Оформление делового письма выполняется по следующим правилам:
1. Для оформления делового письма применяется официальный формуляр организации. В верхнем колонтитуле указываются: название компании, адрес, номера служебных телефонов, факсов, адрес сайта, e-mail, реквизиты и логотип компании. Это позволит идентифицировать отправителя для отправки ответного письма.
2. Поля, которые необходимо соблюдать при оформлении делового письма, устанавливаются с помощью линеек Microsoft Word — слева 3 см, справа 1,5 см. Они необходимы для подшивки письма в папку, а также для возможных заметок адресата.
3. Для удобства делопроизводства в левом верхнем углу делового письма ставится регистрационный номер — это значительно облегчает поиск письма в случае необходимости. Это требование в большей степени касается государственных учреждений. Когда оформляется письмо-ответ, кроме собственного регистрационного номера указывается номер входящего делового письма. Исходящая и входящая документация должна регистрироваться в каждой компании.
4. Шапка письма располагается ниже регистрационного номера и содержит обращение к адресату. Должность и ФИО адресата размещают в правом верхнем углу документа. По центру письма — обращение. В конце предложения — восклицательный знак.
5. Шрифт Times New Roman, 12 является традиционным для
делового письма. Если у вашего адресата проблемы со зрением, вы можете использовать шрифт более крупного размера. Правила оформления делового письма не так категоричны в отношении персональной деловой переписке, когда темой делового письма является приглашение или поздравление, здесь вы можете проявлять креативность, используя шрифты разных стилей.
6. Если объем письма превышает две страницы, следует использовать нумерацию. Особенно это важно, если письмо содержит приложения. Проставить нумерацию на страницах делового письма поможет функция Microsoft Word «Колонтитулы». Номер страницы отображается в нижнем правом углу документа.
7. Вся деловая корреспонденция, передаваемая на подпись топ-менеджерам компании или начальникам отделов, должна сопровождаться служебными данными исполнителя, которые указываются шрифтом меньшего размера в конце письма под подписью. Это поможет адресату связаться со специалистом по решению вопроса в организации-отправителе.
8. Приложения к деловому письму оформляются отдельно. Информация об их наличии указывается в письме перед подписью. Страницы приложений могут быть объединены общей нумерацией с письмом или пронумерованы отдельно.
Помимо основных правил оформления делового письма предусмотрены и этические нормы, которых следует придерживаться в деловой переписке:
• Письмо не должно начинаться отказом. Дайте понять адресату, что вопрос может быть обсужден повторно, а затем укажите мотивацию отказа;
• Избегайте фраз, принуждающих адресата к выгодному для вас решению проблемы;
• Содержание письма не должно принуждать адресата к ускорению принятия решения. Слова «незамедлительно», «срочно» заменяйте официальными фразами: «Прошу дать ответ до (указать дату), ...в течение такого-то срока (период времени)».
• Исключите намеки на непрофессионализм адресата, возможные ошибки («Предлагаю более внимательно ознакомиться с ситуацией»).
Адресату, в свою очередь, всегда следует отправлять своевременный четкий ответ на полученное письмо. В деловом письме адресата недопустима форма ответа, при которой полученное письмо пересылается отправителю со своими данными.
