Ведение личных дел сотрудников обязательно только для служащих государственных учреждений. Остальные юридические лица и предприниматели могут их составлять по желанию или требованию организации. Предприниматель должны вести дела работников по унифицированной форме, это
форма Т-2.
Несмотря на то, что законодательством необходимость заводить личное дело сотрудника не прописана, многие всё же используют такую практику, ведь, это удобно. Вся информация о каждом работнике, содержится в одном месте и может быть получена в самые короткие сроки без привлечения сотрудника лично. Ведётся личное дело работником отдела кадров или сотрудником, на которого возложена эта обязанность.
Оформление личного дела сотрудников
•
Формирование личного дела
Начинается эта работа с того момента, когда работник приходит на новое место. Стандартные требования предусмотрены только для государственных учреждений, остальные делают это так, как заведено в организации. Как правило,
личное дело сотрудника ведут в папках-скоросшивателях, куда по мере поступления новых документов они вшиваются в хронологическом порядке.
Первыми документами становятся те, которые предоставляются при поступлении на роботу. В дальнейшем, оно пополняется. Сюда подшивают все приказы и прочие документы, которые непосредственно относятся к тому или иному лицу. А вот заявления и т.д., сделанные в устной форме, не являются достаточным основанием для внесения в дело.
•
Оформление личного дела сотрудника: титульный лист
Только к нему предъявляются общие требования. Так, номер, под которым ведут определённое дело, проставляют в верхнем правом углу, в нижнем левом, указывают дату заведения и окончания, а так же сроки хранения и количество листов в них. В средине листа указывают название структурного подразделения и название самого предприятия. Ниже пишут «Личное дело №..», понятно, что этот номер должен совпадать с проставленным выше, затем ФИО работника.
•
Оформление личного дела: состав документа
В документы, которые обычно содержатся в личном деле сотрудника
1. Заявление, на основании которого сотрудник был принят на работу.
2. Автобиография и/или анкета работника.
3. Трудовой договор/контракт/соглашение.
4. Резюме, предоставленное при приёме на работу.
5. Личный лист (с дополнениями) по учёту кадров.
6. Копии документов, подтверждающих образование сотрудника.
7. Аттестационные листы.
8. Рекомендательные письма и характеристики, если такие требуются.
9. Копии всех документов (паспорт, свидетельства о браке, документы о рождении детей и т.д.).
10. Копии документов, подтверждающие утверждение на должности.
11. Копии документов о приёме на работу, переводах, увольнении или выписки из них.
12. Копии документов о награждениях и взысканиях.
13. Должностные инструкции.
14. Любые другие документы, которые имеют непосредственное отношение к сотруднику.
15. Опись всех имеющихся документов, с указанием их порядковых номеров, датах их присоединения, номерах порядковых листов, об их индексах.
•
Ведение личных дел
При оформлении так же нельзя забывать, что личные дела, это документы строгой отчётности. Они хранятся отдельно от других документов (в т.ч. трудовых книжек). Хранят их в металлических шкафах или сейфах. В этих документах содержаться персональные данные, которые строго охраняются законодательством, поэтому доступ к ним ограничен.
Каждый документ передаётся ответственной особе под роспись. Ведутся дела на основании отдельного документа, выданного руководителем предприятия. Тут указаны ответственные лица за их подготовку и хранения, а так же прядок их выдачи и ознакомления.
Личное дело остаётся на предприятии и после увольнения и храниться в архиве, так же в сейфах или шкафах, в течении семидесяти пяти лет. А дела руководителей должны храниться бессрочно.
Право на
ведение личных дел имеет только ответственный сотрудник, и только он может выдать документ на ознакомление. Только ответственный сотрудник имеет право вносить любые необходимые изменения, а изымать документы из личного дела или вносить в него неправомерные правки не может никто.
Ознакомиться с делом может только тот, на кого оно заведено, причём обязательно в присутствии работника, который отвечает за личные дела. После ознакомления, ответственный проверяет, не были ли внесены правки в дело и все ли документы на месте. Даже факт ознакомления необходимо отразить во внутренней описи. Все эти требования необходимо учесть тем, кто ведёт
оформление и ведение личных дел сотрудников.
