Для каждой командировки, составляется
командировочный отчет, как правило оформление данного документа, не вызывает никаких проблем, если командируемый ответственно собирает все нужные документы, однако, чем выше уровень руководителя той или иной организации, тем чаще доводится сталкиваться с трудностями оформления командировок, в результате чего,
оформление отчета о командировке, требует смекалки и индивидуального подхода, рассмотрим наиболее распространённые случаи.
Руководитель не взял с собой (не отметил) командировочное удостоверение
Зачастую, отмечать
командировочное удостоверение, нужно в офисе той организации, в которую направляется командируемый. Однако, если это не возможно по каким-либо причинам, допускается проставление отметки, свидетельствующей о прибытии в гостиницу и убытии из нее. В данных случаях, используется круглая печать. Предположим, руководитель этого не предпринял, тогда необходимо связаться с партнерами, а так же отправить им отсканированное командировочное удостоверение. Договоритесь, что партнеры вернут вам, копию удостоверения, на котором будут стоять их печати, путем электронной почты, а оригинал документа, доставят при помощи курьера.
Руководитель забыл привезти посадочные талоны на самолет
Посадочные талоны – это подтверждение того, что перелет осуществлен, и пассажир использовал билет купленный за счет предприятия. В случае, если посадочный талон был утерян, однако остались билеты, оформляется служебная записка, адресованная главному бухгалтеру.
Оригиналы билетов утеряны
В наше время, часто встречаются электронные авиабилеты, это значительно облегчает работу секретаря, однако некоторые компании, все так же используют бумажные билеты, которые нужно по возвращению из командировки сдать в отдел бухгалтерии. Если оригиналы билетов, были утеряны, необходимо
составить служебную записку, адресованную главному бухгалтеру, с полным объяснением сложившийся ситуации и с просьбой принять командировочный отчет без наличия билетов, в данном случае оформление командировок, будет считать наиболее верным. К служебной записки, необходимо приложить посадочные талоны, а так же все отметки аэропорта, которые будут подтверждать пересечение границы или другие документы, которые будут свидетельствовать, что командировочная поездка состоялась.
Руководитель не предоставил счет из отеля
В основном, выписки из номера отеля, происходят в большой спешке, так как зачастую, командируемый спешит на самолет или на серьезные переговоры. В результате, номер отеля оплачен, а счет утерян. Чтобы в данном случае, получить дубликат, необходимо найти при помощи интернета, контактную информацию о данном отеле. Написать или позвонить им с просьбой, выслать копию счета по факсу или по электронной почте в течении одного дня.
В счет проживания в отеле добавлены дополнительные расходы
Случается, так, что в счет отеля, включенные строки, которые компания не обязана компенсировать. Наиболее простой вариант оформления командировок, в данном случае, это написание служебной записки, адресованной главному бухгалтеру, с просьбой вычесть дополнительную сумму из з/п командируемого. Однако, имеются некоторые нюансы:
• Расходы на питание в отеле (ресторан), можно оформить как деловой ужин с партнером.
• Пользование интернетом, телефонией и оргтехникой, можно завизировать служебной запиской.
• Пользование химчисткой, можно аргументировать длительностью командировки, насыщенной программой переговоров и встреч.
Дополнительные расходы на передвижение или проживание
Если руководитель принял решение изменить уже приобретенные билеты и купить дополнительные, переехать в иной отель, и все расходы оплатить самостоятельно. В данном случае, оформляется служебная записка с обязательной визой руководителя, для того чтобы, отдел бухгалтерии компенсировал расходы. Данная
трудность оформления командировки, обусловлена фактом подтверждения проведенных деловых переговоров для надобностей предприятия, данным доказательством, могут служить протокол переговоров, отчеты проведенных переговоров и проекты обсуждаемых договоров и контрактов.
