Специалисты подсчитали, что более 50 процентов деловых вопросов решаются по телефону, поэтому крайне важно знать
правила телефонного этикета. Так этот способ связи является самым быстрым способом установки контактов. Но от того как будет звучать ваш голос во время телефонного разговора и от вашей манеры общения во многом будет зависеть репутации вашей фирмы и успех ее деловых операций. Поэтому телефонный этикет является составной частью имиджевой политики любого предприятия.
Для того чтобы изучить культуру делового общения нужно знать основные правила телефонного этикета.
В настоящие время существуют несколько правил этикета:
1. Поднять трубку нужно до 4 гудка, так как первое впечатление о вашей фирме и лично о вас складывается от того как долго вашему собеседнику приходится ждать от вас ответа.
2. Второе правило телефонного этикета гласит - разговаривая по телефону все посторонние разговоры, нужно отложить на время.
3. Если вы хотите освоить искусство разговора по телефону то вы должны усвоить одно требование – во время общения по телефону вы не должны есть, курить или пить, это с вашей стороны будет достаточно неприлично.
4. Когда вы поднимаете трубку не нужно говорить «Минуточку» и заставлять звонившего вам человека ждать пока вы не решите свои проблемы. Так можно делать лишь в очень крайних случаях и только в пределах минуты.
5. Если кто-то ждет вашего звонка, обязательно перезвоните ему.
6. Когда вы звоните домой человеку, то вы вторгаетесь в его личную жизнь, поэтому поинтересуйтесь, есть ли у вашего собеседника время на разговор с вами.
7. Разговарить по телефону нужно предельно вежливо.
8. Если во время разговора по телефону к вам пришли гости, то нужно учтиво и вежливо завершить разговор.
9. Если в момент телефонного разговора связь оборвалась, положите трубку и вновь наберите номер того кто вам позвонил ранее.
10. Еще одно правило телефонного этикета гласит – первым положить трубку должен тот, кто звонил.
Длительность телефонного разговора по правилам телефонного этикета должна быть не более четырех минут.
Есть еще несколько основных правил телефонного этикета:
1. По правилам телефонной этике после того как вы услышите ответ абонента, вы должны поприветствовать его и представиться ему, если человек вам не знаком. Такая процедура должна быть обязательной и взаимной.
2. Если звонок сначала проходит через секретаря и туда, куда вы звоните, вас не знают, секретарь может спросить о причине звонка.
3. Не зависимо от вашего настроения постарайтесь улыбаться во время телефонного разговора, в противном случае вы не сможете расположить к себе своего собеседника.
4. Когда вам позвонили, то по правилам телефонного этикета после того как вы взяли трубку вы должны придерживаться следующих правил:
- если звонивший хочет поговорить не с вами, то нужно сказать чтобы он подождал немного, пока тот не подойдет к телефону.
- если телефон звонит, а вы в это время говорите по другому, то вы после того как снимете трубку первым делом извинитесь и по возможности прекратите первый разговор, затем начните разговор с тем кто вам позвонил вторым. Если вы не можете прекратить первый разговор, то извинитесь перед вторым собеседником и попросите его перезвонить позже.
Существует еще много правил телефонного этикета, но в данной статье мы рассмотрели только основные из них. Для того чтобы освоить искусство разговора нужно знать хотя бы эти
правила телефонного этикета.
