Среди различной деятельности и выполнения задач разного рода, больше всего времени руководитель отводит совещаниям, поэтому логично стремление каждого босса познать
порядок проведения совещаний. Так как сделать, чтобы рабочий процесс базировался на эффективных методах управления?
Цели и типы совещаний
Чтобы провести правильно совещание, необходимо определить его типы. Выделяют несколько главных типов совещаний, каждое из них обладает своей целью:
1. Совещание персонала. Представляет собой обмен информации для решения небольших проблем.
2. Совещание, которое имеет цель решить определенные проблемы. Сначала участники определяют непосредственную проблему, а после вырабатывают пути для ее решения.
3. Совещание, устроенное, чтобы принять решение. На нем группа людей выбирает решение, которое впоследствии будет реализовано.
4. Совещание, предназначенное для обмена отчетов, мнениями, обратной связи.
Наиболее распространение способы проведения совещания:
• Доклад.
• Обсуждение.
• Мозговой штурм и обмен мнениями.
Подготовка к совещанию
Успех любого совещания будет зависеть от заблаговременной и тщательной подготовки и проработки всех имеющихся деталей. Начинать стоит с выявления целей, они могут быть следующими: выявление проблемы, информация, поиск направления действий, новые идеи, определение ответственности и возможной комбинации данных факторов. Соберите все нужные данные и документы. Поговорите с участниками, поинтересуйтесь их мнением, спросите, что они желают обсудить. Вы должны дать понять, что глубоко заинтересованы в их предложениях или идеях – это момент считается очень важным. Объясните, что каждый участник тоже должен заранее подготовиться к рабочей встрече. После разработайте повестку дня, определите задачи и возможные результаты. Не забудьте о времени, каждый вопрос должен обсуждаться в отведенные для него сроки.
Как избежать ошибок во время совещания
Первое правило: вовремя начинайте совещание. Второе правило: нужно подготовить краткое вступление, чтобы удостовериться в том, что аудитории понятна повестка дня, основные задачи и желаемый итог. Начинайте с простых вопросов, после переходите к более сложным. Время стоит рассчитать так, чтобы его в полной мере хватило на самые важные темы. Если совещание продолжительное, постарайтесь обсудить все трудные вопросы с самого начала, пока внимание присутствующих не ослабло. Когда подойдет время «мозговой атаки» проанализируйте все озвученные идеи и решения. Выделите те, которые группа одобрила. Помните, что ваша самая важная задача – это выслушать людей, а не самому выступать. Предоставьте мнение и слово бойким сотрудникам. Не забывайте беречь время, не возвращайтесь к вопросам, которые уже оговорены.
Конфликты во время совещаний
Предположим, что все рекомендации выполнены, однако все мы люди, и что-то может пойти не по плану. Предположим, что выдвинутая вами тема не актуальна, тогда ее обсуждение будет без инициативным, в итоге воцарится тишина. Если дискуссия носит острый и критический характер, может вспыхнуть настоящий конфликт. Иногда случается так, что обсуждения поверхностные, и они не затрагивают важную тему. Если аудитория замолкает, никогда не подгоняйте людей, позвольте им помолчать. Попробуйте узнать, в чем дело и, что происходит. Уточните, все ли аудитории понятно из озвученного, можно еще раз резюмировать и повторить сказанное. Бывает, что участники в силу разнообразных причин избегают обсуждения некоторых вопросов. Задача руководителя – убедительно и доступно объяснить людям, что данная проблема очень важна для компании в целом. При конфликтах, возникших на совещании попросите аудиторию сохранять спокойствие и позитивный настрой, любыми средствами верните обсуждения в конструктивное русло.
Лидер хвалит и наблюдает
Помимо главной роли, у руководителя имеются и дополнительные. К примеру, наблюдение, лидер должен следить, чтобы повестка дня не потеряла своей актуальности, чтобы отсутствовало доминирование и все желающие могли высказаться. Обязательно нужно хвалить участников, оказывать всем поддержку, это прекрасный стимул для работников. Если ситуация заостряется, ее можно разрядить шуткой или смешной историей. Помимо этого, необходимо выстраивать консенсус, то есть определять моменты, которые уже решены, и которые еще требуют обсуждения.
Сколько длиться совещание?
В среднем проведение совещаний варьируется от 30 минут до 2х часов. Некоторые специалисты советуют заканчивать заседание не много раньше намеченного срока. Если же вы не вложились в отведенное время, и некоторые вопросы так и остались без ответов, предпочтительней созвать новое совещание, а не продлевать имеющееся.
Подведение итогов
Как только заседание подходит к завершению, определяются люди, которые будут ответственные за выполнения намеченных задач в оговоренные сроки. В обязательном порядке, в протокол вносятся все предложения. Крайне важно не упустить что-то, поэтому еще раз перепроверьте, насколько объемна была рассмотрена повестка дня. Порядок проведения совещаний заключается во многих факторах, если их учитывать, эффективность массовой работы будет достаточно велика и результативна.
