Сегодня
деловая переписка не потеряла своей актуальности, особенно это касается предпринимательской и коммерческой деятельности. Отличие деловой переписки от обычного письма заключается в том, что оно должно быть лаконичным, грамотным и нести смысловую нагрузку.
Ведение деловой переписки – это искусство безукоризненно выражать свою мысль. И существуют определенные правила деловой переписки, которые должны учитывать при составлении корреспонденции.
Правила ведения деловой переписки.
Впервые деловая форма общения возникла в Англии в конце 19 века. Именно в этот период начинает активно развиваться деловая переписка, а писари изучали основы делового этикета.
Сегодня этот процесс несколько облегчен компьютерными технологиями, когда пунктуация и орфография проверяются автоматически. Единственно, что зависит от самого автора – это смысл текста, который должен находиться в рамках делового общения. Слишком перегруженный текст выглядит удручающе, поэтому
стоит придерживаться конкретной структуры письма:
- имя отправителя;
- дата написания;
- контакты адресата;
- вступление, состоящее не более чем из 5 предложений, где кратко будет описываться суть письма;
- основная часть, в которой раскрываются основные аспекты;
- заключение, где необходимо использовать формулу вежливости;
- контакты отправителя;
- дополнения (P/S)
Оптимальным шрифтом для написания делового письма считается
Times New Roman 12-14 кеглем, одно-двустрочным интервалом с указанием номера страницы в нижнем правом углу. Именно таким образом ведется деловая переписка. При этом может прикладываться фирменный бланк или листок с логотипом организации, что сможет подчеркнуть статусность и авторитет.
Если вы собираетесь заняться международной перепиской, то оптимальным вариантом будет ведение деловой переписки на английском языке. Не стоит использовать просторечия, поскольку это может быть расценено как речевая агрессия. Одним словом, придерживайтесь правил деловой переписки, используя такие обращения как «Уважаемый», «Почтенный» и др.
Для облегчения восприятия текста разделяйте его на смысловые абзацы. Помните, что оптимальным вариантом будут абзацы не более 5 строк, особенно первый и последний.
Правила ведения деловой переписки категорически запрещают:
1. сокращать слова, которые используются вместе с обращением к адресату, например, «ув.» вместо «уважаемый»;
2. использовать обращение «ты»;
3. употреблять двусмысленные фразы, профессионализмы.
Обязательно в конце письма поблагодарите адресата за внимание. Получив ответ в письменном виде, не забудьте отписаться в течение 10 дней. Если пришло электронное письмо, то корректно ответить на него в течение 48 часов.
На сегодняшний день правила ведения деловой переписки уже отточены до автоматизма. Но даже, несмотря на этот факт, сегодня этикет делового письма несколько отходит от основных правил. Существуют даже
правила привлекательной деловой переписки.
1. Тема письма особенно важна, поскольку простой значок «Rе:» не привлечет внимания. Формулировка темы письма должна отображать его суть, чтобы, даже не открывая его, адресат мог понять, о чем данная корреспонденция. Особенно это правило актуально для электронных писем.
2. Приветствие. Деловое письмо должно содержать личное обращение, например, «Уважаемый читатель» или просто «Добрый день!»
3. Структура. Очень важно с первых строк письма расположить к себе человека, поэтому можно указать при каких обстоятельствах вы познакомились. Далее можно приступать к изложению сути письма, но в лаконичной форме, чтобы не загружать восприятие текста. Если у вас скопилось много вопросов к адресату, разбейте их на пункты – так они будут легче восприниматься. Обязательно в конце текста письма укажите свои инициалы и контактные данные.
4. Файлы. Чтобы ваш текст письма был более эффектным, приложите к нему презентацию. Визуальный эффект может усилить реакцию на ваше предложение.
5. Все к месту. Просмотрите текст на предмет лишних деталей: смайликов или экспрессивных выражений, которые могут вызвать неприятие со стороны адресата.
Помните, что
ведение деловой переписки – это искусство лаконично выразить свою мысль. Цените свое время и время окружающих.
