В наши дни очень важно правильно и
рационально использовать свое время, ведь умение грамотно планировать рабочий процесс – настоящее искусство, справиться с которым порой бывает сложно. Если обратиться к учениям древних философов, то можно выяснить, что время – момент настоящего, который через секунду станет прошлым, поэтому его нужно использовать максимально возможным образом.
Многие люди, под влиянием рутины и обыденных дел, не замечают, что время уходит и на то, что по-настоящему важно, его и вовсе не остается. Но, так же, есть и те, кто уже давно научился правильно использовать время, успевать больше и, соответственно, быть успешнее. Ответ на вопрос – «
как правильно использовать время» – можно сформулировать в нескольких основных правилах, приведенных ниже.
Как правильно использовать время?
1. Планирование.
Что бы эффективно использовать свое время, нужно научиться грамотно его планировать. Поэтому вначале каждого рабочего или выходного дня стоит потратить несколько минут на то, чтобы непосредственно составить план на предстоящий день. Записывайте в ежедневник все, чем планируете заниматься: работа, обеденный перерыв, поход за продуктами, встреча с друзьями(родственниками), уборка, сон и так далее. Рекомендуется записывать дела в порядке их важности – от более важного к менее важным – это поможет сконцентрировать свое внимание на задачах, которые необходимо выполнить в первую очередь, а затем можно приступить к выполнению остальных дел. Для удобства и комфорта выполнения, выделяйте не более 2-3 важных задач на один день.
2. Последовательное выполнение задач.
Для того, чтобы эффективно использовать свое время, необходимо действовать последовательно – это поможет полностью сконцентрировать внимание на непосредственно выполняемой задаче и не отвлекаться на постороннюю информацию, чтобы потом вновь не пришлось вникать в суть исходной задачи и терять дополнительное время.
3. Отдых.
Для того, чтобы работа была по-настоящему эффективной, отдельное внимание стоит уделить тому факту, что любому человеку необходим своевременный отдых. Для этого есть выходные и отпускные дни, которые необходимо использовать по назначению, а не заниматься переработкой. В выходные можно отправиться в кино или кафе, провести день с семьей или за городом с друзьями. Главная задача на выходные – максимально расслабиться и набраться сил для новой рабочей недели. Не стоит пренебрегать отдыхом при планировании своего времени, так как без своевременной моральной и физической разгрузки работа становится менее эффективной. Тоже самое касается семьи и друзей – они должны понимать, что в рабочее время беспокоить вас бесполезными звонками и сообщениями не стоит – это отрицательно повлияет на результаты вашей работы, возможно, что-то придется переделывать заново и терять рабочее время. Поэтому все личные вопросы лучше решать в свободное от работы время.
4. Перерывы.
Особое внимание стоит уделить непосредственному планированию времени на работе. Стоит помнить о том, что утренние часы – наиболее благоприятны для выполнения серьезных и ответственных дел, а для рутины и более расслабленного режима отлично подойдет вторая, послеобеденная половина рабочего дня. Некоторым, конечно, в силу своего режима активности, комфортнее работать вечером или ночью – в это время их деятельность будет наиболее эффективной и иметь больший коэффициент полезности. Так же необходимо каждый час делать перерывы по 5-10 минут, дать время отдохнуть глазам, если работа связана с использованием компьютера и немного размяться, а если есть возможность, то и прогуляться на свежем воздухе. Так же не стоит забывать о том, что в 21 веке многие вопросы, в том числе рабочие, можно решить по телефону и тем самым сэкономить время на ненужные поездки и бесполезные командировки. Если необходимо ехать в другой офис или к партнерам, лучше заранее уточнить – на месте ли нужный вам человек и в какие время вам удобнее к нему подъехать, либо решить тот же самый вопрос с ним по телефону.
5. Порядок на рабочем месте.
Необходимо, чтобы на вашем рабочем месте всегда была чистота и порядок. Следите за тем, чтобы на столе были только те документы и бумаги, с которыми вы непосредственно работаете в данный момент, остальное нужно убрать до востребования, либо до передачи их человеку, которому они предназначены – это поможет сэкономить время на поиск нужного документа и, опять же, повысить эффективность работы. Рекомендуется организовывать свое рабочее место таким образом, что бы там было много света и воздуха – такая обстановка позволит не только сохранить рабочий расположение духа, но и
повысить настроение в целом.
6. Не загружать память.
Для того, чтобы грамотно планировать время и ничего не упустить, стоит всегда при себе иметь блокнот и ручку, чтобы в любом месте, в любой ситуации и в любой момент времени была возможность законспектировать какие-либо мысли, необходимые действия, задачи и планы, особенно, если это касается каких-то важных рабочих дел, переговоров или совещаний. Человеческая память устроена так, что без заметок иной раз очень сложно вспомнить ту или иную информацию, тем более, что на запись информации требуется потратить всего несколько секунд, зато это серьезно сэкономит время в дальнейшем.
Благодаря приведенным советам, вы сможете
эффективно планировать время и наиболее быстро и рационально достигать поставленных целей.
