В данной статье мы рассмотрим основные 7 способов делать больше, а уставать меньше, при этом повышая качество собственной работы и достигая поставленных целей куда быстрее. У людей есть привычка просто игнорировать некоторые задания, которые, казалось бы, не являются первоочередными по своей важности, откладывать их на потом, а вскоре и просто забывать, с мыслью, что успеется.
Однако на уровне подсознания человек все равно помнит, что не выполнил необходимые дела, и это заставляет его нервничать, приводит к стрессу и напряжению на рабочем месте. Тогда как ежедневно поступают новые дела, которые необходимо выполнять, на старые, отложенные задания просто не остается времени, но это не значит, что мозг забывает о них. Наоборот, он накручивает новые задачи поверх отложенных, по принципу снежного кома.
Как же избавить свое подсознание от постоянного давления, чтобы не уставать на работе, повысить продуктивность труда и улучшить общее состояние, как физическое, так и эмоциональное? Мы поговорим об использовании техники завершения всех заданий, которые стоят перед индивидом. В последнее время все больше внимания уделяется этой методике в средствах массовой информации, на тренингах и семинарах. Основная идея техники заключается в том, что человек не должен откладывать работу на потом, даже если она и не является приоритетной по важности, а выполнять все свои обязанности последовательно, доводя каждое дело до логического завершения.
Многие менеджеры, которые вынуждены выполнять крупнейший объем работы, ориентируются на метода управления временем или
коучинг, однако предлагаемая в статье техника слегка отличается от привычных способов организации деятельности. Здесь мы ориентируемся не только на распределение заданий в определенной последовательности в рабочее время, но и на реорганизацию принципов и установок, которые подсознательно руководят действиями человека. Таким образом, мы постараемся помочь вам избавиться от давления и напряжения, которое присутствует в вашем подсознании, очистить мышление от лишних нюансов, которые не позволяют больше успевать, замедляя работу.
Нельзя говорить о том, что данная техника подходит только для менеджеров, для крупных бизнесменов или начинающих предпринимателей – она общая, полезная для любого человека, который хочет привести в порядок свой ритм жизни и организовать свои дела.
Почему необходимо структурировать собственную занятость?
Получая задание, мозг человека начинает чувствовать ответственность за его выполнение, а когда он осознает, что сроки прошли, а необходимое дело не выполнено, его начинает беспокоить стресс, переживания, нервозность. Возникает чувство вины и тревоги. Именно поэтому у человека не получается больше успевать, снижается качество и скорость работы, а в сознании формируется полный хаос.
Для того чтобы правильно разработать свое рабочее расписание, необходимо обладать рядом качеств: уметь сконцентрироваться на одном деле, не рассеивая внимание на остальных заботы,
дисциплинировать себя, как бы сложно это не казалось сделать, научиться работать над одной задачей, даже если появилась более интересное задание. Взявшись за какую-либо работу, вы как бы даете обещание себе, что выполните ее, и примерно представляете сроки, которые на это пойдут. Если же вы отвлекаетесь, сроки затягиваются, сознание напрягается, чувствуя, что что-то нарушается в установленном процессе.
Любой бизнесмен, будь он начинающим дельцом, или устоявшимся представителей сферы деятельности, для достижения успеха должен уметь правильно распределить свои обязанности. А повышение эффективности труда напрямую зависит от того, насколько комфортно чувствует себя человек, насколько он удовлетворен в эмоциональном и моральном плане. Если сознание перегружено мыслями о том, что встреча, на которую надо было съездить еще неделю назад, в пятый раз переносится, а вопрос о составлении отчета остается открытым уже третий день, то ни о каком комфорте речи и быть не может.
Любой рабочий процесс включает в себя ряд подзадач, которые необходимо выполнять для достижения общей цели, и если подходить к ним хаотично, то возникает путаница. Если брать того же менеджера, то ему необходимо и коммерческие предложения составлять и рассылать, и холодными звонками заниматься, и на встречи ездить, и многое другое. Так же и все другие сотрудники загружены рядом взаимодополняющих задач. Поэтому у них у всех возникает логичный вопрос:
как больше успевать за меньшее время?
Рано или поздно не организованный человек сталкивается с тем, что его почтовый ящик переполнен важной корреспонденцией, заказчики интересуются, когда уже, наконец, можно будет переговорить лично, а начальник вызывает на ковер. Тогда работник начинает испытывать нарастающее чувство тревоги. А видя то, что он просто не справляется с потоком работы, формируется
неуверенность в собственных силах, боязнь увольнения и так далее. Даже стараясь составить примерный план действий на месяц или неделю, человек может выполнять это просто, для галочки, мол, дела распланировал, можно и кофе выпить. А вот когда спустя пять дней, открывая график, начинаешь понимать, что ничего не выполнил в срок, возникает чувство паники и стресс.
Получается, что мало просто составить график своей деятельности, необходимо еще и неуклонно следовать ему. Ощущая, что работа накапливается, человек начинает чувствовать себя неспокойно, напряженно, и даже если некоторые дела он все же успевает сделать, то всю работу становиться одолеть просто непосильно. Вскоре, сам рабочий процесс перестает приносить удовлетворение, заменяя его нервозностью, переживаниями и страхом.
Причем, даже в свободное от работы время, мозг продолжает думать о том, что еще необходимо сделать,
как работать и не уставать, выполняя при этом больший объем работы, иногда человек начинает брать работу на дом, чтобы закончить все невыполненные задачи, что приводит к недосыпу, хронической усталости, раздраженности. А на самом деле, объемы заданий здесь не причем. Дело в том, что начиная выполнять задание, бросая его на половине и принимаясь за следующее, человек попросту теряется в том, что ему надо сделать в целом.
Если человек не доводит дело до конца, то это храниться в его подсознании, что способствует рассеиванию внимания, снижению концентрации на выполнении одной задачи. Ведь в голове все время бытует мысль о том, что надо сделать еще и отчеты, совершить звонки, проверить почту, поэтому в процессе выполнения расчетов очень трудно углубиться в них полностью.
Конечно, использование тайм-менеджмента в организации рабочего процесса очень важно, помогает структурировать затраты собственного времени, выделить четкое количество минут или часов на то или иное дело, однако эта методика не привязана к сознанию человека. А мы говорим не только о выстраивании рабочих задач, но и об упорядочивании собственных мыслей, подсознания, образа мышления. Необходимо достигнуть того уровня, когда рабочие моменты будут не нагружать сознание, а, наоборот, действовать положительно, удовлетворять человека.
Итак, в основе организации собственного рабочего процесса должны лежать несколько принципов.
1. Неважно, какую задачу поставил перед собой человек, будь то поездка на море или посещение семинара или отправка коммерческих предложений, для мозга это установки в любом случаи;
2. Все установки, которые находятся в подсознании, находятся в очереди на выполнение, поэтому если задача долго откладывается и сроки затягиваются, мозг воспринимает ее, как невыполненное обещание, данное самому себе;
3. Ощущение незаконченного дела приводить к постоянному напряжению, что в будущем может перерасти в стресс и даже в депрессию.
По мнению психологов, человек не может настроить свое сознание так, чтобы дать ему понимание прошлого и будущего времени. Есть задача, которая должна быть выполнена, она поставлена и находится в очереди к осуществлению. Если она долгое время не выполняется, мозг начинает напрягаться. Например, вы запланировали сделать ремонт за ближайшие несколько месяцев. Для подсознания это воспринимается так, как будто ремонт должен быть выполнен уже сейчас, а понятие нескольких месяцев просто теряется. Поэтому эта задача будет находиться в уме постоянно, и будет восприниматься как необходимая к выполнению в данный момент.
Нельзя просто поставить будильник в сознании человека, который ровно через несколько месяцев напомнит о необходимости сделать ремонт. Допустим, человек поставил себе задание пойти на курсы повышения квалификации, но сделал это только спустя год после того, как задумал. Можно сказать, что на протяжении года он находился в процессе похода на курсы. Эта задача постоянно занимала определенную память в голове, и даже если вы периодически забывали о ее наличие, наверняка ощущался дискомфорт, напряжение от ощущения, что что-то не сделано.
Если вы задались вопросом, как больше успевать, когда не хватает времени, это говорит о том, что ресурсы сознания и памяти перегружены поставленными, но не осуществленными задачами. Чтобы очистить свой мозг и память от ненужной информации и лишнего давления, необходимо:
• Проанализировать все задачи, которые находятся на данный момент во внутренней памяти, и постараться записать их на внешний носитель. Например, в тетрадку, в ноутбук, на компьютер и так далее;
• Тщательно рассмотреть каждую задачу, и определить какие шаги следует предпринять ля начала движения к конечной цели. Допустим, давно откладывалась задача поездки к родственникам. Начинать надо с того, чтобы взять выходной на работе. Или вы уже месяц планируете обзвонить потенциальных клиентов в поиски новых заказчиков. Для начала составьте список организаций, которых может заинтересовать ваш товар, и они еще не являются вашими партнерами.
• Тогда память немного освободится, ведь ей не надо будет удерживать информацию, которая надежно сохранена на внешнем носителе. Именно на таких принципах базируется одна из техник направленная на повышение эффективности труда и сокращение напряжения на работе.
Еще одним плюсом является то, что при использовании такой техники для упорядочивания собственного сознания касается не только рабочего процесса, но и самых различных областей повседневной жизни. Например, задачами, для решения которых она может быть использована, будет элементарная генеральная уборка в квартире, ремонт или поездка за покупками.
Существует 7 постулатов, на которые следует опираться, и именно их мы и перечислим далее.
Постулат №1. Всегда знать, какое дело следует за выполняемым в данный момент.
В процессе формирования последовательности своих действий, человек становится более подготовленным к тому, какие усилия ему придется приложить для того, чтобы достигнуть желаемого. Ему намного проще подготовить себя изначально к длительной и напряженной работе, чем задать себе установку, сделать первый шаг, а далее посмотреть, как поступать. В таком случае будут открываться все новые задачи, которые покажутся недостижимыми. Для того чтобы уверенно и пошагово добиваться результата, необходимо
дисциплинировать самого себя. Большинство людей изначально неправильно дают себе установку, не конкретизируя своих действий, которые необходимо будет выполнить для достижения цели. Приведем пример. Человек говорит себе:
«Я хочу хорошо зарабатывать». А теперь постараемся выстроить эту цель правильно:
• Следует найти работу с перспективой карьерного роста;
• Следует определить, какого уровня заработка вы хотите достигнуть за первый год работы;
• Следует совершенствовать свои знания в процессе работы, повышать квалификацию.
Это минимальный способ разложения конечной цели на подзадачи, которые выполнить гораздо легче, чем получить абстрактный хороший заработок. Для того. чтобы немного разгрузить свое подсознание, достаточно даже обдумать вопрос, который остается в списке невыполненных задач. Например, вы все откладываете начало ремонта. Остановитесь и внимательно посмотрите на свою комнату. А нужен ли здесь ремонт, или достаточно просто сделать перестановку и купить несколько новых предметов мебели? Даже такие размышления приблизят вас к ответу, и вы почувствуете, как сознания стало менее напряженным.
Часто человек ставит задачу решить ту проблему, которая в данный момент не требует срочного решения, и потом чувствует постоянный дискомфорт, поэтому первое, что нужно сделать, это понять, стоит ли вообще именно этим делом заниматься на данном этапе своей жизни.
Очень часто человек нагружает себя масштабной задачей, которая кажется просто непосильной, а после мучается от того, что никак не может с ней справиться. Если вы поставили перед собой построить дом, то это звучит крайне масштабно и сложно, а вот если составить список подзадач, например, найти дешевые стройматериалы, после начертить примерный план дома, и так далее, то и последовательное приближение к цели будет добавлять энтузиазма и сил.
Постулат №2. Использовать внешние носители информации.
Не стоит нагружать свою память кучей информации. Во-первых, это замедляет мозговую деятельность, человек начинает быстро уставать, получает стрессы, нервничает. Во-вторых, все-таки наша память изучена далеко не полностью, поэтому нельзя гарантировать, что важная информация попросту не улизнет. Поэтому специалисты и советуют использовать внешние носители для хранения данных, тем более, что в современное время их ассортимент довольно широк: планшеты, телефоны, компьютеры, простые тетрадки, ежедневники и так далее. Каждый выбирает то, что удобнее именно для него самого.
Психологи доказали, что после того, как человек переносит все свои планы и замыслы на носитель. Его мозг расслабляется, а напряжение значительно спадает. Конечно, если заброшенных дел много, то поначалу перечень будет пугать, но если планомерно завершать подзадачи, то со временем такое планирование, наоборот, значительно поможет в повышении уровня дисциплины самого себя. Кроме того, визуально осмотрев задачи, которые вы ставили перед собой, наверняка окажется, что некоторые в принципе не актуальны на данный момент, а другие не нужны в принципе.
Кроме того, свой перечень заданий надо регулярно корректировать, расширять новыми целями, если таковые имеют место, красиво и упорядоченно оформить, чтобы все было доступно и понятно, и не возникало путаницы в записях.
Постулат №3. Контекст – помощник в организации заданий.
Как говориться, просто выполнять какую-либо работу не так и сложно научиться, а вот намного сложнее определиться с тем, чем именно лучше заняться, чтобы это было выгодно и полезно для самого себя. Психологи утверждают, что степень нагрузки подсознания не зависит от такого, какое дело лежит в долгом ящике – крупное, или пустяковое, оно все равно вызывает дискомфорт. Если же вы не знаете, как разгруппировать невыполненные задания, то можно ориентироваться на контекстный прием.
Итак, классифицируем задачи на подгруппы. Первая группа включает в себя те задания, которые нуждаются в больших энергетических затратах, например, встреча с заказчиками, или поиск новых клиентов. Вторая группа заданий, не требующих больших затрат энергии: изучение электронных писем, составление документов. Второй группе можно уделять внимание тогда, когда недостаточно сил на проведение встречи с клиентами, или же просто, когда времени остается не так и много.
Как бы не казалось, но очень много лишних минут, а иногда и часов, человек тратит на то, чтобы определиться, чем заниматься в данный момент. Например, для того, чтобы составить документ, времени осталось мало, а вот для проведения встречи уже поздно, так может пообщаться с заказчиками по скайп? Или все-таки приступить к составлению документации, но тогда если я не успею, то завтра уже забуду суть, о чем писал, и так далее. Такие сомнения бередят человека до тех пор, пока он не начинает чувствовать, что рабочее время куда-то пропадает, усталость присутствует, моральное напряжение растет, а работа продвигается все медленнее. А распределив свои задачи согласно их контексту, можно быстро сориентироваться и выбрать именно ту, которая может быть выполнена именно сейчас. Допустим, до конца рабочего дня осталось мало времени. Достаточно просто заглянуть в свой перечень задач, не занимающих много времени, и выбрать, что еще можно успеть завершить.
Постулат №4. Не откладывайте быстрые дела.
Этот постулат позволит вам намного больше успевать сделать. Составляя перечень задач на сегодняшний день, не надо указывать те, которые можно выполнить прямо сейчас, иначе количество дел просто наведет тоску. Например, вам надо занести бумаги бухгалтеру – сделайте это сию минуту, ведь дело займет три минут, а одним пунктом будет меньше. Тоже самое касается работы с корреспонденцией. Не стоит нагромождать документацию и письма на столе, обещая себе просмотреть их в свободную минуту. Возьмите их сразу же и изучите, ведь намного проще разобраться с бумагами, когда их штук пять, а не целая стопка.
Но даже если вы успели накопить неразобранные письма, поверьте, пересмотреть их не займет много времени, а вот сознание того, что почтовый ящик переполнен, напрягает сознание, ведь мозг постоянно держит в себе задачу просмотреть почту. Итак, если вы, составляя перечень дел на сегодня, видите, что есть задача, выполнить которую можно за несколько минут, сразу принимайтесь за нее, чтобы не нагромождать свой план действий.
Постулат №5. Храните идеи и мысли на бумаге.
Очень часто, находясь в отпуске, занимаясь отвлечёнными делами или в выходной день, к человеку приходит довольно полезная мысль, которая могла бы сослужить отличную службу в рабочем процессе. Так вот, не смотря на то, что вы далеко от офиса, не упускайте эту идею. И не держите ее в памяти – лучше поместите на внешний носитель, в тот же блокнот в телефоне, планшете, или в обычной тетрадке. Во-первых, так вы ее точно не упустите, а во-вторых, мозг не будет перегружен. На самом деле, именно в расслабленной обстановке, в путешествиях или на отдыхе, появляются самые интересные задумки, но если рядом нет внешнего носителя, то мозг даже не желает направлять свою деятельность в эту область.
Подсознание человека устроено так, что когда мозг понимает, что ему не придется хранить в себе все мысли по поводу работы на протяжении всего отпуска, а они просто могут быть записаны, то он начинает активно изобретать интересные и новые подходы к решению самых разных задач.
Периодически просматривайте свой носитель, анализируйте, ведь каждый новый день приносит новый взгляд на ту или иную ситуацию. Если еще вчера вам казалось, что разработана отличная идея, то на следующий день могут прийти мысли, как сделать ее более совершенной.
Постулат №6. Работа и жизнь – взаимосвязаны.
Человеческий мозг воспринимает все проблемы одинаково, будь то рабочие моменты, проблемы в личной жизни или экзамен по вождению. Есть задача, которая требует решения, держится в памяти, занимая место, крутиться в подсознания, вызывая напряжение. Причем и то, где находится индивид в данный момент, собственно роли не играет – человек может десятый день загорать на океане и беспокоиться о том, что перед отъездом поссорился с родными, или не составил важный отчет.
Многие считают, что приходя на рабочее место, все остальное должно переставать для них существовать аж до конца рабочего дня. Но на самом деле, это мнение ошибочно, так как любая проблема, которая держится в сознании, не дает полностью окунуться в рабочий процесс. Так что намного лучше все же решить своим личные вопросы, и лишь потом переходить к обдумыванию профессиональных моментов, в противном случае эффективность труда будет низкая, а общее состояние напряженное и удрученное.
Кстати, для того чтобы сильно глубоко не уйти в обдумывание ссоры со свекровью или постройки дачи, можно даже в рабочем графике выделить этот вопрос отдельным пунктом, например, пятнадцать минут должно хватить на то, чтобы прийти к какому-либо консенсусу с самим собой.
Постулат №7. Психологический подход к решению вопроса.
Чем больше человек накручивает себя одной и той же навязчивой проблемой, тем меньше времени и внимания остается у него на остальные мысли, в том числе и на работу. Для того, чтобы избавиться от преследующей вас мысли, можно использовать различные психологические приемы. Допустим, попробуйте проанализировать свою проблему с логической точки зрения. Или задайте себе четкие установки, по типу аффирмаций.
Для того, чтобы минимизировать свои навязчивые негативные мысли, следует в первую очередь быть нацеленным на результат, на достижение поставленных целей, а все проблемы, которые возникают на пути, воспринимать, как временные трудности, незначительные препятствия, которые встречаются каждому, кто хочет чего-то добиться.
Если, например, начинающий предприниматель, столкнулся с проблемой того, что конкуренция на рынке оказалась выше, чем он ожидал, это не повод думать, ну что же, поработаю немного, и буду искать другую нишу. Необходимо мотивировать себя тем, что раз конкуренты достигли успеха и застолбили свое место, значит и у вас это получится, главное, найти правильный подход. Можно провести заманчивые акции, завезти товар, который является редкостью в данном регионе, и так далее.
С помощью такого подхода можно не только
улучшить эффективность своей деятельности, не уставать на работе, успевать сделать больше в рабочее время и так далее. Он помогает человеку структурировать все области своей жизни, разгрузить подсознание и избавить себя от страхов и напряженности. Если сознание индивида не перегружается лишними проблемами, то ему намного проще расслабиться, появляются новые планы, идеи, желания.
Человек, после того, как отпускает проблемы из своего подсознания, становиться намного более удовлетворенным своей жизнью, надеемся, что рассмотренные 7 способов делать больше, а уставать меньше, помогут вам в этом.
