В данном материале мы обсудим, что же собой представляет форма СЗВ-М – порядок заполнения документа, правила и стандарты и многие другие нюансы, которые вызывают вопросы у ряда граждан. Сам по себе этот документ был разработан недавно, а стал необходимым лишь в апреле месяце текущего года. Форму СЗВ-М должен предоставить каждый страхователь в отделение пенсионного фонда страны, причем делать это необходимо каждый месяц. Здесь должна содержаться информация обо всех физических лицах, с которыми имели место трудовое соглашение, гражданские или правовые договора.
Новая форма отчетности должна быть оформлена по стандартам, которые были приняты пенсионным фондом в феврале этого года. Первый документ должен быть направлен не позже, чем десятого мая этого года. Далее поговорим о том, как же его заполнить и на что следует обратить особое внимание.
Кому необходимо составлять форму и куда он должна быть направлена?
Форма СЗВ-М обязательна для всех страхователей на каждого подчиненного, с которым заключен договор трудового, гражданского или правового характера. При условии, что работники получают какое-либо вознаграждение, с которого вычисляется определенная сумма страхового взноса. Это касается и организаций и индивидуальных предпринимателей. Более подробно эта информация представлена в одиннадцатой статье двадцать седьмого закона федерального кодекса, которая посвящена вопросам индивидуального учета в системах пенсионных страхований.
Направить документ следует в то отделение ПФР, которое соответствует регистрационному адресу самого субъекта. Форма СЗВ-М была введена для того, чтобы государственные органы могли отследить трудовую деятельность граждан пенсионного возраста, с целью ограничения индексации пенсии. Но даже это не говорит о том. что информация должна касаться только сотрудников пенсионеров. Необходимо составлять документ на каждого подчиненного, вне зависимости от того, сколько ему лет и полагается ли ему пенсия.
Порядок заполнения формы СЗВ-М.
Данный документ представляет собой комплекс информационных данных о каждом застрахованном лице. Он включает четыре части, которые мы рассмотрим далее. Сама форма СЗВ-М содержит некоторые комментарии, направленные на оказание помощи заполняющим, но какой-либо принципиально новый подход к оформлению этого отчета утвержден не был.
Часть первая.
Здесь должны быть указаны все данные самого страхователя: идентификационный номер, название организации или предприятия, сведения о регистрационном номере, который был присвоен ему в ПФ, КПП. Эти данные обязательно должны присутствовать в документе.
Часть вторая.
Во второй части документа вносится информация об отчетном периоде, то есть о том месяце, данные за который были представлены в отделение пенсионного фонда. То, каким образом необходимо указывать сведения о периоде, рассказывается в пояснениях в самой форме. Допустим, представляя документ за май месяц, следует указать 05 в графе отчетного периода. Это поле должно быть обязательно заполнено.
Форма СЗВ-М должна быть сдана страхователем до десятого числа того месяца, который следует за отчетным периодом. Для текущего года установлены следующие термины: крайний срок для данных за июнь – одиннадцатое июля, за июль – одиннадцатое августа, за август – двенадцатое сентября, за сентябрь – десятое октября. Информация о подчиненных за октябрь подается до десятого ноября, за ноябрь – до двенадцатого декабря.
Согласно закону, последний день отчетности может быть перенесен в том случае, если он является праздничным или выходным. Иногда предприниматели сами хотят, как можно раньше сдать все отчеты, допустим, не десятого июля, а двадцать восьмого июня. В этом нет никакой проблемы – главное, это не просрочить сдачу, а представить бумаги ранее возможно. Сотрудники отделения пенсионного фонда не могут отказать в приме формы, если она подается ранее конечного срока.
Но здесь очень важно учитывать следующий нюанс. Допустим, страхователь сдал бумаги в двадцатых числах отчетного периода, а первого или пятого числа принял нового подчиненного. Получается, что он не учитывается в отчете, так как не числился в штате ранее. Это уже будет классифицироваться, как нарушение, если информация о новом рабочем не поступит в фонд.
Часть третья.
На этом этапе следует указать кодовое значение, которое соответствует необходимому типу документа. Это может быть исходный документ, который помечается, как исхд., дополняющий – доп. Или отменяющий – отмн.
Форма СЗВ-М, которая подается страхователем в первый раз за период отчета, называется исходной. Например, если предприниматель принес документацию в отделение фонда впервые за июнь месяц текущего года, то в третьей части указывается исхд.
Если появилась необходимость внести дополнительную информацию в уже сданный отчет, то такой документ должен быть отмечен, как доп., то есть дополнительный. Именно так необходимо поступать, если после того, как отчет был сдан, трудоустроился новый подчиненный до окончания отчетного периода. Тогда подается вторично форма СЗВ-М с внесенными коррективами и с пометкой доп. В третьей части.
Бывают ситуации, когда сведения, внесенные в уже сданную форму, оказались не соответствующими действительности. В таком случае указывается обозначение отмн. В третьей части формы. Например, предприниматель подал документацию до крайнего термина с учетом сотрудника, который спустя несколько дней уволился с работы. Тогда заполняется еще одна форма, которая с учетом перемен в штате, и помечается обозначением отмн. Если исходный документ в основном четко нормирован касательно порядка и правил его заполнения, то и дополнительные и отменяющие форм таких указаний не имеют. Часто это провоцирует множество вопросов в бухгалтерии, на которые ответ найти не так легко. Вот несколько таких ситуаций:
1. Направляется форма С3В – М, которая содержит данные о уволенных сотрудниках. Как исправить этот факт: необходимо полностью переписать всю информацию, которая была внесена в этом документе, пометив его обозначением отмн., или можно просто указать изменения, происшедшие в штате?
2. После отправки формы были приняты новые рабочие. Заполняя дополняющую форму, бухгалтер должен внести только их данные, или форма должна содержать полную информацию, как в исходном документе, но уже дополненную новыми сведениями?
3. В отделение пенсионного фонда были отправлены бумаги, в которых неправильно указали идентификационный номер рабочего. Как должен поступить бухгалтер: подать две формы – отменяющую прежние данные и дополняющую новые, или ограничиться лишь дополняющим документом?
К сожалению даже эксперты не могут дать гарантированное и четкое руководство в перечисленных случаях. Они ограничиваются следующими советами:
• Заполняя дополняющую форму, надо указать только тех рабочих, сведения о которых были поданы неверно в исходнике или же тех, которые в принципе не были учтены в документе.
• Отменяющая форма должна содержать информацию о тех работниках, которые уже не являются членами штата, для того, чтобы сведения о них были удалены из базы фонда.
Часть четвертая.
Здесь необходимо перечислить всех подчиненных, информация о которых подается в фонд. Обязательно указывается имя, отчество, фамилия, СНИЛС, если есть информация об идентификационном номере, его также надо внести. Данные оформляются в табличной форме. Причем в пустых ячейках таблицы нет необходимости ставить прочерк, оставляя их чистыми. Поэтому при отсутствии данных об идентификационном номере, это поле просто не заполняется страхователем.
Является обязательным указание идентификационного номера в 2НДФЛ?
По правилам оформления 2НДФЛ следует указать идентификационный номер подчиненного, но если таковой отсутствует, то реквизиты не заполняются, что прописано в приказе федеральной налоговой службы. Изменения были внесены в ноябре месяце 2015 года, суть которых заключается в отказе от принятия
2НДФЛ, которые направлены с помощью интернета, если ИНН отсутствует. Но действовали эти изменения не долго, и спустя время снова стало возможным отправление 2НДФЛ без ИНН.
Четвертая часть формы должна содержать полную информацию о тех работниках предприятия, которые подписали трудовое соглашение за период отчета, заключили гражданскую или правовую договоренность. Если она касается выполнения определенных функций за вознаграждения, из которого изымаются страховые взносы в фонд. Указывая подчиненного в четвертой части, работодатель не берет на себя обязательств выплатить какие-либо материальные средства ему именно в отчетный промежуток времени. Поэтому здесь должны быть учтены все работники, с которыми действует трудовое соглашение.
Форма С3В-М должна также содержать сведения о тех служащих, которые не получили никаких финансовых вознаграждений за определенный промежуток времени. Допустим, находились в неоплачиваемом отпуске или декрете. Для сотрудников, оформленных по правовым и гражданским договорам, которые не получают регулярных выплат, также необходимо указание в форме ежемесячно.
Нет необходимости вносить данные о подчиненном, который получил премиальные или другие начисления, хотя трудовое соглашение было расторгнуто до того, как окончился отчетный месяц. Так указано в комментариях, находящихся непосредственно в самой форме.
Многих предпринимателей интересует вопрос касательно того, должна ли подаваться ежемесячная форма отчетности в ПФР, если в организации нет подчиненных, а лишь один сотрудник, который и является директором. По мнению экспертов, подавать сведения в таком случае нет необходимости. Все имена, фамилии, СНИЛСы обязательно должны быть указаны – поля не могут быть пустыми. Поэтому, если у предпринимателя нет ни одного гражданского, правового или трудового соглашения, отчет в пенсионный фонд можно не подавать.
Разработан специальный стандарт, согласно которому должна быть подана форма С3В-М, если она направляется с помощью электронных ресурсов. Здесь тоже указывается необходимость наличия в четвертой части хоть одной строки с информацией о рабочем, так что пустая форма не может быть подана и таким способом.
Эти факты обосновывают отсутствие необходимости в подаче пустых бумаг, но официального распоряжения пенсионного фонда пока нет по этому направлению. Если посмотреть с другой стороны, то учредитель также является лицом, которое застраховано. А форма должна обязательно содержать данные обо всех, кто является застрахованным сотрудником предприятия. Следовательно, отчетность все – таки нужна. Для того чтобы избежать ошибок и проблем, лучше проконсультироваться по этому вопросу в одном из территориальных отделений фонда.
Особенности использования подписей и печатей.
При подаче бумажной формы отчетности, в конце страхователь должен заверить документ собственной подписью, при этом отметив дату заполнения и поставив печать, если таковая предусмотрена на предприятии.
Новая форма отчетности предполагает указание должностного положения учредителя предприятия. Если же речь идет об индивидуальном предпринимателе, то многие сталкиваются с проблемой заполнения этой графы. С одной стороны, эту графу нужно оставить незаполненной, но с другой – правильно было бы внести запись индивидуальный предприниматель. Пенсионный фонд все еще не определил, как следует поступать, но главное, чтобы в конце документа стояла роспись.
Если отчет заполняется в бумажной форме, то нет специальной графы для росписи лица, представляющего страхователя. Поэтому складывается впечатление, что он может точно также заверить документацию своей росписью, как учредитель, подписав бумаги в той же графе. В этой области также отсутствует конкретизация – пока предполагается, что представитель может самостоятельно заполнить и направить в фонд форму С3В-М.
Как сдать отчетность по форме С3В-М?
Здесь многое зависит от того, сколько сотрудников указывается в документе. Если их количество не превышает двадцать пять человек, то можно направить с помощью интернета, а подтверждением подлинности станет электронная подпись. Если штат предприятия больше, можно выбирать между электронной формой подачи отчета и бумажным вариантом.
Если форма С3В-М сдана не вовремя или не сдана вовсе.
Если отчетность не была подана в отделение пенсионного фонда до указанной крайней даты, предпринимателю придется заплатить пятьсот рублей за каждого сотрудника, о котором данные не поступили в срок. В итоге сумма штрафа может быть довольно ощутимой. Например, при задержке отчета на сутки, предприниматель, штат которого составляет сто человек, должен будет расстаться с 50 000 рублей.
Если в документе была подана ложная информация, неполная касательно какого-либо рабочего, штраф будет идентичным – пятьсот рублей за одного подчиненного.
Вот такими особенностями обладает новая отчетность – форма С3В-М – порядок заполнения довольно прост, но есть некоторые нюансы, которые пока еще не нормированы на законодательном уровне.
Скачать новый образец заполнения формы СЗВ-М можно
здесь.
