Доверенность на получение товара и материальных ценностей выдается сотруднику, который будет получать ТМЦ со склада поставщика или денежные средства из кассы партнеров. Доверенность выдается только сотрудникам организации – люди, не состоящие в штате компании, получить этот документ не могут.
Доверенность на получение материальных ценностей представлена двумя унифицированными бланками. Это форма № М-2 и форма № М-2а.
Образец доверенности на получение товара (форма М-2)
Если сотрудничество носит долговременный характер, и сотрудник организации-заказчика регулярно получает товары, то используют форму № М-2а. Если это разовые акции – то форму № М-2.
Форма М-2а регистрируется в специальном журнале, так как не имеет отрывных частей, на которых можно зафиксировать необходимые данные о сроках получения ТМЦ и лице, на которое возложена эта обязанность. Форма № М-2 обладает корешком, на который записывается необходимая информация. Корешок отрывают, и он хранится у бухгалтера, предварительно подшитый и помеченный в числе других в хронологическом порядке.
Образец доверенности на получение товара (форма М-2а)
Доверенность на получение товара оформляют в одном экземпляре. Обязательным при заполнении доверенности на получение материальных ценностей является проставление номера документа, даты его составления и срока действия.
Законодательство разрешает выдавать доверенность на срок до трех лет, но на практике это происходит редко. Обычно организации выдают доверенности на срок, соответствующий условиям договора или других документов, регламентирующих проведение сделки. Срок действия доверенности зависит и от возможности заказчика оплатить товар и, как правило, не превышает 15 дней. Но если получение товара по доверенности носит постоянный характер для какого-то одного сотрудника, то доверенность выписывают на месяц.
Доверенность на получение товара должна содержать ИНН, полное название и почтовый адрес плательщика и потребителя. Если они представлены одним и тем же юридическим лицом, то в графе «Плательщик» записывают «Он же». Далее указываются банковские реквизиты плательщика и паспортные данные представителя организации-получателя товара. Информация о сотруднике необходима по той причине, что он должен будет показать паспорт при получении ТМЦ.
В доверенность на получение материальных ценностей включают наименование поставщика и информацию о документе, который служит основанием для отгрузки товара. Отсутствие такого документа может быть связано с небольшой номенклатурой или невысокой стоимостью получаемых ТМЦ.
На оборотной стороне доверенности имеется список получаемых товаров с их полным наименованием, единицами измерения и общим количеством. Эти данные заполняются прописью с заглавной буквы, начиная от левого края графы. Если в строке осталось свободное место, ставят прочерк. Если указанные данные размещены на лицевой части документа, то на оборотной - строки для ее заполнения прочеркиваются. В незаполненных полях обязательно ставят прочерк.
На корешке формы доверенности М-2 содержатся все необходимые данные: номер, дата выдачи, срок действия, фамилия и должность получателя ТМЦ, название компании-поставщика и информация о документах, на основании которых производится отгрузка товара.
В доверенности обязательно должны быть подпись сотрудника, получающего ТМЦ, руководителя и главного бухгалтера организации, печать компании. Если для доверенности используется форма М-2а, то получатель товара ставит свою подпись в специальном журнале.
Работник, не использовавший доверенность в силу каких-либо обстоятельств, должен вернуть ее в бухгалтерию в день, следующий за окончанием срока действия. В этом случае доверенность хранится до конца года у ответственного лица и имеет пометку «не использована» на корешке или в журнале в зависимости от формы документа.
Доверенность на получение товара и материальных ценностей, по которой организация получила ТМЦ, хранится в течение пяти лет.
