Что такое совещание?
Совещание – это рабочий процесс любой компании. На совещаниях сотрудники обмениваются идеями, отчитываются о проделанной работе, получают новые задания. Однако, совещания не всегда бывают полезными, значимыми, эффективными. И чтобы оно негативно не повлияло на рабочий процесс, нужно знать
как правильно и эффективно провести совещание.
Во время совещания сотрудники докладывают о всех своих действиях в выполнении той или иной задачи, а руководители доводят до сведения новые цели.
Главная цель совещания – это способность увеличить результативность работы всей компании и отдельно взятого сотрудника. Разработано целый ряд методик влияющих на работу компании, которые задействуются опытными руководителями в своей работе:
- Синергия. Этот принцип позволяет нам задействовать нескольких ответственных специалистов для решения одной и той же задачи. Этот эффект хорошо прослеживается в народной пословице – одна голова хорошо, но две – лучше! Так что рабочие моменты лучше обсуждать коллегиально, то есть с коллективом, чтобы выработать более качественное решение.
- Сплоченность. Никто не спорит с тем, что отдельно взятый специалист может решать поставленные задачи, но команда специалистов может сделать гораздо больше за тот же промежуток времени. Специалисты должны быть мотивированы для получения конечной цели – результата. Поэтому для подбора нужной команды проводятся совещания, на которых мотивируются сотрудники и стимулируется рабочий процесс. Помните, что правильно проведенные совещания позволят сформировать высокоэффективную команду специалистов.
- Понятность. Для эффективной работы, все члены команды должны понимать задачи компании. Иначе можно получить обратный эффект. Недопонимание снижает работоспособность и увеличивает сопротивление работников тому или иному делу. Эффективно
проведенное совещание доносит до сведения всех работников цели, задачи и желаемый итог.
Как правильно и эффективно провести совещание?
Все совещания можно разделить на несколько типов.
* Учебное. На таком совещании все участники чему-то обучаются, улучшают свои рабочие навыки.
* Информационное. Целью такого совещания является сбор необходимой информации о конкретном вопросе или сложившейся проблеме. Устанавливается обратная связь с сотрудниками, и обобщаются все полученные данные.
* Разъяснительное. Цель такого совещания – довести до сведения всех сотрудников о принятых решениях руководством компании, пояснение мотивационных моментов и выбранной позиции.
* Проблемное. На таком совещании выявляются конкретные проблемы и ищутся пути решения данных проблем.
Такие типы актуальны не только для совещаний, но и для бесед между коллегами или руководителя и подчиненного, так же для проведения общих конференций и крупных собраний.
Поэтому нужно соблюдать определенные правила для эффективности проведения совещания.
Подготовка.
Уделяйте должное внимание подготовке к совещанию для большей эффективности его проведения.
1. Определитесь с темой совещания, продумайте конечный результат. У руководителя должна быть четкая позиция и доводы, подтверждающие правильность принятого решения.
2. Четко обозначьте повестку совещания. Темы для обсуждения располагайте по психологическому принципу – от простых к сложным. Используйте наводящие вопросы и наглядный материал. Учитывайте характер и степень заинтересованности ваших сотрудников в решении той или иной задачи.
3. Заранее проинформируйте сотрудников о повестке совещания и представьте необходимые документы.
4. Заранее сообщите о совещании всем участникам. Укажите тему и цель такого мероприятия. Отсутствующих проинформируйте о ходе совещания и его результате.
5. Позаботьтесь о помещении, в котором будет проходить совещание. Обстановка должна быть деловой с правильно выбранным температурным и режимом, чтобы ничто не отвлекало от мероприятия.
Начало работы.
Начинайте планерку в указанное время. Руководитель начинает совещание со вступительной речи, где озвучивается тема собрания, этапы его проведения, цели и задачи.
При проведении совещания обязательно видите протокол.
Дискуссии.
Дискуссия по нужному вопросу должна проходить в непринужденной атмосфере. Руководитель должен следить, чтобы она протекала в нужном русле и не выходила за рамки обсуждаемого вопроса. Но мнения учитываются абсолютно все по принципу мозгового штурма. А критика предложений будет обсуждаться позже.
Переходите от темы к теме. Для лучшего понимания позиции участников собрания.
Руководитель не должен навязывать свою точку зрения. Цель совещания – получить максимум независимых идей.
Завершение.
В конце подводятся итоги дискуссии и определяются рабочие моменты для выполнения задания. Главное, донести до сознания всех участников совещания, что их мнение учитывается, и они внесли свой вклад в решение определенной задачи.
Не стесняйтесь хвалить своих подчиненных и говорить им о том, что для вас важно их мнение в решение той или иной задачи. Так ваш авторитет руководителя будет расти в глаза ваших подчиненных.
