Одно из привычных повседневных занятий человечества – писать письма. Однако, количество писем не говорит об их эффективности. То есть огромная часть человечества не имеет понятия о том,
как правильно написать электронное письмо. К сожалению, мало кто обучает правильному написанию электронных писем.
Что такое правильное электронное письмо? Это электронное письмо, на которое вы обязательно получите ответ. Трудно спорить с тем, что одно единственное письмо способно перевернуть жизнь.
Любое письмо – товар, который заинтересует или нет покупателя (адресата). То есть ваш адресат может в день получать десятки, возможно сотни, писем, и, как правило, он физически не может ответить на них с должным вниманием. Такие люди большинство писем просто отправляют в корзину. И только от вас зависит, куда отправит ваше письмо адресат – в корзину или на панель для ответов.
Давайте разбираться, когда же адресант (отправитель) и адресат (получатель) не находят общий язык.
Позиция адресата:
• - множество писем получает ежедневно
• - публичные личности получают письма с комплиментами
• - письма со стандартным набором вопросов и просьб
• - недостаток свободного времени
• - окажет быструю помощь, не более того
Позиция адресанта (отправителя):
• - долго придумывает идеальное письмо (часто очень длинное)
• - уверенность в оригинальности запроса, в уникальности и особенности
• - уверенность в своем единичном случае
• - уверенность, что именно ему не могут отказать
• - в своем письме описывает много подробностей, для лучшего уяснения адресатом своей точки зрения
В том, чтобы вы получили ответ на ваше письмо, секрет простой – поставьте себя на место получателя и только тогда пишите электронное письмо. Давайте рассмотрим некоторые моменты, которые учитываются многими адресатами при желании ответить письмо. Возможно, требования несколько жесткие, но это реальность и от нее никуда не деться.
Как правильно написать электронное письмо, на которое точно ответят?
Время.
Каждый деловой человек ценит свое время. Поэтому уважайте время адресата, постарайтесь разобраться в ситуации самостоятельно, возможно, у вас отпадет необходимость писать письмо. Верьте в свои силы. Воспользуйтесь сервисом Google или Yandex, здесь вы сможете найти ответы на многие ваши вопросы.
Приветствие.
Свое электронное письмо обязательно начинайте с нейтрального приветствия, не используйте слово «Привет». Оно выглядит не корректно.
Имя адресата.
Позаботьтесь о том, чтобы вы знали имя вашего адресата. Не ограничивайтесь сухим «Здравствуйте». Обращение к адресату по имени делает ваше письмо более персональным, отличным от спама.
Не вздумайте делать ошибки в имени адресата. В данном случае не простительны даже описки. Это задевает личностные качества получателя и зачастую само письмо адресат уже не читает, а просто отправляет в корзину.
Эмоциональная связь.
Необходимо установить эмоциональную связь с адресатом до того, как речь зайдет о делах.
Побольше соберите информации об адресате, о его увлечениях, о его бизнесе, особенностях. Это поможет вам акцентировать некоторые моменты из жизни адресата, что вызовет у получателя участие к вам, и он захочет вас выслушать и возможно, поможет. Лаконичность, краткость и правдивость будут вам на руку.
Краткость и еще раз краткость.
Все время помните, что время любого человека – бесценно. Не пишите письма на несколько страниц, не вдавайтесь в вашу биографию от рождения до нынешнего времени. Пишите по делу и как можно короче. Чтобы адресат улавливал суть и не утомился от количества деталей, которые вы ему перечисляете. Как правило, длинные подробные письма не читают, их сразу отправляют в корзину. Электронное письмо должно цеплять несколькими предложениями или найдите другого адресата, который захочет читать многостраничные монологи.
Четкость.
Делая письмо кратким, четко и конкретно выражайте то, что хотите донести до адресата. Не интригуйте получателя фразами: если хотите узнать, что я вам могу предложить или я занимаюсь подобными вашим делами и может будем сотрудничать. Такие фразы убивают желание адресата отвечать вам, письма отправляются в корзину, а адресаты блокируются.
Давайте ссылки на свои ресурсы, убедившись, что ссылки рабочие. Никогда не пишите письма заглавными буквами. Это говорит о том, что вы кричите или что-то требуете. Корзина снова будет пополнена вашим таким письмом.
Также не пишите письма только строчными буквами. Помните, как пишут книги. Заглавные буквы должны присутствовать в тексте там, где нужно.
Проверьте письмо на наличие ошибок и знаков препинаний. Особое внимание уделяйте написанию иностранных слов, особенно если они имеют значение для получателя.
Пользуйтесь
универсальными советами при написании электронных писем любому незнакомому человеку, и вы увидите, что шансы получить ответ значительно возрастут.
