Человеку свойственно терять свои вещи. Есть люди, которые теряют их постоянно. При этом теряются не только ключи, кошельки, пуговицы и ручки, но и документы. Один из документов, который нужен человеку в жизни – его
трудовая книжка. Одно дело, если она спокойно лежит в сейфе отдела кадров. И совсем другое, если она на руках у гражданина, например, если он перешел с одной работы на другую.
Потеря трудовой книжки влечет за собой массу проблем и грозит серьезными проблемами. В этой статье мы рассмотрим ответы на наиболее часто встречающиеся вопросы, например:
можно ли завести новую трудовую книжку, если старая потеряна? Когда и кто может выдать дубликат? Что нужно для получения дубликата трудовой книжки? Как поступить, если старая трудовая книжка закончилась?
Итак, потеря или кража документов – дело не самое приятное. Особенно, если речь идет о
паспорте,
СНИЛС или полисе обязательного медицинского страхования. Без этих документов нельзя купить билеты на поезд или самолет, даже в банке деньги получить. Но все эти документы можно восстановить, причем это не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Для восстановления паспорта, например, достаточно сходить в районное отделение УФМС. Но что делать, если среди похищенных или потерянных документов вдруг оказалась трудовая книжка? Даже если
восстановить утерянную трудовую книжку удалось, что должно быть написано в новой книжке, какие отметки должны стоять, чтобы весь предыдущий стаж был засчитан?
К сожалению, нередки случаи, когда кроме как в самой трудовой данные о стаже нигде не зафиксированы. И это большая проблема. Ведь в таком случае восстановить эти данные практически невозможно. Нередко трудовые книжки теряются не по вине сотрудников, а из-за невнимательности работников отдела кадров, если в организации он есть. Часто документы теряются при переезде компании с одного места на другое, например, в новый офис. Скандалить и шуметь в такой ситуации бесполезно. Человеческий фактор пока никто не отменял. Придется действовать, но по порядку. И для начала нужно позаботиться о том, чтобы обзавестись новой книжкой. И сделать это нужно как можно скорее.
Замена старой книжки на новую при утере
Работать официально, получая в будущем пенсию и прочие блага, в том числе и материальные, может только человек, работающий по трудовой книжке. Потеря трудовой – проблема для человека, который устраивается на работу после перерыва или переходит с одного места на другое. Как оформить договор и не лишиться пенсии? Естественно, принести на работу трудовую книжку. Но как быть, если ее нет на руках, если она потеряна при переезде или попросту по рассеянности? Заменить трудовую книжку необходимо. С чего же начать? Главное, что нужно сделать – обратиться на последнее место работы, в отдел кадров. Там могут выдать дубликат трудовой книжки. А вот саму трудовую уже не восстановят. В законе прописано, что любой гражданин может иметь только одну трудовую книжку. Если их будет две, это уже нарушение. Поэтому в любом случае при утере документа выдается его дубликат.
Важно помнить, и это также прописано в законе, что выдачей дубликата трудовой книжки может и должен заниматься только работодатель. Работник не может самостоятельно заполнять такой важный документ. Доступ к таким документам имеет только сотрудник отдела кадров.
При этом лучше лично позаботиться о том, чтобы с трудовой книжки сняли копию. Это должен сделать работодатель, но еще лучше, если копию трудовой книжки будет делать и сам работник, до внесения в нее последней записи, например. Восстановить одну запись, согласитесь, будет куда проще.
Когда речь идет о дубликате трудовой книжки, проблема еще и в том, что переписывать данные фактически не с чего. Именно для этого и пригодилась бы копия. А если ее нет … Но об этом чуть позже.
Многие ошибочно полагают, что дубликат трудовой книжки нужен только при ее утере? Это не совсем так. Трудовую книжку, как любой другой документ, можно не только потерять, но и, например, испортить. И не так уж важно, что именно произошло. Работник мог случайно постирать трудовую книжку в стиральной машине, забыв по рассеянности ее в кармане брюк, или мог просто опрокинуть на нее стакан сока или чего-то покрепче. В любом случае, если записи в трудовой книжке не читаемы, дубликат необходим. Его нужно получить также быстро, как и при утере. В данном случае порча трудовой книжки приравнивается к утере.
Еще одна проблема, требующая получения дубликата трудовой книжки – массовая утрата документов работодателем. Так, вся вина за произошедшее ложится на плечи нанимателя. А значит и восстанавливать документы так же, как и выдавать дубликаты, он будет за свой счет. Правда, случиться может всякое, например, пожар или потом. В этом случае вины работодателя может и не быть, но ответственность он все равно будет нести.
Заканчивается трудовая! Что делать?
Трудовая книжка нередко заканчивается. Особенно, если стаж человека уже большой, а должности вписываются в книжку также регулярно, как выплачивается квартальная премия. В таком случае дубликат трудовой книжки не нужен. В нем нет необходимости, поскольку основной документ никуда не девается. К нему пришивается вторая книжка, чистая. В нее и вносятся все дальнейшие записи. Еще можно просто вставить чистый бланк в трудовую. Это также не будет нарушением действующего законодательства. Но чаще всего заводится новая книжка, которая прикрепляется к старой. Её работник покупает сам (стоит чистая трудовая около 200-300 рублей), отдает в отдел кадров. А там уже знают, что делать.
Бывают ситуации, когда в трудовую книжку из-за невнимательности работников отдела кадров вносятся некорректные данные сотрудника. Это могут быть ошибки в написании фамилии, имени или отчества, в названии должности или организации. Все это приводит к тому, что трудовая книжка меняется на новую, то есть на дубликат. Заниматься заменой и выдачей дубликата должен также заниматься работодатель, причем на последнем месте работы.
Как выдают дубликат трудовой книжки?
Дубликат любого документа может быть выдан только по письменному запросу самого гражданина. По ссылке, приведенной ниже, вы найдете пример заполнения такого заявления.
Заявление составляется от лица работника на имя организации или конкретного работодателя. Ни в коем случае нельзя указывать в заявлении сотрудников отдела кадров, это неправильно. Главное указать причину, по которой требуется выдать дубликат, то есть описать, что именно случилось. Потом уже излагается сама просьба о выдаче дубликата. Необходимо написать дату заполнения заявления и поставить подпись. Не важно, будет ли заявление написано от руки или напечатано на компьютере. Подпись и число должны быть написаны от руки.
Помните о том, что писать заявление – такое же ответственное занятие, как и подписание, к примеру, контракта с поставщиками. Грамотность еще никому не вредила. Естественно, не может быть и речи об исправлениях и зачеркиваниях. В документах, коим и является такое заявление, это не допустимо.
Краткость – сестра таланта. И это не банальность, а истинная правда. Не стоит злоупотреблять и растягивать заявление на две страницы, расписывая подробно, как и при каких обстоятельствах вы потеряли или испортили свою трудовую книжку. Старайтесь четко и кратко формулировать мысль. Лучше заполнить сначала черновик, а потом спокойно переписать заявление начисто.
Приказано выдать
Если работодатель не имеет веских оснований не выдать сотруднику дубликат трудовой книжки, то он пишет свою резолюцию на заявлении и отправляет его в отдел кадров, давая также устные распоряжения на этот счет. Составляется приказ по организации, по которому конкретному сотруднику выдается дубликат. Такой приказ должен быть издан и быть в свободном доступе для всех сотрудников компании, а не только для отдела кадров. При этом как у каждого документа, у приказа будет свой номер (четный, проставленный в зависимости от количества приказов, опубликованных за год).
Приказ должен быть напечатан, поскольку рукописные варианты приказов не имеют юридической силы. В приказе должна быть изложена тезисно возможность выдать дубликат в отделе кадров организации.
Что касается сроков выдачи дубликата документа, то здесь есть конкретные сроки, установленные законодательством. В случае с трудовой книжкой – это 15 (пятнадцать) календарных дней. Они начинают отсчитываться от факта принятия заявления.
Как правильно заполнять дубликат трудовой книжки?
На этот вопрос точно должны знать ответ сотрудники отдела кадров. Но и самому сотруднику будет нелишним узнать, что к чему. Существуют конкретные рекомендации, правила заполнения трудовой. Они описаны в разделе №7 постановления Минтруда РФ
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» №69 от 10 октября 2003 г.
В правилах указано, в частности, что дубликат оформляется точно также, как и сама трудовая книжка. В ней ставятся инициалы работника, печати организации и вписывается вся требуемая информация. Дубликат, как и трудовая оформляется на стандартных бланках.
Работник вправе следить за тем, как восстанавливаются записи утраченной трудовой. Важно постараться максимально полно восстановить утерянную трудовую книжку, воссоздать все данные.
Что необходимо указывать в дубликате?
Для того чтобы наиболее полно восстановить всю информацию, которая была занесена в трудовую книжку, важно обратиться ко всем предыдущим работодателям. Если по каким-то причинам восстановление данных невозможно, ни в коем случае нельзя вносить данные самостоятельно. Как и основной документ, дубликат заполняют сотрудники отдела кадров и по тем же правилам и требованиям, которые предъявляются к оригиналу. Это нужно запомнить.
Единственное, что будет отличать дубликат трудовой книжки от самой трудовой – указание
«дубликат». Это слово должно быть написано сотрудником отдела кадров от руки на титульном листе
«новой» трудовой книжки.
Вопрос, который часто стал волновать наших читателей:
«можно ли избавиться от трудовой»? здесь все предельно просто. Если возникла ситуация, при которой трудовая была потеряна или испорчена, это одно. Но вот так просто взять и выкинуть трудовую книжку нельзя. Это приведет к взысканию штрафа и административной ответственности.
В целом, итак уже понятно, что, как и паспорт и СНИЛС, трудовая книжка – важный для любого работающего человека документ. Его оформление и бережное хранение – ответственность работодателя, если он есть. В вот если человек не трудоустроен, то хранить и беречь свою трудовую он обязан самостоятельно. Важно не пренебрегать правилами. Не стоит умышленно портить документ или тем более его выбрасывать. Не стоит думать, что наша статья – это готовая инструкция по изготовлению трудовых книжек. Но знание – сила, как известно. Тот, кто знает, сколько проблем может возникнуть при утере трудовой, скорее позаботится о сохранности документа или по крайней мере обзаведется заверенной копией.
