В современном мире умение правильно вести деловую переписку на иностранном языке, довольно важный момент, существуют конкретные
правила деловой переписки на английском языке.
1. Дата прописывается полностью. Для Великобритании как правило принят следующий стандартный формат: день/месяц/год. Использование запятых запрещается.
2. Адрес и имя получателя должны располагаться в разных строчках. К примеру, получатель подписывается в тексте как Julia Stuart, именно так и надо писать ее имя. Подпись Mrs. J Stuart будет не верной.
3. В деловом письме обращаясь к получателю, если его имя не известно, то деловую переписку на английском языке следует начинать со слов Dear Sir, Gentlemen, Madam, Dear Sirs. Если имя получателя известно
деловую переписку правильно будет начать со слов Dear Mr, Miss or Ms, Mrs. Сокращение в письме разрешаются. Если адресат женщина, принято использовать сокращение в виде Ms. В том случае если письмо пишется для человека знакомого, то используется только его имя Jack Reacher.
4. Обычно переписка на английском языке заканчивается вежливой концовкой. Самые востребованные вариации концовок: Yours sincerely, данная концовка используется только в совмещении с личными обращениями, Yours faithfully, применяется в сочетании с такими обращениями, Dear Sirs Sir/ Sirs or Madam.
5. После конца деловой переписки, как правило оставляется 4 или 5 строчек, для того, чтобы имелась возможность поставить подписи. Имя отправителя разрешается писать как угодно, полностью прописными буквами, так же можно употреблять только большую букву для первых заглавных букв. Должность отправителя или же наименование отдела, обязательно прописывается в следующей строчке под именем.
6. Вложения – это наиболее распространённый метод указать, что в деловом письме имеется вложение. Можно написать так, Encs или Enc внизу письма, одну строчку необходимо пропустить для должности отправителя.
7. В завершении делового письма, вслед за подписями допустим дополнительный текст. (P.S.) - Post Scriptum как правило здесь пишется что-то немаловажное: подтверждение предложения, которое было описано выше в тексте, или же просьба что – то выслать незамедлительно. Как правило P.S. должно состоять только из одного предложения.
8. В деловой переписке не используется разговорные сокращения или сленги.
Главное помнить и знать кому данной письмо адресовано. От этого напрямую зависит уровень его формальности. Ответ на письмо следует писать, в таком же стиле полученного письма. В том случае если письмо пришло на имя «Dear Joel» - вам необходимо ответить подобным образом – «Dear Jack».
В конечном виде структура делового письма выглядит так:
• Address – обратный адрес отправителя;
• Date – дата, когда было подготовлено данное письмо;
• Addressee – адрес получателя;
• Reference – ссылка;
• Regarding – тема;
• Salutation – приветствие;
• Problem – суть проблемы;
• Closing – заключительная часть;
• Ending – конец письма;
• Position – должность отправителя;
• Enс – приложение.
Если ваша трудовая деятельность, обязует вас
вести деловую переписку на английском языке, вы можете воспользоваться советами нашей статьи, чтобы не допустить ошибок.
