Любое официальное письмо представляет собой оболочку для передачи информации, для того, чтобы составить правильное письмо, необходимо обратить внимание не только на форму, но и на содержание, в данной статье, мы рассмотрим
официальное письмо: существующие виды и правила оформления.
Наиболее распространённые виды официальных писем
• Гарантийное письмо
• Инструкционное письмо
• Деловое письмо
• Официальное письмо
• Рекомендательное письмо
• Сопроводительное письмо
• Информационное письмо
• Благодарственное письмо
• Коммерческое письмо
• Рекламное письмо
• Рекламационное письмо
• Письмо-извещение
• Письмо-запрос
• Письмо-ответ
• Письмо-приглашение
• Письмо соболезнование
• Письмо-благодарность
• Письмо-просьба
• Письмо о сотрудничестве
• Письмо-жалоба
• Письмо-напоминание
• Письмо-извинение
• Спонсорское письмо
• Письмо-отзыв
• Письмо-требование
• Письмо-подтверждение
• Письмо требование
• Письмо ходатайство и так далее.
Как написать официальное письмо
Для написания официального письма потребуется специальный бланк, который имеет стандартную форму. Для данных бланков установлен определенный комплекс обязательных реквизитов (элементов), которые располагаются в установленном порядке. Зачастую бланк официального письма, выглядит в виде листа бумаги с нанесенными на него типографическим методом, постоянных реквизитов.
Однако в последнее время, все реже используются типовые бланки, так как письмо со всем необходимым оформлением, можно распечатать при помощи принтера. Официальное письмо, состоит из «рамки», основного текста, которое содержит сведения об адресанте, сокращенное или полное наименование компании-отправителя, ее телеграфный или почтовый адрес, номер факса и телефона, номер той телеграммы или того письма, которое стало поводом для переписки.
В стандартных формулярах устанавливаются размеры полей и форматы документов, которые входят в состав определенной системы документации, так же имеется конструкционная сетка образца, правила и реквизиты ее расположения. Документы, которые входят в данную систему документации, состоят из 3 х частей, которые располагаются в конкретных зонах. Данная компоновка документа, служит быстрому восприятию текста.
Введение стандарта на бланк – формуляр, позволяет:
• Уменьшить цену машинописных работ;
• Организовать централизованное создание бланков для официальных писем;
• Сократить трудозатраты на оформление и составление писем;
• Облегчить визуальный поиск нужной информации;
• Расширить возможности применения организационной и вычислительной техники для обработки писем.
Официальное письмо имеет следующие реквизиты:
• Эмблема или логотип компании;
• Государственный герб;
• Если имеется код по ОКУД;
• Код ОКПО;
• Наименование компании;
• Юридический и почтовый адрес;
• Номер факса;
• Номер телефона;
• Банковские реквизиты;
• Индекс документа;
• Дата;
• Ссылка на дату и индекс входящего письма;
• Заголовок к тексту;
• Адресат;
• Текст;
• Телефон и фамилия исполнителя;
• Подпись.
Совокупность всех реквизитов письма, называется формуляром.
Официальное письмо – это единственный документ, на котором не проставляется название его вида. Официальное письмо: существующие виды и правила оформления, мы постарались детально рассмотреть в этой статье и привели пример правильного его написания.
Официальное письмо образцы:
