В этой статье мы поговорим о таком понятии, как кассовая дисциплина, рассмотрим ответственность бухгалтера, порядок ведения и штрафные санкции, а также некоторые другие нюансы мы рассмотрим далее. Итак, для начала следует определить сам термин кассовая дисциплина, и что он подразумевает под собой.
Понятие кассовой дисциплины.
Для тех, кто не сталкивался с торговлей и ведением соответствующей отчетности и касса, и кассовый аппарат обозначают одно и то же. Хотя на самом деле существует множество отличий между этими понятиями. Следует понимать разницу, поэтому далее приведем четкие определения для каждого термина.
Контрольно-кассовая машина (ККМ) – это специальное оборудование, которое необходимо для того, чтобы получать материальные средства от покупателей и заказчиков. В магазине или на предприятии количество ККМ не ограничено – все зависит от того, сколько устройств необходимо для удобного обслуживания клиентов. На каждую контрольно-кассовую машину полагается оформить отдельную отчетную документацию.
Операционная касса(касса предприятия) – характеризует все операции с наличными деньгами, такие как принятие материальных средств, их отдача или процесс хранения. Именно сюда необходимо направить выручку, которая была получена любым способом, это касается и средств, поступивших через ККМ. Из операционной кассы материальные ресурсы берутся на оплату всех наличных расходов, которые требуются для нормального рабочего процесса организации, так же именно отсюда будут извлечены финансы для передачи их инкассатору. Инкассатор после получения средств перевозит их в банковские организации. В некоторых компаниях кассу предприятия размещают в отдельном помещении, в других – в сейфах или металлических шкафах, а иногда операционной кассой может быть даже обычный ящик письменного стола.
Все манипуляции, которые осуществляются с материальными ресурсами, находящимися в кассе, должны подкрепляться кассовыми документами. Именно документальная поддержка и правильный учет операций и регламентирует кассовая дисциплина.
Кассовая дисциплина – это совокупность всех требований и регламентов касательно проведения каких-либо действий, направленных на прием, хранение или выдачу материальных ресурсов из операционной кассы предприятия, на основании которых предприниматель должен вести свою деятельность. Основные установки кассовой дисциплины включают в себя следующие пункты:
• Процесс оформления кассовой документации, которая четко отражает все перемещения материальных ресурсов операционной кассы;
• Контроль ограничения материальных средств в кассе – по окончанию работы предприятия в кассе операций не может оставаться сумма денег, которая превышает установленный максимальный барьер;
• Осуществление контроля выдачи финансов на руки сотрудникам компании, которые являются подотчетными лицами;
• Регламентация расчетных операций, которые проводят между собой субъекты бизнеса: каждое соглашение не должно превышать сумму в сто тысяч рублей.
На кого распространяется кассовая дисциплина.
Даже если в магазине или на предприятие отсутствует кассовый аппарат, все равно необходимо вести кассовую дисциплину, какой бы системой налогообложения не пользовался предприниматель. Иногда контрольно-кассовая техника (ККТ) заменяется выдачей обыкновенных бланков строгой отчетности покупателям на руки, но все равно дисциплина должна быть соблюдена. При любых передвижениях финансовых ресурсов следует четко соблюдать все правила, предписанные дисциплиной ведения дел.
Два года назад был принят более облегченный вариант, позволяющий вести дисциплину по упрощенному режиму. Причем по большей части этот вариант помог именно индивидуальным предпринимателям. Организация в любом случае должна заниматься оформлением кассовых книг, расходных и приходных кассовых отчетов, в то время как предприниматели теперь могут этого не делать.
Для ИП необходимо иметь сформированные документы, только касающиеся выплат материальных ресурсов своим работникам, а именно, зарплат. Это платежная ведомость и расчетно-платежная документация. Если в организации работает меньше сотрудников, чем сто, а размер выручки не превышает восемьсот миллионов ежегодно, то она считается малой. По закону, такая организация может, как и индивидуальные предприниматели, не формировать ограничения материальных средств, которые остаются в кассе после окончания работы. Более подробно информация об облегченных правилах ведения дисциплины представлена в сборнике указаний российского банка.
Документация кассовой дисциплины.
Согласно законодательству, все манипуляции, связанные операционной кассой, могут проводиться только кассиром, или другим работником, в чьи полномочия входят эти обязанности. Если такого человека нет, то обязанности переходят к самому предпринимателю. Если предприятие имеет не один, а больше кассовых машин, необходимо назначить старшего кассира. Документация должна быть сформирована либо главным бухгалтером, либо иным сотрудником, который отвечает за это. Заниматься бумагами может и сам кассир, и администратор, и даже сам индивидуальный предприниматель. Но должно быть соглашение, в котором указано, что именно этот сотрудник ведет бухгалтерский учет. Для того чтобы оформить контрольно-кассовый аппарат в текущем году, понадобиться наличие следующего пакета документов:
•
Приходного кассового ордера. Он должен заполняться всякий раз, когда в операционную кассу поступают материальные ресурсы. Если наличный расчет закрепляется путем выдачи чеков кассового аппарата, или бланками отчетности, то можно составить документ с учетом всей суммы наличных, которые поступили за рабочий период.
•
Расходного кассового ордера. Этот документ необходимо заполнить после того, как материальные ресурсы были выданы из кассы предприятия. Если деньги были выданы сотруднику с целью покупки необходимых для предприятия материалов, то, когда ответственное лицо получит от него ордер, следует убедиться, что на нем присутствует подпись главного бухгалтера или руководителя. Также необходимо посмотреть паспорт работника.
•
Кассовой книги. Она должна оформляться по формату КО4. В этой книге указывается вся информация о приходных и расходных кассовых ордерах. Когда рабочий день кассира заканчивается, ему следует проверить, совпадают ли сведения книги с теми, что указаны в кассовых документах. После этого выводится остаточная сумма средств в кассе. Если за день не имели место никакие операции с наличностью, то отсутствие каких-либо записей в кассовой книге – это не нарушение кассовой дисциплине.
• Учетной книги. Этот документ необходим только в том случае, если в организации работает более одного кассира. Здесь записывается каждый факт передачи наличных денег от кассира к старшему кассиру и наоборот. Сотрудники должны расписываться, подтверждая, что они получили и передали средства.
•
Расчетно-платежной и
платежной ведомости. Этот документ составляют только в том случае, когда выдают работникам зарплату, стипендию, премию и так далее.
Следует заметить, что подавать документы можно не только в бумажном формате, но и в электронной форме. Если документ оформлен на бумаге, он может быть написан рукой или же напечатан на компьютере, главное, чтобы на нем присутствовала роспись ответственного лица. Электронные бумаги также составляются на компьютере, но должны быть утверждены с помощью электронной подписи, для того чтобы исключить несанкционированный доступ. Не имеют ничего общего с кассовой документацией такие бумаги, как книги учета бланков, отчеты и журналы операционного кассира, и другие.
Величина лимита остаточных средств в текущем году.
Если сумма денег, которая осталась в кассе после завершения рабочего процесса превышает установленный лимит, то это уже несоблюдение кассовой дисциплины. Переходящим остатком или лимитом именуют ту сумму средств, которая может быть максимально допустимой для остаточного содержания кассы в конце рабочего процесса. Все средства, которые превышают эту черту, должны быть направлены в банковскую организацию. Лимит может быть превышен только в том случае, если день является выходным, праздничным, или же производились выплаты заработных плат, премий, других начислений.
Устанавливать переходящий остаток необходимо, потому что по умолчанию его значение равно нулю, следовательно, каждое поступление наличных средств будет уже классифицироваться, как несоблюдение кассовой дисциплины – превышение лимита. А это, как известно, может привести к штрафным санкциям по отношению к предпринимателю и организации в целом.
Как рассчитать лимит остатка кассы?
В марте 2014 года был принят единый порядок подсчета лимита кассовых средств. Приведены два варианта, с помощью которых предприниматель может вычислить эту сумму.
Первый способ.
В основу расчета ложиться сумма всех поступивших в кассы материальных ресурсов. Использовать следует формулу:
Л=В/П*Нс, в которой
Л – это допустимое значение переходящего остатка,
В – количество материальных ресурсов, которые поступили в кассы после продажи товара, выполнения работы за подотчетный промежуток времени. Если предприятие создано недавно и еще не имеет суммы заработанных средств, то берется то значение, которое ожидается в будущем.
П – промежуток времени, который выбран для расчета. Это может быть календарный месяц, неделя, или смена. Выбор осуществляется на основе того, в какой предприятие получает максимальное количество денежных притоков. Можно брать промежуток даже в один день, но не более чем три месяца.
Нс – временной промежуток, который разделяет дату получения финансов и дату сдачи их в банковскую организацию. Максимально допустимый предел – одна неделя, если же банковская организация отсутствует в населенном пункте, то срок увеличивается вдвое. Так, если инкассаторы приходят за деньгами каждый пять дней. То и коэффициент будет равен пяти. Для того чтобы определить этот показатель необходимо учитывать расположение предприятия, организационную структуру, направление бизнеса и время работы точки.
Рассмотрим расчет на примере компании «Флит», которая торгует товарами в розницу. Начальник принял решение определить переходной остаток на текущий год, опираясь на январь месяц прошлого года. В том месяце был двадцать один рабочий день, а выручка составила триста пятьдесят тысяч рублей. Отправлялись средства в банковскую организацию каждые два дня. Рассчитаем переходной остаток: 350000/21*2=34000р.
Второй способ.
В основу расчета ложится сумма денежных средств, которые были выданы из касс. Такая методика актуальна для тех организаций и индивидуальных предпринимателей, которые не сталкиваются с получением средств в наличной форме, однако иногда вынуждены снимать некоторую сумму в банковских организациях. Допустим, им необходимо закупать материалы или оплачивать поставки сырья. Тогда переходной остаток будет рассчитан на основании формулы:
Л=Р/П*Нп, где:
Л – сумма переходного остатка;
Р – сумма денег, которая была выдана предприятию на протяжении временного промежутка, являющегося отчетным. НЕ берутся в учет средства, которые были направлены на выплату зарплаты, стипендии или других начислений работающим. Если организация только создалась и еще не имеет определенного объема средств, то за основу берется та сумма, которую планирует брать в банке предприниматель.
П – временной промежуток, который взят за основу для анализа отчислений из банка. Он не может превышать три месяца, но касательно минимального значения ограничений нет. Лучше всего за основу брать то время, когда предприятие больше всего обращалось в банк за деньгами.
Нп – промежуток времени между моментами, когда предприниматель брал деньки в банковской организации. Он не может быть больше недели, только если в населенном пункте отсутствует банк, тогда разрешается продлить его до двух недель. Если предприниматель снимает средства каждый четыре дня, то коэффициент составит четыре.
Рассмотрим на примере компании
«Анна». Направление деятельности – розничная торговля, но на основании безналичного расчета. Но, при этом, регулярно имеют место визиты в банковскую организацию с целью снятия наличности на покупку материалов. Попробуем рассчитать переходной остаток на текущий год, используя данные за прошлогодний ноябрь. Имели место двадцать один рабочий день, а сумма взятых в банке средств составляла пятьсот тысяч. Выдача средств производилась каждые три дня, причем деньги на зарплату не выдавались. Тогда, переходной остаток составит: 500000/21*3 = 71428,5р.
Когда размер лимита установлен, предприятие должно оформить этот факт во внутреннем приказе, прописав сумму, которая была рассчитана. Кроме этого, в документе указывается термин, на протяжении которого переходной остаток будет действовать, допустим, 2017 год. В законе ничего не говорить о том, что лимиты должны меняться ежегодно, поэтому, если предприниматель не прописывает термин действия приказов, то можно использовать его не один год, и никакие штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины ему не грозят.
Послабления.
Еще летом 2014 года для малых организаций отменили необходимость устанавливать какие-либо лимиты. Но при этом следует учитывать, что малыми являются те предприятия, на которых трудится менее ста человек, а объемы выручки не превышают восьмисот миллионов годовых. Но и отмена использования лимита также должна быть закреплена приказным документом.
Выплата наличных работникам предприятия.
Средства, которые берутся с целью оплаты командировочных, представительских или хозяйственных расходов, называют подотчетными. Они выдаются только после того, как сотрудник составит определенное заявление, в котором укажет на необходимость получения средств. Кроме того, должна быть прописана сумма, термин, на который взяты материальные ресурсы, а также причину, по которой он должен взять деньги. Этот документ должен подписать руководитель индивидуального предприятия, но каких-либо жестких стандартов для составления заявлений такого характера не существует.
Бывают ситуации, когда затраты стали для сотрудника непредвиденными, и он воспользовался собственными средствами. Тогда необходимо немного иначе сформулировать текст заявления, и направить на подпись начальнику. Желательно указать в документе, что на текущий период работник не имеет ни каких задолженностей перед предприятием. Если же сотрудник не сдал отчет о каких-либо прежних выданных ему деньгах, то закон запрещает направлять ему какие-либо другие средства.
Все отчеты о расходах денежных средств предприятия работник должен представлять либо начальнику, либо в бухгалтерский отдел, причем не позже, чем через три дня после того, как окончиться термин их использования, условленный в заявлении. К авансовому отчету необходимо также прикрепить документы, которые подтвердят, что растраты действительно имели место, и денег направлены в нужное русло. Это может быть квитанция, чек, который выдает
контрольно-кассовая машина (ККМ), или другие документы. В противном случае те деньги, которые были даны на руки работнику, не получится записать в расходную статью, а тогда не будут уменьшены налоговые обязательства. Тем более, что без документального подтверждения затрат, выданные деньги будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ.
Предел расчета наличными деньгами предприятия.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины может последовать и в том случае, если предприниматели или организации превысят пороговое значение суммы, которой они имеют право рассчитываться внутри структуры. Законодательно установленный придел суммы соглашения между сторонами – сто тысяч рублей. Если предприниматель рассчитывается с физическим лицом, то это ограничение не имеет силы. Поэтому необходимо не забывать об этом пункте в тот момент, когда берется денежная сумма с целью начисления заработных плат, премий или других выплат. Исключением становится случай, если работник компании представляет свою организацию в момент заключения сделки. Наличная выручка не может быть использована для погашения долгов, арендной платы, или выплаты дивидендов.
Кассовые наличные на собственные потребности.
Все средства, которые заработало предприятия – это его собственность. Это значит, что учредители не могут использовать деньги компании так, как им того хочется. Да и в принципе, тратить кассовые средства, брать их по собственному желанию, не имеет права ни один предприниматель. Это если говорить об организациях и обществах с ограниченной ответственностью. А вот индивидуальным предпринимателям повезло больше – на них не распространяется ответственность за нарушение кассовой дисциплины, даже если они снимут средства со счета своего предприятия, или возьмут в кассе. Причем никаких ограничений количества средств здесь нет. Самое главное, чтобы все налоговые обязательства и взносы были выплачены в срок. Предприниматели, которые отказались от кассовой документации, для того чтобы брать средства из кассы, должны оформить через расчетные кассовые отчеты, указав, что средства переданы учредителю на его потребности.
Кто осуществляет контроль и проверку кассовой дисциплины.
Ранее ответственность за проверку лежала на банковских организациях, а вот сейчас обязанности перешли к сотрудникам федеральных налоговых органов.
Контрольно-кассовая техника (ККТ), так же как и кассовая дисциплина, может подвергаться выездным проверкам. Чаще всего проверяют сразу несколько пунктов. К ним относятся:
1. Проверка учета всей наличности, которая есть в кассах предприятия;
2. Распечатка отчетной документации, которую содержит кассовый аппарат, а точнее его фискальная память;
3. Контроль документальной базы, включая кассовые книги, приходные и расходные отчеты, бумаги по кассовым аппаратам;
4. Проверка выдачи кассовых чеков или бланков покупателям. Это осуществляется с помощью визуального наблюдения, видеозаписей или записей диктофона. Если выясниться, что чек не был выдан, предпринимателю грозят штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины.
Штраф за нарушение кассовой дисциплины на 2016-2017 год.
Размер штрафа за нарушение кассовой дисциплины для индивидуального предпринимателя составляет столько же, сколько и для должностного лица, а именно от четырех до пяти тысяч. Что касается любого юридического лица, то им придется выплатить от сорока до пятидесяти тысяч рублей.
Поэтому, для того чтобы избежать лишних расходов и проблем с законом, необходимо хорошо ознакомится с понятием кассовая дисциплина: ответственность, порядок ведения и штрафные санкции – все это регламентировано на законодательном уровне и доступно как в литературе, так и на просторах интернета.
