Личное дело работника, это целый ряд документов, в которых содержаться данные о сотруднике. В нём содержатся не только те сведения, которые относятся к времени, которое сотрудник работал, но и те, которые относятся ко времени учёбы.
Согласно закону, обязательно ведётся
личное дело работника в муниципальных и государственных учреждениях. Остальные, предприятия не обязаны это делать, но не нужно недооценивать важность этого документа.
Состав личного дела работника.
Состав личного дела работника содержат такие данные:
• Заявление об устройстве на работу.
• Соглашения и все договора, которые были с ним подписаны, и на основании которых сотрудник принят на работу.
• Персональный лист сотрудника.
• Анкетные данные.
• Копии документов об образовании.
• Документы о принятии на должность.
• Характеристики и рекомендации, которые имеются у сотрудника и были представлены при приёме на работу.
• Его регламенты или инструкции сотрудника.
• Аттестации и отзывы к ним.
• Копии личных документов. Паспорта, свидетельства о браке и т.д.
• Все документы о переводах и назначениях, увольнениях.
• Копии различных дипломов, выписки о взысканиях и информация о награждении служащего.
• Информация о доходах и имуществе. А так же, документы, которые эту информацию подтверждают.
• Другие документы.
Эти данные добавляются в личные дела, согласно порядку ведения личных дел работников, по мере появления новой информации.
Формирование личного дела работника.
Все документы и справки подшиваются к личному делу сотрудника по мере их появления. Соблюдается хронология. Для каждого работающего заводят свое личное дело. Но согласно порядку формирования личного дела работника, возможно при архивировании их группировать. Информацию об этом указывают в описи.
Кроме формирования личного дела работника, проводят и опись таких дел. После того, как сотрудник покинет должность, дело отправляют в архив. Кроме гос. служащих, в этом случае, личное дело сотрудника хранятся в течении десяти лет или направляются по новому месту работы.
Оформление личного дела работника.
• На карточке личного дела, согласно порядку формирования личного дела работника, отражается следующая информация:
• ФИО работника, если возможны вариации, они так же должны быть указаны, напишите в скобках девичью фамилию сотрудниц.
• Если дело ведётся на нескольких сотрудников, в заголовке указывают первые буквы фамилий и год, в который они были уволены.
• Последние даты указывают обязательно те, которые проставлены на приказах.
• На обложке обязательно указывают срок хранения личного дела работника.
• Обязательно фиксируют количество листов.
Хотелось бы ещё раз подчеркнуть, насколько важно и полезно может стать
личное дело работника в любой компании.
