Даже если ваше общение с друзьями, коллегами, родственниками происходит в основном через Интернет, будет полезно знать,
как написать деловое письмо. Ведь письма в электронном виде — один из важных источников информации в современной жизни.
К личной переписке не предъявляется жестких требований — вы можете использовать различный шрифт и удобный вам формат текста. Но если вам потребуется написать
деловое письмо, уделите должное внимание правилам его оформления.
Деловое письмо — одна из важных составляющих профессионального общения между партнерами, работодателями и сотрудниками, заказчиками и поставщиками. И если вы используете такую форму общения, важно знать как написать деловое письмо. Нормы оформления делового письма существуют, и они не сложны для запоминания.
Составленное в соответствии с принятыми правилами деловое письмо — это имидж вашей компании. В современном документообороте деловое письмо — это официальный документ, содержащий предложения, запросы, поручения, напоминания, претензии, а также поздравления, приглашения и соболезнования.
Очень важно
написать деловое письмо правильно, т. к. ошибки в оформлении или в структуре текста могут сделать его юридически неправомерным. Для делового письма используется формуляр организации с логотипом, полным наименованием, физическим адресом, номером телефона, факса и банковскими реквизитами.
Непосредственное обращение к адресату содержится в шапке письма. Оформляется она так: в правом верхнем углу пишутся должность и ФИО адресата. Обращение располагается по центру страницы и заканчивается восклицательным знаком. Правила оформления делового письма позволяют выделять шапку жирным шрифтом. Использование инициалов или сокращений (например, «г-жа» или «г-н») в обращении неприемлемо.
Приняв решение написать деловое письмо, вы должны четко определить цель его отправления адресату, и указать ее во вступлении. Другими словами, здесь указывается причина, по которой отправлено деловое письмо. Затем следует основная часть текста делового письма — здесь излагается идея, суть обращения, цель которого убедить, заинтересовать адресата, побудить к определенным действиям. Завершаем кратким резюме с фразами «надеюсь...», «уверен(ы)...».
Деловое письмо принято заканчивать подписью: «С уважением, … (должность отправителя),... (ФИО отправителя)». Здесь может быть также указан адрес компании, номер телефона, сайт. В тех случаях, когда в письме содержатся приложения, они должны располагаться на отдельных листах. Нумероваться они могут отдельно от текста делового письма или объединяться общей нумерацией с основным документом. О наличии приложений следует информировать адресата в основной части письма перед подписью.
Можно предварительно изучить несколько примеров деловых писем, чтобы понять,
как написать деловое письмо, которое повысит имидж вашей организации.
