Отправляясь в отпуск, каждый знает, когда он наступит. Так как точные сроки прописаны графиком отпусков. Но на деле, он очень редко соблюдается. В этой ситуации, больше всех страдает бухгалтер, так как именно он занимается заполнением табеля и расчетами. А с несоответствиями графика и табеля, у него возникают трудности. В данной статье, мы расскажем, о тонкостях оформления отпуска.
Сейчас ниже вы узнаете, внештатные ситуации при оформлении, а так же
основные нюансы предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. Итак, 5 основных проблем в оформлении отпуска:
Внезапный отпуск, встречается очень редко, но если вас работник не явился на работу, а потом затребовал оформить его как отпуск, это доставит огромное количество проблем бухгалтеру. Руководителю необходимо знать, что оформление такого отпуска задним числом, влечет множество проблем, как для руководителя, так и для бухгалтера. Помните, что все бумаги должны быть правильно оформлены.
Идеальный вариант, если работник в этот же день придет и напишет заявление на отпуск, и фактически отпуск вступит в силу сразу с первого дня невыхода работника. Причем, руководителю для этого не обязательно иметь оригинал, это вполне может быть присланный факс, или скан отправленный по почте. Ведь в любом случае, любая бумага лучше, чем вообще ничего.
После получения такого заявления создается приказ об отпуске. И отправляется запрос на внесение изменений в табель отпусков, а так же начисления отпускных. Заметьте, отпускные он должен получить в этот же день. Если же это не возможно, работодатель должен сообщить об этом в письменном виде.
Если у вас получилось оформить все вовремя, помните, что в любом случае вы нарушили сразу несколько статей трудового кодекса, в которых говорится, что отпускные работник обязан получить не позднее, чем за три дня до выхода в отпуск, а так же он должен быть предупрежден об отпуске за 2 недели.
Что бы обезопасить тебя от штрафов трудовой инспекции, необходимо, что бы работник в своем заявлении указал, уважительную причину, что ему необходим был срочный отпуск.
Но даже в этом случае, на руководителя может быть наложен
штраф за неправильное предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска. Поэтому подумайте несколько раз, прежде чем пускаться в это не легкое предприятие.
Другая не менее запутанная ситуация, если в отпуск отправляется новый сотрудник. Конечно же такая ситуация может привести в тупик, только новичка. Опытный бухгалтер, справится с ней в два счета.
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска происходит по графику отпусков, а, как известно, график утверждается в конце декабря. И если скажем, сотрудник устраивается на работу в марте, то, конечно же, его нет в списке отпускников. Но не стоит забывать, что по трудовому кодексу, сотрудник имеет право взять отпуск уже через шесть месяцев, что же делать, если он захочет им воспользоваться.
Как только работник, приобретает право на отпуск, не раньше, чем он проработает 6 месяцев, его сразу же необходимо внести в список отпускников. Но вносить в список, необходимо только в том случае, если он планирует им воспользоваться. Как только работник известит вас о том, что планирует взять ежегодный оплачиваемый отпуск, вам необходимо занять оформлением поправки к уже имеющемуся графику. Если же сотрудник, не планирует брать отпуск по истечении 6 месяцев, то он получить свой отпуск на следующий год, а вы как бухгалтер, избавите себя от нарушения.
Рассмотрим еще ситуацию, отпуск вне графика. При
составлении графика отпусков, работник изначально указал одну дату, а решил взять его в другое время. Пожалуй, это самая распространенная забота, всех бухгалтеров.
Стоит заметить, что работодатель вправе отказать сотруднику в отпуске, если он хочет его в другое время. Так как утвержденный график, имеет законные основания, которые обязан выполнять как начальник, так и подчиненный. Но работодатель всегда может пойти навстречу своему работнику и дать ему разрешение на отпуск. В этом случае, начальник должен внести поправки в график, при помощи приказа, в основе которого лежит заявление сотрудника.
Стоит обратить внимание, что такую манипуляцию, возможно провести, только за 2 недели до начало даты предполагаемого отпуска. Так как иначе, вы нарушите статью трудового кодекса, в которой говорится, что работник должен быть предупрежден за две недели до начала отпуска.
Еще одна распространенная ситуация, короткий отпуск, или отпуск в один день. Большинство современных компаний, не может предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме, а лишь предоставив его часть. Часто сотрудники набирают свой отпуск по небольшим частям, иногда это может быть и один день. От чего, даже у опытного бухгалтера возможны не понимания и проблемы. Итак, как же идет оформление отпуска длиной всего в день.
По существующему законодательству, работник имеет право брать отпуск частями. Но при оформлении должен соблюдаться ряд требований: на это должен быть согласен начальник и еще одно условие, что одна часть отпуска должна быть не меньше 14 дней. Принимая такую норму, начальство точно будет уверено, что такое дробление будет запланировано заранее и естественно внесено в график отпусков. В таком случае, ни у работника, ни у работодателя не возникнет проблем, с оформлением краткосрочных отпусков, даже длиной в один день, если все они были запланированы заранее.
Если все сделано четко и грамотно, то ни каких проблем возникнуть не должно, работник, так же как и с полным отпуском, будет предупрежден за 2 недели, и так же он получит выплаты не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
Если же такой маленький отпуск не запланирован заранее, а значит и не включен в график отпусков. То тут действует негласное правило, сотрудник обязан предупредить своего начальника заранее, не меньше чем за две недели, только в этом случае работодатель может пойти навстречу сотруднику и предоставить ему короткий отпуск. Только в этом случае, начальник успеет внести поправки в график. При этом, не нарушив стразу две статьи.
И последняя ситуация, которая у вас может возникнуть при оформлении отпуска, это если работник сразу после больничного отпуска, пошел в
ежегодный оплачиваемый отпуск.
Все мы люди, и с нами могут возникнуть разные ситуации. Не исключено, например, что за пару дней до отпуска, сотрудник может заболеть и уйти на больничный. Что же делать в таком случае. Ответ прост, все зависит, когда он заболел.
Если работник заболел за две недели до отпуска, то есть до того момента, когда работодатель предупреждает работника о том, что через 2 недели он пойдет в отпуск, в этом случае работодатель вправе уточнить у работника, требуется ли ему отпуск. В этой ситуации у работника есть два входа, он может отказаться с последующим переносом уже запланированного отпуска на другое время, или же все останется, как было. Это значит, что человек сходит на больничный, ему оплатят больничный и потом он пойдет в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Если даты были перенесены, работодатель, обязан тут же внести изменения в график отпусков и внести туда новые даты отпуска сотрудника.
Совсем другая ситуация, если сотрудник уже предупрежден и уже получил отпускные. В этой ситуации все намного проще, отпуск продляется на количество дней в больничном листе. В этом случае, ни какие изменения вносить в график не надо.
Причем по закону, даже если сотрудник не успел написать заявление на отпуск, стоит заметить, что отпуск все равно вступит в силу, так как он предоставляется по графику отпусков. И как уже было сказано выше, график не вправе нарушать ни работник, ни работодатель.
Таким образом, запомните, приказ о назначении отпуска делается по графику отпусков и заявление от работника совсем не нужно.
Но и у работодателя есть лазейка, при просьбе сотрудника о переносе ежегодного отпуска, в связи с больничным листом, начальник вправе пойти на уступки, но он так же вправе и отказать в переносе дат отпуска. Если же работодатель все же пошел на уступки, он обязан незамедлительно внести изменения в график.
В любом случае, вы не обязаны принимать все решения и оформлять их задним числом. Такое ведение документации очень сложно. Не каждый бухгалтер, сможет добавить несколько приказов в уже имеющиеся документы, это подвластно только профессионалам.
И самое главное, оформляя такие документы, помните, что работник всегда может пойти на попятную, а это чревато большими проблемами для работодателя.
