Существуют нормативные акты описывающие,
как правильно заполнить трудовую книжку, указанные в Трудовом Кодексе и в Постановлениях Правительства Российской Федерации. Но акты имеют достаточно противоречий, вследствие этого, когда возникают спорные ситуации, необходимо использовать тот документ, который имеет самую большую юридическую поддержку – это Трудовой Кодекс РФ.
Как правильно заполнить трудовую книгу, общие правила
Документ заводиться отдельно на каждого сотрудника компании, который более пяти дней отработали в организации и для которого работа остается основной. Временным, сезонным и внештатным (подлежащие соц. страхованию) работникам также заводиться трудовая книжка. В случае если работодателем была затеряна трудовая книжка, то работнику выдается дубликат.
По законным уставам заполнения трудовой книжки, все записи необходимо делать без сокращений и полностью, иметь в разделе свой порядковый номер, все даты записываться лишь арабскими цифрами. Месяцы и даты записываются двойной цифрой, например 05,12, а год записывается из четырех цифр – 2014.
Прежде чем начать оформление на работу нового сотрудника, по сравнительным характеристикам проверяется точность оформления трудовой книжки, должны также полностью совпадать паспортные данные, которые записываются на титульной странице. На титульном листе, кроме этого, должна быть печать той организации, где впервые работник был трудоустроен. Если же таковой печати не имеется, то книжка считается недействительной. Работодатель вправе
оформить новую трудовую книжку, если в прежней выявлены какие-либо нарушения, либо она совсем отсутствует. А вот если в книжке отсутствует запись, подтверждающая увольнение с прежнего места работы, то новую запись о приеме на должность категорически запрещается, так как нет правового подтверждения об увольнении с прежней организации.
Заполняя трудовую книжку, в нее не вносятся записи, в которых указывается что на работника наложено взыскание, к исключению принадлежит запись об увольнении. В установленном порядке вносятся записи о не включении в непрерывный стаж некоторых временных промежутков и определенный непрерывный стаж.
Трудовым кодексом предусмотрено три раздела трудовой книжки:
- сведения о сотруднике
- сведения о работе
- записи о награждениях
Самый первый раздел содержит информацию о сотруднике, которая записывается на титульном листе: ФИО, дата рождения, информация о специальности и об образовании. Чтобы
правильно заполнить трудовую книгу необходимо полностью указывать все данные, на основании документов об образовании и паспортных данных без сокращений. После того как титульный лист заполнен, работник проверяет правильность и расписывается. Работник отдела кадров, несущий ответственность за ведение трудовой книжки, также на титульном листе ставит свою роспись. Гербовая печать предприятия ставится внизу листа. Во втором разделе заполняются сведения с предыдущего места работы: прием, увольнение или перевод. В обязательном порядке указывается срок работы, занимаемая должность и название организации. Любая запись в конце подтверждается номером приказа, печатью или штампом предприятия. Заполняя трудовую книжку, в разделе о награждениях отмечают все поощрения и награждения работника, указывая при этом, дату награды и достижения, а также наличие документа, основываясь на который была произведена запись.
Когда один из разделов заканчивается, работником отдела кадров оформляется специальный вкладыш, вставляемый в трудовую книгу. По своей значимости он не чем не отстает от трудовой книжки, так как также является бланком строгой отчетности. Без наличия трудовой книжки, бланк будет считаться не действительным. Как принято, вкладыш подшивается между обложкой и последним листом, хотя в нормативных актах нет точных указаний по поводу места вшивания. Во вкладыше нумерация страниц продолжает нумерацию страниц в трудовой книжке.
В случае если в момент работы сотрудника на предприятии осуществляется смена названия организации, то в трудовую книжку также вносится сообщающая об изменении запись. Это важный момент, так как в связи с тем, что меняется наименование на предприятии, то соответственно и меняется печать компании. Если же запись не была произведена в трудовой книжке, то в пенсионном фонде работнику не засчитается стаж работы в данной организации. Также это относится и к переименованию должности, занимаемой работником.
Не только работники отдела кадров должны знать,
как правильно заполнить трудовую книжку, но и сам работник должен иметь представление как это происходит, чтобы в будущем, при оформлении пенсии не возникло каких-либо проблем.
