Деловое общение по телефону – это привычный вид коммуникации в современном обществе. Разговоры касаются различных аспектов деятельности, помогают оперативно решать вопросы. При этом работодатели все чаще стали выдвигать требование умения вести деловое общение по телефону.
Привычка использовать телефон настолько укоренилась, требование соблюдать
правила делового общения по телефону на первый взгляд выглядят абсурдно. Ежедневно миллионы жителей нашей планеты звонят, отвечают на звонки, даже не задумываясь, как и когда они это делают. Часовые разговоры подружек не в состоянии остановить никакие тарифы. Простота ситуации заключается в том, что каждый из них выступает как частное лицо. Этикет общения по телефону в этом случае принимается «по умолчанию». Поэтому привычная манера может быть крайне неуместна, если предстоит деловое общение по телефону. Так что, если Вы ведете служебные разговоры, не лишне усвоить: деловое общение по телефону имеет свои несложные правила.
Само понятие «служебные» подразумевает, что говорящий выступает от лица фирмы (организации). Поэтому, прежде, чем набрать номер и начать общение с клиентами по телефону нужно не только определить со временем звонка, и хорошо к нему подготовиться. Моральный настрой предполагает, что все личные эмоции и переживания не будут воздействовать на собеседника. Деловое общение по телефону преследует определенные цели. Их надо сформулировать для себя до начала беседы и лучше набросать краткий план предстоящего разговора. Это позволит не только четко донести информацию до партнера, но и заранее подготовить все необходимые материалы. Так как Вам предстоит деловое общение по телефону, то надо уметь в виду, что неуместные паузы, пустые фразы могут раздражать собеседника, несмотря на доброжелательный, без нажима , как того требует
этикет делового общения по телефону тон беседы. Даже если о звонке была предварительная договоренность, нужно сообщить собеседнику не только кто Вы, но какова цель предстоящей беседы. Логичность и аргументированность фраз позволит исключить их двоякое понимание. Для уточнения достигнутые договоренности следует озвучить в конце разговора или подтвердить по факсу. Когда Вы договорились о необходимости продолжить разговор несколько позже, это подразумевает срок в течение суток. Если партнера не будет на месте, просто уточните, в какое время перезвонить, а пытайтесь допросить сослуживцев или тревожить его семью.
Правила делового общения по телефону предполагают временные ограничения. Это касается и ожиданий звонящего – два-три гудка, оптимальный вариант. Во избежание недоразумений, подняв трубку после приветствия следует сообщить название организации и представиться.
Правила делового общения по телефону требуют взаимного уважения. Поэтому если звонящий неизвестен или не представился, уточните как к нему обращаться. Общение с клиентами по телефону составит хорошее впечатление о Вас и позволит достичь цели, если продемонстрировать умение ориентироваться в теме, знания в рамках своих полномочий и элементарные приличия. Деловое общение по телефону заканчивает звонящий или старший по должности, но результат его достигается усилиями обеих сторон.
