В этой статье освещены основные вопросы, которые подскажут, как правильно оформить больничный лист.
Можно ли делать ошибки?
Несмотря на свою строгость,
правила заполнения больничного листа говорят о том, что можно. Главное – корректно их исправить, как предписывают правила. Делать это нужно так: ошибочную запись следует аккуратно зачеркнуть, а на оборотной стороне больничного листа следует сделать запись с правильными данными. Исправительная запись подтверждается надписью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя. Печать не требуется, если работодатель - физическое лицо (достаточно его подписи). Правила прямо не устанавливают лимит ошибок для работодателя, допущенных в правильно оформленном больничном листе, но исправлять их можно только так, как описано в Правилах оформления. Нельзя исправлять ошибки с помощью штрих-корректора, а также делать подчистки и подтирки стирательной резинкой.
Шариковая ручка? – не в больничном!
Правильно оформить больничный лист можно только гелевой, капиллярной или перьевой ручкой, чернилами черного цвета. Не запрещено
заполнение больничного листа машинным способом при помощи принтера.
Такое на первый взгляд странное правило введено для возможности автоматической обработки больничных при помощи машин. А они не могут по техническим характеристикам считать запись, внесенную шариковой ручкой.
Буквы в больничном листе должны быть печатными и заглавными, стоять в отведенных для записи ячейках, начиная с первой.
Не выходить за границы ячеек.
Буквы и цифры записей не должны затрагивать границы ячеек и тем более выходить за них. А вот печать работодателя может переходить пределы места, отведенного для нее. Но нужно следить, чтобы печать не закрывала заполненные ячейки.
Но вот что делать, если надписи по невнимательности вышли за границы ячеек или печать проставлена не там, где она должна быть, правила заполнения не говорят. Правильной записью на обороте такие ошибки явно не исправить, возвратить больничный врачу, чтобы он выдал дубликат – тоже не получится.
Остается надеяться, что работники соцстраха примут «неаккуратный» больничный, если записи в нем разборчивы и их можно прочитать.
Организация «не помещается» в отведенные ячейки.
Для того, чтобы правильно оформить больничный лист организации, наименование которой не умещается в отведенные для него 30 ячеек, придется принимать решение об «укороченном» наименовании. Практика показывает, что наименования многих организаций длиннее, чем количество ячеек поля «место работы — наименование организации». Если и сокращенное название по учредительным документам, не умещается, придется утвердить при помощи приказа еще более короткое наименование, которое будет служить только для заполнения больничного листа. Так как в ФСС у организации имеется уникальный идентификационный номер, путаницы в данном случае не возникнет.
«Вычитать», «не вычитать» – вот в чем вопрос.
Введение новой формы больничного и нового порядка его заполнения не разрешило спорный для всех вопрос о том, какая сумма пособия указывается в итоге: с налогом на доходы (НДФЛ) или без?
Позиция работников ФСС такова: так как на руки работники выдается сумма за вычетом налога на доходы физических лиц, то и в больничном должна быть указана такая сумма. Те работодатели, которые согласились с выводами фонда, столкнулись с тем, что ФСС возместило именно сумму, указанную в больничном, то есть за вычетом НДФЛ. В результате у работников бухгалтерии предприятия возникла проблема – или выплачивать НДФЛ из средств предприятия, или повторно удерживать НДФЛ с работника. Оба варианта очевидно некорректны.
С учетом этого, для того, чтобы избежать проблем правильным представляется указание в бланке больничного листа в поле «ИТОГО начислено» сумму пособия до вычета налога на доходы физических лиц.
Больничный выдан позже даты освобождения от работы.
Бухгалтеры иногда испытывают затруднения в принятии больничного листа, дата которого позже даты фактического невыхода сотрудника на работу. Но данное несовпадение может возникнуть и в том случае, когда выздоровевший сотрудник выписывается из стационара. Правила заполнения упоминают именно такую ситуацию, при которой больничный лист выдается позже даты начала болезни. В таком случае листок нетрудоспособности выдается за весь период лечения в стационаре, с момента поступления.
Надеемся, после прочтения наших рекомендаций, вопросов о том,
как правильно оформить больничный лист, станет ощутимо меньше.
