Наверное, многие люди, которые работают по официальному оформлению, сталкивались с вопросом, как восстановить трудовую книжку при утере либо порче. Ситуации бывают абсолютно разные: документ мог намокнуть, порваться или быть испачкан, что и классифицируется, как его порча. Или же трудовая могла быть утеряна, как в отделе кадров организации, где работает гражданин, так и им самим по неосторожности или невнимательности. Конечно же, в обоих случаях необходимо восстанавливать документ, но как правильно это делать и с чего начинать, знает далеко не каждый.
Оформление новой книжки может заставить столкнуться с рядом непредвиденных осложнений при обращении в кадровые службы. Существует утвержденный единый стандарт, который прописан в инструкции, по которому необходимо вносить данные в трудовую. Также, есть правила по ведению и хранению этого документа, которые четко описывают ситуации, когда выдается дублированный документ. Именно о том, как и когда можно восстановить документ, а также, что для этого понадобится сделать гражданину, мы обсудим далее.
Случай 1. Гражданин сам потерял трудовой документ
Человек получает свою восстановленную трудовую книжку только после того, как термин действия утерянного документа заканчивается. В любом другом случае понадобится заявление гражданина, составленное в письменной форме. На основании этой бумаги, сотрудник организации получает право на получение от работодателя выписки из его трудовой книги или копии ее страницы с данными о сроке своей службы. Эти сведения должны быть предоставлены человеку, который потерял документ не позже, чем через три рабочих дня с момента подачи заявления.
В тридцать первом пункте правил, регулирующих хранение и ведение трудовых книг, указано, что утерянный документ должен быть восстановлен и дублирован человеком, который предоставлял гражданину работу. Причем, крайний срок оформления – пятнадцатый день с того момента, когда сотрудник подал письменное заявление о том, что документ был потерян.
Чтобы восстановить трудовую книжку, недостаточно указать в заявлении только факт утери и высказать просьбу о восстановлении документа. Необходимо подробно описать ситуацию, которая стала причиной потери трудовой. Когда выдается дублированный документ, на его заглавной странице необходимо указать пометку
«дубликат» в правой стороне верхнего угла.
Если организация, в которой работает человек на момент утери трудовой книги, не является его первым местом работы, то понадобится внести всю информацию о предыдущих местах службы в дублированную книжку. Для этого понадобится собрать определенный пакет документов, который подтвердит информацию о наличии прошлых рабочих мест. После этого все данные должны быть записаны в разделе сведений о местах работы.
Если пакет документов, который собрал сотрудник, не полный или не несет необходимой информации, то и дубликат трудовой книжки будет содержать сведения, идентичные тем, что есть в приложенных документах.
Получить оригинальный образец документа его хозяин может лишь после того, как с него будут сняты копии, которые впоследствии будут заверены сотрудниками отдела кадров или непосредственно начальником организации. Помощь сотруднику в получении трудовой с подтверждением информации о его рабочем стаже – прямая обязанность работодателя.
В копиях должна содержаться полная информация о том, где работал человек, при этом для подтверждения должны прилагаться приказы или справки, доказывающие сей факт. Копия может понадобиться человеку для предъявления ее вместе с дублированным документом, с целью доказательства достоверности данных касательно его трудового стажа документальным способом.
Случай 2. Есть копии трудового документа, надо оформить дублированную книжку
В трудовом кодексе, а именно в шестьдесят пятой его статье указано, что при приеме на рабочее место гражданина нашей страны, у которого отсутствует трудовой документ, он должен быть оформлен этой организацией. Но выполняется это только на основе предоставления им копий документа, а также подачи письменного заявления со стороны нового сотрудника с просьбой о восстановлении документа. Это касается ситуаций, когда необходимо восстановить утерянную трудовую книжку или поврежденную.
Для того чтобы ознакомится с правилами и порядками, которые регулируют заполнение, хранение, производство специализированных бланков для этой документации, можно ознакомиться со статьей шестьдесят шесть трудового кодекса. Здесь же говорится о формах, которые следует заполнять и правилах обеспечения организаций, предоставляющих гражданам работу, трудовыми книгами.
В тридцать первом пункте правил можно найти информацию о том, как должен поступить гражданин после утери документа. В первую очередь, необходимо донести эти сведения до той организации, которая является последним местом работы гражданина. Для того, чтобы восстановить трудовую книжку, каждый гражданин имеет полное право на обращение к нынешнему работодателю, а так же по новому или прежнему месту работы. При этом ни одна из этих организаций не может отказать в оказании такой услуги, если у гражданина имеется копия утерянного или испорченного документа.
В тридцать втором пункте правил сказано, какая информация должна быть внесена в дубликат трудовой книжки, она подразделяется на два основных пункта:
• Сведения касательно стажа работы человека, без учета того, работал он на постоянной основе или с некоторыми перерывами, до того, как устроился на нынешнее место работы. Стаж должен быть подтвержден рядом документации;
• Если на последнем месте работы, сотрудник получал какие-либо поощрительные записи в трудовую книгу, или другую информацию, эти сведения также необходимо указать.
Любой сотрудник, который когда-либо числился работником организации и был официально оформлен на рабочем месте, может обратиться с просьбой об оформлении дублированного документа, предоставив копию, если у него возникла такая необходимость. Это может быть повреждения или порча оригинала документа, а также его кража или утеря.
Однако далеко не в каждой ситуации для дубликата необходима только просьба сотрудника, иногда и сам работодатель обязан осуществить оформление нового документа.
Следует помнить о том, что даже при наличии копии утерянного или поврежденного документа, человек все равно столкнется с необходимостью сбора справок и выписок из тех компаний, где ранее числился на службе. А вот от того, по чьей вине пострадал документ, зависит и то, кто будет решать все вопросы такого характера. Если сотрудник сам повредил или потерял книжку, то собирать сведения - его работа. Когда приходится восстанавливать документ по вине работодателя, то он самостоятельно будет выходить на контакт с прежними начальниками подчиненного и собирать информацию.
Случай 3. Оформлен дубликат трудовой: как его заполнить и надо ли заверить
Для того чтобы разобраться с тем, как заполнить дубликат трудовой, следует снова обратиться к правилам, которые регулируют процесс внесения данных в дублированные документы.
При внесении записей в каждом из разделов используются только арабские цифры. Допустим, человек начал свою трудовую деятельность в организации в марте 2009 года, двадцатого числа. Тогда в документе необходимо проставить дату в следующем формате: «20.03.2009». Все сведения необходимо заносить аккуратно, используя шариковую или гелевую ручку. Согласно законодательству, сокращения любого формата не допускаются в трудовой книжке.
На титульном листке дублированной книжки проставляется пометка «дубликат», а кроме этого данные сотрудника, включая его имя, фамилию, отчество и дату рождения, согласно паспортным данным. Далее указывается информация об образовании сотрудника, его профессии и специализации, подтверждаемая образовательными документами.
Если человеку, который уже не работает на предприятии, необходимо заверить копию документов, он может обратиться в нотариальную контору для проведения этих действий. Заверенная начальником или отделом кадров, копия считается действительной на протяжении месяца. Однако при появлении новых записей в дубликате за этот месяц, он теряет свою силу и перестает быть действительным. Нотариально заверенные дубликаты также действуют на протяжении определенного срока.
Претендовать на дубликат трудовой книжки гражданин может в следующих ситуациях:
• При утере самого документа или листка вкладыша. Но в таком случае необходимо как можно быстрее известить об утере предприятие, которое числилось последним местом работы гражданина. Оформляется письменное заявление и подается в организацию. В течение пятнадцати дней после этого сотруднику должна быть выдана новая трудовая книга, которая является действительной с момента выдачи;
• Трудовая, или листок вкладыш был уничтожен по причине пожара, затопления или других чрезвычайных обстоятельств;
• В трудовой книге была проставлена пометка об увольнение сотрудника или же о его переходе на другую должность, но она оказалась ошибочной;
• Работник был восстановлен в должности или на самой службе в ходе вынесения договора, оправдавшего его;
• Произошла катастрофа техногенного, экологического или стихийного характера, которая повлекла за собой порчу документа или его полное уничтожение.
Дубликат трудовой - заполнение:
Случай 4. Работник нуждается в оформлении дубликата после увольнения
Многие сотрудники сталкивались с такой ситуацией: документ потерян или пострадал и не подлежит восстановлению, и необходима новая трудовая книжка. Разработан специальный алгоритм последовательных шагов в таком случае, с целью получения дубликата документа. Но далеко не все знают, как именно должен быть сделан этот дубликат, не смотря на актуальность данного вопроса. И тут возникает главный вопрос: как восстановить трудовую книжку, к кому обращаться и где взять образец.
Проблемным является восстановление документа в некоторых случаях. Например, работник числился на службе довольно давно, и с того момента, как он уволился и покинул организацию, прошло много времени. И вот, когда начальство практически не помнит бывшего подчиненного, он появляется в компании с просьбой восстановить испорченную трудовую книжку, или выдать новый документ по факту утери.
За то время, которое прошло, сотрудник имел возможность сменить несколько мест работы. Поэтому очень часто работники отдела кадров отказывают бывшему служащему в восстановлении документа, предлагая обратиться в другую компанию с аналогичным запросом. Каждый гражданин должен знать о том, что такое поведение со стороны сотрудников отдела кадров или работодателя является неприемлемым, и нарушает законодательные правила страны.
Читайте также:
Заполнение трудовой книжки при увольнении
Трудовая книжка: ошибки, заполнение, исправления
Оформление и заполнение трудовой книжки
Как правильно заполнить трудовую книжку
Постараемся разъяснить, по какой причине предприятие обязано оказывать содействие бывшему работнику в том, чтобы восстановить трудовую книжку. Существуют определенные правила, которые регулируют процесс сохранения трудовых документов. В них четко указано, что каждый гражданин, по факту порчи или утери своей трудовой книжки, должен немедленно сообщить организацию, которая числится, как его последнее место работы, о том, что такой факт имел место. Со своей стороны, это предприятие по закону обязано осуществить выдачу дубликата трудового документа в течение пятнадцати дней, отсчет которых начинается с той даты, когда было подано заявление об утере. Так как это сказано в законодательных документах, сотрудники отдела кадров и начальник организации не могут отказаться от выполнения просьбы гражданина.
Дубликат трудовой - порядок заполнения:
Все нюансы, с которыми сталкиваются сотрудники при решении проблемы о том,
как восстановить трудовую книжку при утере (порче), можно изучить в трудовом кодексе нашей страны, а также в своде правил касательно ее заполнения и содержания.
Карина Емельянова, для gazeta42.ru
