Деловое общение относительно недавно выделено в особую форму коммуникации, однако практически каждому из нас приходится периодически сталкиваться с необходимостью заключать договора, общаться с представителями различных инстанций, вести переговоры с бизнес-партнерами. И для достижения желаемых результатов необходимо знать некоторые
правила делового общения.
Деловое общение имеет свои особенности и, безусловно, отличается от общения неформального. Одна из особенностей делового общения в том, что мы зачастую передаем информацию, которую не планировали передавать. В большинстве случаев мы уверены, что инициатива общения исходит от нас, и мы управляем коммуникациями. И каким же бывает наше удивление, когда результат встречи или телефонных переговоров совсем не такой, на какой мы рассчитывали. Дело в том, что мы не всегда осознаем и контролируем степень своей вовлеченности в процесс делового общения, и невольно можем передать собеседнику невербальное сообщение, не задумываясь, как оно будет воспринято.
Особенность делового общения и в том, что собеседники, взаимно предполагая, что выражаются крайне понятно, неверно понимают друг друга. Причина в том, что каждый человек наделяет слова значениями, исходя из собственного опыта и восприятия. И так как в процесс делового общения могут быть вовлечены люди с разным жизненным и профессиональным опытом, они по-разному воспринимают одну и ту же информацию.
Изучая
правила делового общения, вы не раз столкнетесь с термином «невербальная коммуникация» и узнаете, что мы воспринимаем лишь
7% сказанной информации, основная часть сообщений базируется на невербальных символах — движения, жесты, направление взгляда, тон голоса и т. д. И при этом невербальные признаки могут быть прямо противоположны словам. И если свою речь мы можем тщательно подготовить и многократно отрепетировать, то невербальные средства общения контролировать крайне сложно.
Конечно, сложно сказать, что
невербальные средства общения являются основой делового общения, а многие вообще полагают, что их могут увидеть только опытные переговорщики, однако это не совсем так. Для передачи и восприятия невербальных сообщений как при неформальном, так и при деловом общении можно использовать все пять чувств, поэтому их можно увидеть, услышать и почувствовать.
Еще одна
особенность делового общения, которую необходимо учитывать — это должно быть двунаправленное действие. То есть, общаясь с партнером, вы должны не говорить, а именно разговаривать, обмениваться информацией. Несмотря на то, что такое общение займет больше времени, оно более эффективное, так как есть возможность уточнить каждое сообщение, используя обратную связь.
В процессе делового общения многие уверены, что посылаемое ими сообщение и принимаемое партнером абсолютно идентичны. Однако особенность делового общения как раз в том, что полученное сообщение практически никогда не бывает таким, каким мы его отправляли. Причиной этому может быть как разное восприятие информации в силу различного жизненного опыта, так и физические помехи при передаче сообщения.
Часть руководителей полагает, что один из главных
принципов делового общения — подробность предоставляемой информации. В то же время подчиненные часто жалуются на информационную перегрузку. Процесс делового общения в современном мире немыслим без использования широких возможностей офисной оргтехники, позволяющих практически мгновенно производить и распространять гигабайты информации. В то же время способности человека к обработке информации остаются практически неизменными. Учитывая все особенности делового общения, необходимо контролировать количество (и качество) предоставляемой информации.
