Если вы думаете, что написание деловых писем уже давно неактуально, то вы ошибаетесь, и многие люди сейчас размышляют о том,
как правильно написать деловое письмо. Письма на бумаге давно ушли из обихода, и все более привычными для нас становятся электронные письма, но это не избавляет нас от необходимости владеть стилем написания электронного письма.
Деловые письма пишутся обычно руководителям компании, партнерам по бизнесу, поэтому в нем должны отсутствовать эмоциональные составляющие. Деловое письмо должно быть написано по делу, и смысл его должен быть ясен с самого начала.
Текст делового письма должен быть кратким и деловым, по сути дела, это официальный документ. В деловом письме могут содержаться поздравления, просьбы, вопросы, претензии, поручения, соболезнования и так далее.
Оформление делового письма – это очень важный вопрос, ведь от его внешнего вида зависит репутация вашей фирмы. Для того, чтобы написать деловое письмо, вам надо взять фирменный бланк вашего учреждения, на котором должно быть написано его полное название, банковские реквизиты фирмы, почтовый адрес.
Деловое письмо пишется на бланке, в верхнем правом углу которого пишутся фамилия, имя, отчество адресата. В центре письма должно стоять обращение к адресату, выделенное жирным шрифтом. Обращение заканчивается восклицательным знаком, и в зависимости от ситуации можно использовать такие обращения: «Уважаемый господин заведующий!», «Уважаемый Кирилл Леонидович!», «Уважаемая Анна Ивановна!». При этом деловое письмо не допускает таких обращений, как «г-н» или «г-жа», также нельзя упоминать просто инициалы человека.
Текст делового письма начинается со вступления, в котором нужно сформировать цель вашего письма, повод для его написания. Следующий раздел – это основная часть делового письма. Здесь вы излагаете суть, ту проблему, из-за которой вы обратились к вашему адресату. После основной части идут выводы, или заключение. Выводы начинаются словами «Надеемся, что…», «Я уверен, что…».
Деловое письмо должно заканчиваться вашей подписью, при этом надо указывать свои имя, отчество, фамилию. Если в вашем письме есть приложения, то их надо помещать в отдельных документах. Не забудьте о том, что информацию о приложениях нужно поместить в основном тексте письма до подписи.
Пример делового письма вы можете скачать ниже. Если вы ведете электронную переписку, то вам надо помнить следующее. Почту надо проверять не реже, чем два раза в день, так вы не будете задерживать работу других людей. Если у вас нет возможности ответить на пришедшее письмо прямо сейчас, то хотя бы пробегите его глазами и уясните его суть, то есть, от кого оно пришло, и какой вопрос в нем затронут. Если вы пишете ответ, то обязательно заполняйте поле «Тема». По теме письма можно представить его содержание. В письме желательно наличие электронной подписи. Изучите все эти тонкости, и тогда ответ на вопрос,
как написать деловое письмо, не будет для вас сложным.
Скачать пример делового письма (10554)
