Суточные при загранкомандировке – как оформить?

Зачастую, рано или поздно любая работа вызывает необходимость командировать сотрудника по производственным вопросам, и здесь возникает вопрос о том, какими должны быть суточные при загранкомандировке – как оформить отчисления, сколько они должны составлять и как это рассчитать. Об этом мы и поговорим в статье.

Стоит заметить, что командировка за пределы страны должна быть оформлена по тем же стандартам, что и по территории РФ, единственное, в чем могут возникнуть расхождения – это в оформлении первичной документации для заграничных поездок. Размер суточных при загранкомандировках всегда нормируется на основании 93 постановления правительства, которое было принято еще в 2002 году. Именно на его основе босс должен регулировать затраты командированного подчиненного.

После этого, в 2006 году было опубликовано постановление 299, которое так же было направлено на корректировку нормирования затрат компании в случае отправки подчиненного в командировочную поездку, как по территории страны, так и за ее пределы. Основное предназначение всех постановлений – определить налоговую базу для налога на прибыль с учетом суточных затрат на командировочных. Чтобы рассчитать НДФЛ, а так же ЕСН с 2006 года, необходимо применить определенные стандарты из 812 постановления, которое должно быть применено именно касательно подчиненных, работающих на предприятии, которые получают финансирование из федерального бюджета. Про коммерческие компании в этом постановлении речи не идет, так что компании такого типа продолжают руководствоваться 299 постановлением в процессе формирования налоговой базы.

Суточные в загранкомандировке в 2017 году могут не облагаться налогами, но только в том случае, если были выплачены и оформлены согласно законодательству, и не превысили сумму двух с половиной тысяч рублей ежедневно. Командировка за границу предполагает, что подчиненному руководитель будет возмещать его затраты на:

1. Проезд до места командирования и назад;
2. Аренду помещения для проживания;
3. Дополнительные затраты, которые связаны с тем, что сотрудник находиться не дома;
4. Затраты подчиненного, которые он производил по разрешению босса, и при условии информирования о них начальства.

Чтобы возместить свои затраты на дорогу, подчиненный должен представить все первичные документы в компании, а именно билеты с поезда, автобусов, самолетов, и так далее. Подчиненный так имеет право на возмещение:

1. Консульских и аэродромных сборов;
2. Сборов, дающих право на въезд;
3. Сборов за прохождение к месту командирования;
4. Затрат на транзит автотранспорта или иных транспортных средств;
5. Сборов на использование морских каналов;
6. Иных сборов и платежей аналогичного характера.

Командировка за границу требует аренды жилья, и эти расходы подчиненный так же может компенсировать за счет предоставления первичной документации, в которой будет указана определенная сумма затрат. Если некоторые дополнительные затраты были необходимы, например, питание в столовой, то начальник должен возместить и их, за исключением:

1. Обслуживания в баре или ресторане;
2. Обслуживания в гостиничных номерах;
3. Затрат на использование рекреационных или оздоровительных объектов.

Командировка за границу оплачивается посуточно, согласно 93 постановлению правительства. Оговоренная с подчиненным сумма суточной оплаты командировок должна быть официально установлена в трудовом соглашении, местных, локальных, нормативных актах. Например, это может быть приказной документ, содержащий распоряжение начальства. Сумма ежедневных отчислений на командировку не может быть ниже нормы суточных в загранкомандировках в 2017 году, которая установлена на законодательном уровне.

Суточные в загранкомандировке в 2017 году

Оплата заграничных командировок связана с рядом нюансов. Например, с той даты, когда подчиненный пересекает границу с нашей страной и попадает в другое государство, выплаты рассчитываются не по нашим нормам, а с учетом законодательства той страны, куда командировали сотрудника. Когда же он вернется в Россию и пересечет границу, то и стандарты выплаты снова примут размер, принятый в нашем государстве. Независимо от того, в скольких странах бы не побывал командированный, каждый раз, когда он будет пересекать границы с новым государством, нормирование его суточных будет меняться согласно требованиям законодательства страны, в котором он пребывает в тот или иной момент. В случае, когда командировка за границу длиться более чем шестьдесят дней, то со следующего, шестьдесят первого дня, будут внесены изменения в ежедневный бюджет подчиненного.

Если сотрудник оправился по работе в страны, которые относятся к Шенгенской группе, то на границе ему не будет ставиться штамп о том, когда именно он пересек ту или иную границу, так как имеется единая виза для всех государств данной группы. Это значит, что для подтверждения факт переезда из одной страны в другую, работнику необходимо тщательно сохранять все чеки и билеты из транспорта. Именно на их основании начальник сможет рассчитать, сколько он должен выплатить сотруднику денег.

Еще больше усложнит ситуацию автомобильный переезд. Придется запрашивать какую-либо документацию в иностранной компании, которая сможет подтвердить завершение рабочего процесса на территории одной страны, и начало сотрудничества с компанией другого государства. Нет никаких специальных форм ли стандартов для такой документации, чаще всего используют типовую форму командировочных удостоверений или подписывают акты по приему или сдаче необходимой работы с четкими датами. Именно на основе этих дат и будет рассчитываться командировка за границу.

Есть еще некоторые расходы, которые может повлечь за собой командировка за границу, и работодателю придется их компенсировать. Это касается следующих затрат:

1. Оплата телефонных переговоров;
2. Медицинская страховка, которая необходима для того, чтобы пересечь границы с некоторыми иностранными государствами;
3. Оформление загранпаспорта и визы;
4. Провоз багажа, вес которого превышает тридцать килограмм;
5. Оплата за обмен чеков на наличные деньги.

Минимальный размер суточных при командировках за границу.

До 2004 года в нашей стране действовали лимит на суточные расходы командированных сотрудников, то есть на уровне законодательства была указана минимальная и максимальная норма ежедневной компенсации затрат сотрудника. Однако с 2004 году чиновники пришли к выводу, что такое нормирование вызывает множество неудобств, ведь каждая командировка за границу  имеет свои особенности. Кроме этого, на каждом предприятии действуют свои уставы и правила, иногда командировка не требует аренды жилья и использования транспорта в принципе, а в другом случае человеку необходимо перелететь самолетом с одной стороны материка на другой. Например. На этом основании было принято решение отказаться от строгого минимума и максимума для оплаты суточных.

Принято, что если сотрудника отправляют в заграничную командировку, то минимальная сумма на день – две с половиной тысячи рублей. Это та сумма, с которой начальнику не придется выплачивать налоговые отчисления, а при превышении этого лимита уже будет начисляться налог на суточные.

Как оформляется командировка за границу.

Как уже было сказано ранее, различий в оформлении заграничной или российской командировки практически нет. Первое действие начальника – составление приказного документа. Для этого используется форма №Т-9 или форма №Т-9а, в некоторых случаях – служебное задание для командированного. Чтобы отправить сотрудника заграницу по работе нет необходимости в оформлении командировочных удостоверений, так как все дни, когда он будет пересекать границу, будут указаны в заграничном паспорте. Авансовый отчет должен быть дополнен копиями паспортных страниц, на которых ставили отметки таможенники.

Далее составляется смета командировочных затрат и компания получает в банковской организации необходимую сумму наличной валюты. Закон 173 гласит о том, что с 2003 года на такие операции по снятию валюты никакие ограничения не распространяются. Это значит, что чтобы получить все необходимые финансовые ресурсы на командировку подчиненного в банковской организации, не следует оформлять никакие дополнительные документы. Единственное, что могут затребовать в некоторых банках, это образец доверенности, которую выписало предприятие подчиненному.

Иногда подчиненному на руки дается сумма денег в национальной валюте, тогда ему приходится самому заниматься покупкой других денежных единиц и обменом. Еще один способ компенсации командировочных – пересылка денег на пластиковую карту подчиненного. Отчетность о выполненных работах подчиненный должен представить в компанию не позже. Чем спустя десять дней с того момента, как вернется из поездки. Лучше составить документ в развернутом виде, чтобы налоговые органы не имели дополнительных вопросов.

Кроме отчета, подчиненный представляет бухгалтеру авансовый отчет, в котором указывает все свои траты, и прикрепляет подтверждающие документы о расходах. Если у сотрудника осталась часть подотчетных средств, то они должны вернуться в кассу предприятия, независимо от валюты и количества. Погасить свой долг в кассе компании можно подотчетной иностранной валютой, неподотчетной иностранной валютой, или национальной валютой, согласно курсу российского банка.

Для того чтобы применить к обмену тот показатель курса, который действует в другой стране, в которой работал сотрудник, ему необходима специальная банковская бумага, полученная там же. Если же ее нет, то обмен будет произведен по курсу российского банка.  Если авансовый отчет указывает на перерасход, то сумму можно возместить следующим образом:

1. Перевести иностранные средства, которые находятся на текущем валютном счету компании, на реквизиты валютного счета подчиненного;
2. Выдать сумму долга иностранной валютой на руки;
3. Выдать национальную валюту в эквивалентной сумме.

Скачать:
Приказ о направлении работника в командировку Т-9 - бланк (667)

Приказ о направлении работника в командировку Т-9а - бланк (404)