Принципы и правила планирования рабочего дня, которые описываются ниже, не являются обязательными, а некоторые из вас посчитают их даже не серьезными, но они носят психологический характер и не раз они спасали людей в различных жизненных ситуациях. Можно использовать и не все принципы планирования, попробуйте каждый и выберите для себя самый оптимальный из них.
Организовывать свое рабочее время надо так, чтобы работа подчинялась вам, а не наоборот. Как правило, правила планирования рабочего дня делятся на три группы: начало, середина и конец дня.
Правила планирования начала дня.
1. День нужно начинать с позитивным настроем. Постарайтесь найти для каждого дня позитивное начало, потому что ваш настрой будет иметь большое значение для достижения поставленных вами задач. Для того чтобы создать себе положительный настрой вам хватит и двух минут.
2 правило планирования начала дня. Перед началом рабочего дня стоит хорошо и не торопясь позавтракать. Если вы считаете, что это невозможно сделать, то вы ошибаетесь, вам всего на всего нужно пораньше лечь, для того чтобы выспаться и успеть позавтракать.
3 правило планирования рабочего дня. Стоит приступать к работе в одно и тоже время. Это поможет вам мобилизовать ваши силы.
4. Перепроверьте несколько раз свои планы. Если вы уделите подготовке к работе всего десять минут, то вы можете сэкономить целых два часа рабочего времени.
5. Приступайте к делам без раскачки. Не стоит тратить свое время на многоразовые приветствия, обсуждение последних новостей и тому подобное. Социальные контакты, конечно нужная процедура, но их лучше всего перенести на не столь напряженное время, к примеру, на обед ил после обеда.
6. Сначала решать ключевые задачи. Начинать рабочий день нужно только с самых важных дел, а не столь важные дела могут и подождать.
7. Стоит согласовать план своего дня с секретарем. Ему стоит посветить первые минуты своего рабочего дня.
Правила планирования середины дня.
1. Подготовьте к работе ваш стол. На нем не должно быть ничего лишнего, только нужные вам бумаги.
2 правило планирования рабочего дня. Установите сроки. Конечно же, и вы получаете задания, ведь вы тоже считаетесь чьим-то подчиненным. Как правило, на решение задачи отводиться определенное время, а вам нужно попросить продлить срок исполнения задачи. А если вы являетесь руководителем, то нужно давать подчиненным на выполнение задачи треть от запланированного вами срока.
3. Стоит избегать действий, которые могут вызвать обратную реакцию. Следует все действия, будь то письма, согласование сроков или телефонный разговор, несколько раз перепроверить на их необходимость и как они могут отразиться на вашей работе.
4. Дополнительные неотложные проблемы стоит отклонять. На всех предприятиях возникают такие ситуации. Если вы будете отвлекаться на них, то это отрицательно скажется на ваших основных обязанностей.
5. Старайтесь избегать незапланированных импульсивных действий. Импульсивное отклонение от составленного вами плана снизит вашу производительность. Так что перед тем как совершить какое-то действие, подумайте, а стоит ли вообще вам это делать.
6. Стоит делать паузы в работе. Короткие переговоры, необходимы. Их длина для каждого разная. Самое главное делать их регулярно.
7. Небольшие однотипные задачи стоит объединить вместе и выполнять их сериями. Все однотипные задачи стоит объединять в несколько блоков, но не стоит делать слишком длинными, хватит и тридцати-шестидесяти минут.
8. Стоит рационально завершить начатое. Не стоит делать скачки в работе, старайтесь довести начатое до конца.
9. Стоит использовать временные промежутки. Старайтесь не оставлять незаполненные промежутки в работе. А если вдруг такое произойдет, постарайтесь использовать это время с пользой.
10. Стоит выкроить немного спокойного времени для себя. Занесите это время в свой план, он поможет вам повысить свою производительность труда. Использовать это время можно для важных, но не очень срочных дел, которые носят долговременный характер.
11. Подвергните контролю сроки и планы. Следите за своим временем и не бойтесь все лишний раз перепроверить.
Методы и принципы планирования конца рабочего дня.
1. Нужно обязательно завершить несделанное. Все небольшие дела стоит обязательно завершить за один день. Если вы их не успеете доделать, то это может привести к дополнительным затратам времени в последующим дне.
2. Самоконтроль и контроль за результатами. Без самоконтроля и контроля не мыслима организация труда.
3. Составьте план на последующий день. План на завтра лучше всего составлять накануне вечером, но его стоит перепроверить перед началом следующего дня.
