Если до сих пор не знаете,
как провести совещание эффективно, данный материал поможет вам преодолеть эти трудности. Чтобы совещание увеличивало результативность работы персонала, необходимо придерживаться определенных принципов.
Принципы проведения совещания
1. Синергии – целое имеет преимущество по сравнению с частью. Имеется ввиду, что проведение совещания коллектива помогает решить какой-то вопрос лучше, чем если бы его решение лежало на плечах одного руководителя.
2. Сплоченности – мотивированные на результат сотрудники способны достичь большего, чем один специалист. Проведение совещания часто направлено именно на эту мотивацию.
3. Понятности – раскрытие перед коллективном целей и задач компании, постольку именно понятность лежит в основе мотивации коллектива.
Как провести совещание эффективно
Прежде всего, надо понимать цели совещания, только тогда можно подобрать нужные методы его формирования и провести совещание эффективно. Совещания могут быть:
• Учебные – предоставление сотрудникам заданий и улучшение их навыков.
• Информационные – сбор, анализ и обработка данных.
• Разъяснительные – доведение позиции руководства по определенному вопросу.
• Проблемные – выявление и поиск путей решения конкретных проблем.
Подготовительный этап
Перед тем как провести эффективное совещание, необходимо определить его тему, очертить результат, определить основные позиции и их аргументацию. Продумываются вопросы порядка дня, их порядок рассмотрения. В начале рассматриваются простые вопросы, затем переходят к более сложным. Последние лучше подкреплять наглядными материалами.
Чтобы провести совещание эффективно, о мероприятии, а также об основных его фактах надо рассказать заранее всем участникам. Также надо тщательно проверить помещение, чтобы все необходимые элементы были в исправности.
Начало
Начинается любое совещание со вступительной речи руководства, которое раскрывает тему, этапы рассмотрения и цели планерки. Все происходящее должно быть запротоколировано.
Дискуссия
Чтобы
провести эффективное совещание, надо в непринужденной атмосфере без лишнего официоза дать развернуться дискуссии постепенно. Руководитель не должен высказывать своего категоричного мнения, иначе провести совещание эффективно не удастся. Надо следить за ходом дискуссии, возвращая ее в нужное русло.
Но как провести совещание эффективно, когда дискуссия слишком острая? Следуйте таким правилам:
• Не повышайте голос, говорите медленно и четко.
• Аргументы высказывайте всей аудитории, а не кому-то лично.
• Подчеркните моменты, в которых вы с оппонентом солидарны, а острые моменты оформите в виде вопросов.
Завершение
Если вам удалось без последствий закончить дискуссионную часть, это еще не значит, что получилось провести эффективное совещание. Его необходимо правильно закончить, при чем всегда – в позитивном ключе. По окончании надо всем участникам предоставить копии протокола.
Основные правила проведения совещаний
Есть еще несколько правил, как провести совещание эффективно:
• Тщательно готовьте планерку.
• Не допускать переливания из пустого в порожнее.
• Гасить эмоциональные высказывания.
• Разъяснять специфическую терминологию для широкой аудитории.
• Руководитель не должен давить своим мнением.
Неприятности при проведении совещания
Даже если вам удастся
провести эффективное совещание, вам вряд ли удастся избежать неприятностей. В таких случаях надо найти причину, по которой они возникли, а также следить за невербальным поведение ораторов. Чтобы в конфликтных ситуациях
провести совещание эффективно, надо вовремя напоминать сторонам о предмете и цели дискуссии, вовремя делать перерыв или откладывать окончательное решение на другую встречу.
Чтобы заполнить возможные паузы, уточните, всем ли все ясно, покажите, что настроены на общение. В любом случае акцентируйте, что все эмоции надо оставить вне зала. Если вам удастся убедить присутствующих обсуждать только проблемы, а не конкретных участников, вам не придется мучиться вопросом,
как провести совещание эффективно.
