Данная статья о том, как заполнить авансовый отчет.
Заполнение авансового отчета — это форма отчета за израсходованные суммы, выданные подотчетному лицу авансом.
Авансовые суммы могут выдаваться только на основании приказа руководителя организации о подотчетных лицах, содержащего список этих лиц, с указанием сроков, целей, на которые выдаются средства, и размера денежных средств. Для командированных сотрудников основанием для выдачи денежных средств могут являться приказ о направлении командировку или утвержденное руководителем командировочное удостоверение.
Бланк авансового отчета — это двухсторонняя унифицированная форма №АО-1. Заполнить авансовый отчет должны подотчетное лицо и сотрудник бухгалтерии в одном экземпляре.
Как заполнить авансовый отчет подотчетному лицу.
Заполнение авансового отчета начинается с указания на лицевой стороне бланка авансового отчета следующих реквизитов:
• наименование организации;
• дата составления документа;
• фамилия и инициалы лица, составляющего отчет;
• должность;
• табельный номер;
• назначение авансовых средств (представительские или хозяйственные расходы).
Подтверждающие расходы документы с указанием сумм перечисляются на оборотной стороне бланка в графах 1-6:
• графа 1 — указывается порядковый номер документа, подтверждающего расходы;
• графа 2 — дата составления этого документа;
• графа 3 — номер подтверждающего расходы документа;
• графа 4 — вид расходов;
• графа 5 — сумма расхода, если он осуществлялся в рублях;
• графа 6 — сумма расхода, если он осуществлялся в иностранной валюте.
Как заполнить авансовый отчет сотруднику бухгалтерии.
Заполненный подотчетным лицом авансовый отчет сдается в бухгалтерию. Приняв бланк отчета, работник бухгалтерии расписывается в получении документа на проверку с указанием номера, даты, суммы расходов, количества приложенных документов. Затем указывается дата представления отчета, и расписка передается подотчетному лицу. Теперь заполнить авансовый отчет должен бухгалтер.
Проверив правильность заполнения документов о расходовании средств, бухгалтер заполняет графы 7-8, где указываются суммы расходов, принятых к учету, а также графу 9, в которой указывается номер соответствующих бухгалтерских счетов.
Затем бухгалтер должен заполнить авансовый отчет на лицевой стороне унифицированной формы №АО-1, указывая следующую информацию:
• остаток (или перерасход) предыдущего аванса;
• сумму полученного аванса;
• сумму израсходованных средств;
• остаток или перерасход авансовых сумм;
• бухгалтерские записи операций учета расходов.
При составлении авансового отчета данные для таблицы бухгалтерских записей формируются на базе данных графы 9 оборотной стороны бланка отчета.
После проверки
авансовый отчет направляется руководителю организации для утверждения.
После утверждения руководителем бухгалтерия списывает подотчетные средства и производит окончательный расчет с подотчетным лицом.
Если аванс не был использован полностью, остаток возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. В случае перерасхода подотчетному лицу выплачивается соответствующая сумма по расходному кассовому ордеру.
За консультацией по поводу того,
как заполнить авансовый отчет, любой сотрудник может обратиться в бухгалтерию своей организации.
Скачать бланк авансового отчета №АО-1 ()
