительно легче.
6. Группировка. Наверняка за один рабочий день вам приходится выполнять однотипные задачи. Например, для того, чтобы сдать один проект, необходимо составить несколько графиков, посетить ряд инстанций, посетить различных поставщиков, чтобы выбрать наиболее оптимальные материалы, и так далее. Чтобы облегчить себе задачу, научитесь группировать однотипные задания. Например, выделите послеобеденное время только на посещение продавцов материалов, которые понадобятся вам для проекта, а первую половину дня проведите за звонками в госслужбы, с целью определения времени посещения.
В принципе, мы привели вполне распространенные примеры среди управленцев проектами, которые использует любой профессионал для того, чтобы успешно вести свою деятельность.
Основная задача – это осуществить определенный комплекс работ с целью достижения конечной цели за строго установленный период времени. Именно к этому стремится каждый руководитель проекта, причем необходимо так структурировать рабочий процесс, чтобы избежать дедлайна, выполнить работу качественно и внимательно.
Но, как не странно, даже дедлайн может быть полезен в некоторых случаях. Давайте посмотрим, чему хорошему нас может научить завал на рабочем месте?
• Возможности человека не ограничены, и в условиях аврала даже рядовой сотрудник способен работать на уровне предельных возможностей, о которых и не подозревал. Такая мобилизация сил и ресурсов помогает человеку открыть в себе новые способности и таланты, а впредь работать более эффективно.
• Во время дедлайна сотрудники настолько стараются быстрее выполнить поставленные задачи, что порой находят альтернативные, перспективные и инновационные решения вопросов.
• Дедлайн стимулирует командный дух.
Но положительные моменты касаются только тех случаев, когда
авралы – это разовые, редкие ситуации, возникающие спонтанно и неожиданно. Если же человек постоянно работает в таком напряжении, то это не вариант долгосрочной службы. В противном случае постоянное нервное напряжение может отрицательно сказаться и на производительности труда, и на самочувствии, и на эмоциональном состоянии работника.
Если вы хотите прослыть добросовестным исполнителем и заработать авторитет среди заказчиков – никогда не обманывайте и не скрывайте реальной информации о стадии выполнения заказа. Вы видите, что сроки на выполнения работ отличны от тех, которые устанавливает клиент? Составьте подробный отчет, отправляйтесь к нему и обсудите с ним этот вопрос. Обоснуйте, почему вам понадобиться больше времени на реализацию того или иного этапа, и, с большой вероятностью, клиент пойдет на встречу. Ведь ему лучше подождать неделю другую, но получить качественный результат. Говоря о том,
что такое дедлайн и как уложиться в срок, необходимо выделить и тот факт, что ответственное отношение к своим обязанностям – это одно из оснований своевременного выполнения работы, так что даже к самому простому заданию следует относиться со всей серьезностью.
