Совещание – это распространенный инструмент управления, однако не каждый руководитель знает, как его лучше использовать, поэтому стоит разобраться,
как правильно провести совещание и в чем заключается техника проведения совещаний. Если встреча проведена неправильно, то время потрачено впустую. Но если руководитель знает, как проводить совещания, то он способен быстро добиться намеченных целей.
Как правило,
цель любой конференции – это оценка ситуации, передача информации, корректировка совместных действий, выработка решений, оценка реакции сотрудников. Чтобы эффективно провести совещание, необходимо разобраться в его недостатках и преимуществах.
Положительная сторона любого совещания, заключается в том, что оно предоставляет возможность обеспечить лояльность работников к принятию решения. Помимо этого, заседание позволяет привлечь новые ресурсы для поиска оптимального решения, и увеличить варианты выхода с той или иной ситуации. Еще один
позитивный момент – это возможность в кротчайшие сроки получить обратную связь с рядовым персоналом, узнать настроение людей, их потребности, мнение о компании, уровень понимания проблем организации, отношение к руководству и т.д. Безусловно совещание имеет и минусы, к примеру, необходимо выделить время. Руководителю придётся самому отложить выполнение текущих дел, да и отвлечь своих подчиненных.
Типичные ошибки или как правильно провести совещание
1. Отсутствие четкой цели. Организатор заседания не до конца понимает, какой результат желает увидеть в итоге. Настоящие цели совещания остаются в тени, нет видимой пользы. В итоге, люди посещают совещание, потому что боятся взыскательных мер.
2. Отсутствие хорошей подготовки. То есть вступительная часть совещания плохо проработана, материал изложен малопонятным и сложным языком. В итоге, основная часть заседания уходит на то, чтобы выяснить суть недоразумений, которые появились в результате плохой осведомленности участников.
3. Размытость границ. Часто совещания становятся долгим бесконечным процессом с невидимыми временными границами. Если проводить совещание в таком духе, желаемая цель, так и останется в режиме ожидания.
4. Отсутствие мотивации у слушателей и у ведущего, излишняя формализация. Высшее руководство организации обязало начальников отделов проводить каждодневные планерки, на которых должны рассматриваться текущие вопросы. Однако руководители среднего звена не знают, как правильно провести совещание, считая его лишней тратой времени. В результате, рядовой персонал, к подобным собраниям относиться тоже скептически.
5. Неадекватная цель совещания. Подобные заседания, это инструмент, который позволяет решать массу вопросов. Однако, некоторые руководители не умеют проводить совещания или используют их не назначению.
Техника проведения совещаний
•
Доклад – выступает один участник, текст должен занимать около 5 минут.
•
Обмен мнениями – каждый слушатель высказывается или отвечает на конкретно поставленный вопрос.
•
Мозговой штурм – присутствующие в хаотическом порядке предлагают свои решения (ответы) на конкретную проблему (вопрос). При этом нужно соблюдать без оценочной ситуации, чтобы генерировать все услышанные идеи, даже самые абсурдные.
•
Осуждение – каждый участник имеет право взять слово и высказаться по имеющемуся вопросу, однако не каждый должен делиться своим мнением (по желанию).
Как провести совещание
Каждое совещание имеет 2 основных момента. Должен иметься предмет совещания, то есть конкретный вопрос, который необходимо обсудить, согласовать и есть отношения между участниками. В целом, чтобы
правильно провести совещание следует:
1. Поставить определенную цель и удостовериться, что совещание поможет ее достигнуть.
2. Выяснить, какие приемы вам понадобятся во время совещания, чтобы добиться поставленной цели.
3. Установить временные рамки для совещания. Чтобы оно имело начало и конец.
4. Определить число участников, которые будут выступать (количество лимитировано).
Каждый руководитель, должен знать,
как правильно провести совещание и овладеть техникой проведения совещаний, от этого может зависеть решение важных вопросов, которые могут повлиять на «жизнь» организации в целом.
