Командировкой признается выезд работника, для выполнения задания работодателя вне места работы. Даже если это филиал компании или тот же федеральный округ, если предстоит выполнить задание вне места работы, это уже командировка. А оформить командировку сотруднику нужно согласно законодательству.
Размеры и порядок компенсации затрат, определен в нормативных актах или отдельным постановлением о командировках, утвержденным руководителем. Размер суточных для коммерческих организаций не ограничивается и устанавливается самой компанией, кроме этого, необходимо учесть расходы на проезд, на жилье, дополнительные расходы.
Порядок направления работника в командировку.
Каждая организация, должна иметь специальные журналы, для учета сотрудников, которые направляются в командировку.
В журнал, который содержит сведения о сотрудниках, отправившихся в командировку, заносят следующие данные: ФИО сотрудника, дата и номер командировочного удостоверения, пункт назначения и название организации, в которую работник был направлен.
Во втором, отмечаются те, кто прибыл в командировку. Здесь отмечаются такие данные: ФИО прибывшего в ту компанию, куда он был командирован, название компании, которая оформила командировку сотруднику, дата прибытия и отъезда.
Время командировки не ограничено. Но, чтобы правильно оформить командировку, обратите внимание на время прибытия и возвращения. Не забывайте, что помимо времени выезда, нужно учесть то время, которое сотрудник потратит на то, чтобы добраться до станции или аэропорта.
При оформлении командировки сотруднику, готовиться определенный пакет документов. Какие именно документы будут в него включены, зависит от вида командировки – местная, по территории России, зарубежная.
Порядок направления работника в командировку таков:
- Оформляется решение об отправке в командировку сотрудника. Как правило, начальник отдела подает начальнику докладную записку на имя руководителя о необходимости поездки.
- Формируется служебное задание, с указанием цели командировки, которое должно быть подписано руководителем и сотрудником.
По приезду, работник пишет отчет о командировке в той же унифицированной форме.
- Затем необходимо оформить приказ на командировку. Для его оформления, используют
форму Т-9. В случае, если командируются несколько человек – Т-9а.
- Теперь, чтобы правильно оформить командировку, нужно выписать командировочное удостоверение, используя
форму Т-10. Составляется документ в одном экземпляре. И храниться у работника в течении командировки.
Все отметки о датах прибытия и отъезда, фиксируются в форме Т-10 и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации, в которую сотрудник был направлен. Если работник направляется в организации в разных населенных пунктах, и отправлен он не в организацию, а в город, соответствующие пометки ставятся в гостинице. Нет необходимости в форме Т-10, если задание будет выполнено менее, чем за день.
Как правильно оформить командировку за границу.
Общий порядок тот же, но в Форме Т-10 потребности нет. Законодательством многих стран не предусмотрено возможность фиксирования времени пребывания пометками. А определить время пребывания в зарубежной командировке, можно по штампам в загранпаспорте.
А если вы оформляете командировку в страны, с которыми в которыми заключены межправительственные соглашения и пометки о пересечении границы в паспорте не делают, командировочное удостоверение должно быть оформлено.
Чтобы правильно оформить командировку, работник должен подтвердить свои расходы чеками и квитанциями, которые сдаются в бухгалтерию вместе с формой Т-10.
