Чтобы новый работник приступил к своим должностным обязанностям, необходимо первоначально соблюсти целый ряд формальностей, предусмотренных законодательством, например,
порядок приема сотрудника на работу.
1. Для определенной категории служащих (система общепита, медработники и т.д.), а также
несовершеннолетних граждан перед приемом сотрудника на работу обязательно проведение медосмотра.
2. Следующим шагом становится подписание
трудового договора. Если результатом оформления сотрудника на работу имеет место конкретный продукт труда, заключается гражданско-трудовой договор. В остальных случаях заключается трудовой договор. В документе отражаются обязанности работника, его должность, оплата труда, режим работы и отдыха и множество иных важных моментов, например, закрепляется материальная ответственность.
3. Законодательство не обязывает работодателя и работника подписывать
должностные инструкции. Однако, для обеих сторон этот документ очень важен, так как позволяет сразу избежать множества недоразумений и принять сотрудника, понимающего суть работы. Четко определенный круг обязанностей позволяет лучше представлять работнику свою работу, а работодателю указывать подчиненным на ненадлежащее выполнение работы. Прием сотрудника на работу существенно упрощается.
4. Подготовка приказа об оформлении сотрудника на работу в соответствии с штатным расписанием.
5. Дополнительно может быть заключен самостоятельный договор о материальной ответственности сотрудника. Иногда его заменяют на договор о соблюдении коммерческой тайны, что сегодня практикует большинство фирм, желающих
принять сотрудника на работу даже по самой лучшей рекомендации.
6. Сотруднику необходимо лично написать заявление о приеме его на работу в данную организацию.
7. Все заключенные с работником договора должны быть надлежащим образом зарегистрированы в книге регистрации трудовых договоров. При этом регистрационная запись заверяется личной подписью вновь принятого сотрудника, что и служит в дальнейшем доказательством при разрешении различных трудовых споров, если возникают сомнения в правильности оформления сотрудника на работу.
8. О том, что желает принять сотрудника на работу, работодатель обязан выпустить соответствующий приказ. Для этого создана специальная
форма №Т-1. Работник обязательно должен личной подписью заверить факт ознакомления с таким приказом. Запись в трудовую книжку вносится в срок до 5 дней с даты ознакомления работника с приказом. Такой
порядок приема сотрудников на работу специально предусмотрен для тех случаев, когда работник подписывает трудовой договор, но не является на работу. В этом случае работодатель имеет возможность в одностороннем порядке разорвать трудовой договор, не делая записей в трудовой книжке, так как прием сотрудника на работу фактически не состоялся.
9. О приеме работника в определенной должности на фирму в его
трудовую книжку вносится соответствующая запись. Обычно работодатели не спешат с внесением записей, даже если решение принять сотрудника уже давно утверждено на всех уровнях. Всегда существует риск в первые же дни столкнуться с недопониманием или серьезными разногласиями с новым работником. Не внося записи в трудовую книжку сразу же после приема на работу нового сотрудника, работодатели избавляют себя от проблем в будущем, если потребуется быстро разорвать трудовой договор.
10. Запись в трудовой книжке дублируется в книге учета движения трудовых книжек. Также обязательно в приходно-расходной книге вносится запись о том, что к учету принята трудовая книжка и все вкладыши к ней, когда произошел прием работника на работу.
11. Оформление сотрудника на работу подтверждается в его
личной карточке. С содержанием карточки, равно, как и с записью в трудовой книжке, работник ознакомляется под роспись. Поэтому карточка ведется только в бумажном варианте.
12. Если порядок работы организации требует ведения личных дел сотрудников, наступает время их оформления.
13. Основные формальности позади, теперь пришло время самому работодателю, если он впервые оформляет прием сотрудника на работу, встать на учет в течении 30 дней в пенсионном фонде, 10 дней в ФСС, 30 дней в ФОМС. Трудовые договора также регистрируются в пенсионном фонде и в ФСС.
За нарушение установленного в законодательстве порядка приема сотрудников на работу, организация может понести административное наказание в виде штрафа, а также приостановке деятельности сроком до 90 дней.
