Трудоустройству сотрудника предшествуют определенные шаги — избрание на должность, победа в конкурсе, медицинское обследование (для работников пищевой промышленности, торговли, силовых структур, а также
несовершеннолетних), проверка предоставленных соискателем документов и т. д.
Соответствие требованиям предлагаемой должности, уровень компетенции выясняется во время предварительного собеседования или по результатам конкурса.
После рассмотрения предъявленных документов работодатель принимает решение о приеме сотрудника на работу.
Предлагаемая пошаговая инструкция дана в помощь работодателям. В ней отражены последовательные действия, которые необходимо совершить, чтобы
принять сотрудника на работу:
• Предоставление сотруднику нормативных документов для ознакомления.
До того
как принять на работу сотрудника, работодатель должен ознакомить его с локальными нормативными актами под роспись (правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция, коллективный договор и др.).
• Заключение трудового договора и при необходимости договора о материальной ответственности.
Чтобы оформить сотрудника на работу по всем правилам, работодатель обязан заключить с ним трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах, с подписями обеих сторон.
Трудовой договор должен содержать определенные сведения и обязательные условия (время начала и окончания работы, время отдыха, график работы, размер оклада и т. д.), также в него могут включаться и дополнительные условия.
Трудовой договор может быть срочным (заключается на определенный срок) или бессрочным
Заключение договора о полной материальной ответственности не является обязательным условием, однако во избежание спорных ситуаций его тоже лучше заключить до того, как принять сотрудника на работу. Круг работников, с которыми может быть заключен договор о полной материальной ответственности, установлен законодательством.
• Регистрация заключенных договоров в установленном порядке и вручение сотруднику одного экземпляра трудового договора и одного экземпляра договора о полной материальной ответственности (если он заключается).
На экземпляре, который остается на хранение у работодателя, работник должен поставить подпись после фразы «мною получен экземпляр трудового договора (договора о полной материальной ответственности)».
•
Издание приказа о приеме сотрудника на работу.
Для того, чтобы принять сотрудника на работу, работодатель должен издать соответствующий приказ (распоряжение) по форме №Т-1.
Содержание приказа должно полностью соответствовать условиям трудового договора, заключенного с работником.
Текст приказа должен содержать должность сотрудника, подразделение, в котором он будет трудиться, продолжительность испытательного срока (если он назначен). Работодатель должен в трехдневный срок с начала работы сотрудника предоставить ему приказ о приеме на работу для ознакомления под роспись.
•
Внесение соответствующей записи в трудовую книжку.
При решении работодателя принять сотрудника на работу последнему должна быть оформлена трудовая книжка (если ее нет у работника), в которую вносятся сведения о работе в соответствии со ст. 66 Трудового Кодекса РФ.
Соответствующие сведения вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
•
Оформление личной карточки сотрудника.
Чтобы принять сотрудника на работу в соответствии с законодательством, работодатель должен оформить на него личную карточку соответствующей формы - №Т2, №Т2-ГС (для госслужащих), №Т-4 (для научных сотрудников).
•
Оформление личного дела работника.
Ведение личного дела не является обязательным условием для работодателя, чтобы оформить сотрудника на работу в свою организацию. Личные дела должны быть заведены только на государственных и муниципальных служащих, сотрудников прокуратуры и таможни.
Принять сотрудника в обычную коммерческую организацию можно и без обязательного оформления личного дела. Решение в данном случае принимает работодатель.
•
Постановка сотрудника на учет в налоговых органах и Фондах (ПФР, ФСС и т. д.).
Надеемся, что приведенная выше пошаговая инструкция по приему сотрудника на работу будет полезна для работодателей и сотрудников кадровой службы.
