Делегирование полномочий, или передача части задач подчиненным, очень важное умение для руководителя.
Несмотря на то, что подчиненные не всегда с радостью стремятся выполнить порученные им задания, делегирование полномочий будет полезно обеим сторонам. Прежде всего руководителю следует понимать, какие задачи стоит выполнять самостоятельно, а что может быть поручено другим. Итак, руководителю не стоит бояться делегирования полномочий в следующих бизнес-процессах — рутинная работа (письма, звонки и т. д.); специализированные производственные процессы; частные вопросы, которые могут быть решены без участия руководителя; подготовительные работы; долгосрочные проекты.
Однако делегирование полномочий руководителя должно осуществляться грамотно — следует поручать сотрудникам не только рутинную работу, но и ответственные задания для поддержания чувства собственной значимости.
Но существуют ситуации, когда делегирования полномочий следует избегать — это постановка целей для организации и срочные задачи, ответственность за решение которых лежит на руководителе.
Этапы делегирования полномочий
Делегирование полномочий предполагает предварительную подготовку сотрудников, которая включает в себя следующие этапы:
• разъяснение сути задания, цели деятельности и ожидаемых результатов;
• определение формы отчетности — презентация, доклад и др.;
• установление сроков сдачи работы;
• объяснение сотрудникам, что делегирование полномочий наделяет их ответственностью;
• предоставление дополнительных ресурсов на период выполнения задания (денежные средства, служебный транспорт и т. д.);
• объявление вознаграждения за успешно выполненную работу;
• поддерживающие и мотивирующие слова сотрудникам.
Требования к подчиненным
Конечно, для делегирования полномочий руководителя подходит не каждый сотрудник. Именно правильный выбор сотрудников определяет эффективность делегирования полномочий. Подчиненные, которым могут быть поручены важные задачи, должны удовлетворять следующим требованиям:
• квалификация сотрудника должна соответствовать выполняемому проекту;
• сотрудник должен иметь опыт решения подобных задач, т. к. делегирование полномочий предполагает и разделение ответственности за результат;
• объем текущей занятости должен позволять сотруднику взяться еще за один проект;
• для делегирования полномочий следует выбирать целеустремленных, стрессоустойчивых, самостоятельных сотрудников;
• интерес сотрудника к выполняемому заданию.
Делегирование полномочий руководителя
Понятие делегирование полномочий не означает полную отстраненность руководителя от проекта — процесс должен быть контролируемым. Существуют определенные рекомендации, в каких направлениях действовать руководителю:
• следует обозначить сотрудникам сроки выполнения заданий, чтобы проект не затягивался;
• координировать действия сотрудников можно различными способами: давать рекомендации на основных этапах деятельности или наоборот, требовать отчета о выполненной работе через определенный промежуток времени;
• мотивировать сотрудников материальными стимулами или дополнительными днями отдыха;
• делегирование полномочий должно сопровождаться консультированием сотрудников, ответами на возникающие вопросы, готовностью поддерживать обратную связь и реагировать на все возникающие проблемы;
• нельзя допускать дальнейшего делегирования полномочий и перекладывания ответственности на других сотрудников.
Одним из важнейших условий возможности делегирования полномочий является положительная обстановка в коллективе, доброжелательность сотрудников друг к другу.
