Образец заполнения счета на оплату пригодится тем, кто только начинает свою финансовую деятельность. Оплата счетов – неотъемлемая часть любых хозяйственных операций. Ответственное отношение в этому процессу формирует репутацию как покупателя, так и продавца.
Счет на оплату является основанием для перечисления заказчиком денежных средств (в том числе предоплаты) за предоставленные ему услуги, а также для отгрузки поставщиком каких-либо товаров. Этот документ имеет одинаковую ценность для обоих участников рыночных отношений. Покупатель с помощью счета на оплату может доказать перевод платежа, а продавец строит на основе счета учет товарно-материальных ценностей на складе и планирует следующие закупки.
Заполнение счета на оплату не регламентировано какой-либо специальной формой, и каждая организация может сформировать его самостоятельно для использования в своей финансовой деятельности. Главное – чтобы счет на оплату содержал необходимые для документального подтверждения хозяйственной операции реквизиты. К ним принято относить:
• номер документа и дату составления (указываются в заголовке счета);
• платежные реквизиты продавца (получателя денежных средств);
• реквизиты покупателя и грузоотправителя (должны быть указаны ИНН, полное или сокращенное наименование организации – по требованию Устава, почтовый адрес);
• список товаров, подлежащих оплате (название, единица измерения, количество, цена за штуку, общая стоимость, в случае необходимости – НДС или другая налоговая информация).
При заполнении счета на оплату можно указать номер документа, на основании которого производится оплата (это могут быть договор, заказ или наряд). Иногда указывают обязанности сторон при совершении сделки, например, сроки оплаты, отгрузки, способ поставки.
При некоторых обстоятельствах организации могут использовать в качестве образца форму счета на оплату № 868.
Работа со счетом по форме № 868
При заполнении счета на оплату по этой форме желательно заполнять все строки, но если информации по ним нет, проставляют прочерки.
Форма счета на оплату № 868 предполагает наличие обязательных реквизитов.
• Для поставщика это ИНН, полное или сокращенное (по Уставу) наименование предприятия, занимающегося продажей товарно-материальных ценностей. Указывается также его почтовый адрес, телефон/факс, банковские реквизиты (расчетный и корсчет, БИК банка и город, в котором он находится).
• Если поставщик и грузоотправитель представлены одним и тем же юридическим лицом, то в строке указывают «Он же». Если это разные компании, пишут ИНН, полное или сокращенное название грузоотправителя и его полный почтовый адрес.
• ИНН, название и почтовый адрес положено заполнять и в строке «Грузополучатель и его адрес».
• Отметка об акцепте счета на оплату фиксируется записью «Акцептован».
• Если плательщик и грузополучатель – одно юридическое лицо, то в строке записывают «Тот же, что и грузополучатель». Если это разные организации, то должен быть указан его ИНН, наименование, полный почтовый адрес, банковские реквизиты.
• Строка «Сумма счета» заполняется частично, но может быть и совсем не заполнена. Общая сумма фиксируется в строке «Всего продажная».
Как видно из этих данных, заполнение счета на оплату упрощается, если поставщик и грузоотправитель являются одним юридическим лицом, или плательщик и грузополучатель представлены одной организацией.
Если есть необходимость, в специальном разделе счета на оплату определяют условия доставки. Должны быть указаны место назначения и отправления, дата и способ поставки груза (например, автотранспортом поставщика), вид упаковки груза (например, контейнер), число мест (например, количество коробок в партии), номер накладной или квитанции (по которой отгружается товар), вес отправленной партии.
Счет на оплату имеют право подписывать руководитель, главбух или другое должностное лицо, имеющее доверенность или зафиксированное приказом.
Оплата счетов производится после согласования по сумме, дате и условиям поставки.
Образец заполнения счета на оплату пригодится вам при осуществлении платежных операций, пока вы не разработали собственную форму этого документа.
