Факсимильная подпись – это полезный и в определенный момент даже незаменимый инструмент современного предпринимателя.
Когда можно использовать факсимильную подпись?
Точных правил пользования факсимильной подписью нет, но есть понимание того, когда можно или нельзя использовать факсимильную подпись.
Когда можно применить аналог подписи.
Как правило, такая подпись ставится на документах, которые не связаны с материальной или иной ответственностью. Аналог подписи можно ставить на актах, договорах, накладных и счетах. Но перед этим нужно обязательно заранее согласовать с контрагентом и составить с ним соглашение, которое подтвердит юридическую подлинность подобного рода документов. А также факсимильную подпись можно использовать для переписки с партнерами внутри фирмы.
Когда нельзя пользоваться аналогом подписи.
Когда вы подготавливаете контракты на большие суммы, сдаете бухгалтерскую отчетность, формируете платежные документы, оформляете доверенности, а также проводите операции с векселями и так далее.
Таким видом подписи пользуются, как правило, в момент отсутствия руководителя. Но нужно помнить о том, что не все так просто как кажется на первый взгляд.
Например, в организацию пришел устраиваться новый сотрудник. Для того чтобы устроиться на работу ему нужно заполнить ряд документов, но в это время руководителя не оказалось на месте, в связи с этим бухгалтер решил поставить факсимильную подпись на документах, в частности в трудовом договоре.
Но в законе сказано, что в этом виде документа должны присутствовать оригинал подписей. Так что получается, что документ, составленный на нового работника с использованием аналога подписи недействителен. Тоже само относиться и к приказу о приеме на работу.
Если вы выставляете счет-фактуру поставщику, то вы можете воспользоваться аналогом подписи. Но инспекторы с подозрением относятся к такой подписи. Они считают, что после приобретения товара покупатель не может рассчитывать на возврат НДС.
В законе не предусмотрено четких указаний на то, что можно или нет
использовать такую подпись на счетах-факрурах. В статье сто шестьдесят девятой Налогового кодекса сказано, что налоговые реквизиты должны быть подписаны руководителем предприятия и бухгалтером. Но нигде не уточняется, какими они должны быть. Но учтите что счет-фактуру, подписанную аналогом подписи нельзя будет зарегистрировать в книге продаж и покупок, поскольку есть определенные нормы для их заполнения.
Специалисты ИФНС считают, что документы, которые могут привести к финансовым последствиям, должны подписываться оригиналом подписи. Между тем в Гражданском кодексе говориться о том, что документы, подписанные факсимильной, подписью имеют юридическую силу. А так как оформление сделки относится не к налоговому законодательству, а к гражданскому, то можно смело использовать аналог подписи. Но при этом не стоит забывать о методах защиты своих интересов.
К примеру, лучше всего в соглашение прописать условия применения аналога подписи и представить в нем образцы личных подписей всех сторон. Таким образом, получается, что вариантов применения факсимиля не такт то много.
Немного истории.
История возникновения факсимиля забавна и поучительна. В Париже в 1980 году неизвестный фальсификатор, прозвище которого было Факсимили, работал реставратором в Государственной службе. За время своей работы он успел хорошо изучить пигменты, используемые художниками семнадцатого века. Немного позже он сам стал заниматься живописью и стал рисовать натюрморты и продавал их любителям. Он говорил, что это картины известнейших авторов. Однажды его картины увидели эксперты и сорок его работ посчитали подлинниками. После этого к Факсимили стали обращаться работники галерей, с просьбой предоставить для них оригиналы. Художник почувствовал опасность и покинул город.
