Тех, кто постоянно задерживается на работе и вечно не успевает доделать все дела, вечно мучает проблема, как все успеть на работе. Таймменеджеры дают на это ответ – все дело в правильм планировании рабочего времени! О том, как правильно его организовывать,
как успевать жить и работать, мы расскажем дальше.
Четкий план действий
Прежде всего, рекомендуется очертить себе глобальный стратегический план на ближайший год. Далее его надо разбить на подпланы на кварталы, месяцы. Месячные задачи распределяются по неделям. Такая стратегия позволяет постепенно выполнить все дела, не откладывая их на потом. В конце каждого временного отрезка надо проводить ревизию, оценивая, что из запланированного удалось успеть.
В распределении дел на неделю и на день рекомендуется самые сложные и неинтересные задачи делать в первую очередь. В начале легче мобилизироваться и на раскачку требуется меньше времени.
Очередность по степени важности
Конечно, сколько ни планируй, сложно выполнить все дела, когда тебе в течение дня подбрасывают какие-то мелкие или крупные задания, о которых с утра даже не предполагаешь. Именно поэтому специалисты рекомендуют рассчитывать свой план примерно на 60% рабочего времени. Остальные 40 будут тем запасом, который покроет непредвиденные маневры.
Логично, что если вы стремитесь все успевать на работе, в первую очередь надо разделаться с самыми срочными и ответственными заданиями. Все, что срочно, на вчера, но не очень важно, может подождать еще пару часов. Сколько бы срочным ни было задание, уточняйте, сколько времени дается на его выполнение. Тогда их или перепоручат, или дадут вам отсрочку.
Также есть целая категория несрочных, но тоже очень важных дел, которые со временем облегчат работу в целом и помогут
больше успевать на работе. Для них можно выделить в день какое-то незначительное время и потихоньку их выполнять.
Воры времени
Иногда кажется, что все отлично распланировано, но тем не мене, никак не удается успевать на работе даже самые важные дела. В таких случаях рекомендуется проследить за собой в течение дня, чтобы уточнить, куда и на что тратиться рабочее время. Как это ни странно, но есть целый список типичных «воров» рабочего времени, с которыми сталкивается каждый.
1. Сотрудники, которые постоянно обращаются с различными просьбами о помощи.
2. Сотрудники, которые любят начинать рабочий день с разговоров о дне прошедшем.
3. Почта, аська и социальные сети – одни из основных похитителей времени. Хотите знать, как успевать все на работе? Пользуйтесь ими только для работы.
4. Бумажные горы. Если на столе полный хаос, стоит в конце рабочего дня выделять время на его уничтожение. Тогда с утра проще и быстрее будут находиться нужные для работы документы и вещи.
5. Неправильное чередование работы и отдыха. Сколько бы важной ни была работа, гораздо эффективней делать перерывы на пять-десять минут каждый час, чем заставлять себя вкалывать несколько часов к ряду. Причем если работа сидячая, отдых должен проходить стоя и наоборот.
Отпуск
И конечно же, одна из главных составляющих ответа на вопрос,
как успевать все на работе – правильно организованный отпуск. Многие даже уходя на отдых, продолжают жить офисной жизнью, отвечая на звонки коллег, и раздавая различные ценные указания. Чтобы этого избежать, надо заранее подготовить список дел, которые надо сделать до ухода в отпуск и постараться его выполнить. Не лишним будет напомнить руководителю где-то за неделю, что вы уходите в отпуск, чтобы он на вас не рассчитывал в долгосрочных проектах на ближайшее время. Определитесь, что будет вас замещать на время отпуска, и заранее введите его в курс всех дел. И, конечно е, не забывайте предупредить о своей отлучке всех клиентов и партнеров по электронной почте, сообщив контактное лицо, к которому они могут обращаться на это время.
Используя эти нехитрые советы, вы сможете решить для себя проблему,
как все успеть на работе.
