Текущий год принес нам немало изменений в порядке, правилах и утверждении рабочих поездок, стали известны последние новости, каким будет
оформление командировки в 2016 году. Если говорить о тех новшествах, с которыми мы столкнулись в 2015, то они не только не усложнили процесс выдачи командировок, но и сделали его значительно проще для организаций и облегчили документооборот. Если раньше много хлопот доставляло оформление командировочных удостоверений, оформление листов служебных заданий и отчетов о их выполнении, а также ведение журналов деловых поездок, сейчас во всем этом отпала необходимость. Процедура стала значительно проще и удобнее, как для командировочных сотрудников, так и для руководителей и отделов, которым необходимо было тратить время на всю документацию.
Что же ждет нас в новом году: какие документы необходимо будет собрать сотруднику для того, чтобы отправить его в деловую поездку, что станет подтверждением временных рамок командировки и какие еще факты необходимо будет предъявлять сотруднику после возвращения. Именно эти нюансы мы обсудим в предлагаемом материале.
Отправить подчиненного в командировку – что надо.
Все правила, согласно которым оформляется служебная командировка, четко прописаны в положении, которое было утверждено ещё в 2008 году. Номер положения, которое регламентирует порядок отправления командировочных – 749. В седьмом его пункте указано, что для того, чтобы отправить сотрудника в деловую поездку, необходимо разрешение руководителя, предоставляемое в письменном виде. То, какие именно стандарты и правила необходимо использовать для составления такого разрешительного документа, в указанном положении не говориться. Чаще всего организации и предприятия используют форму, которая используется для написания приказов. Можно использовать формы приказов и распоряжений, которые законодательно утверждены указов государственного комитета статистики. Тогда номер образца приказа для направления в деловую поездку одного сотрудника –
Т-9, а если отправляется группа подчиненных, то использовать необходимо форму с номером
Т-9а. Однако командировка в 2016 году может оформляться и без использования этих установленных бланков. В последние годы все чаще предприятия используют свои собственные, локально разработанные формы, которые ориентированы на особенности их работы.
Независимо от того, взята за основу для направления унифицированная форма или самостоятельно разработанный бланк, приказ должен содержать следующие данные:
• Название организации, которая направляет человека в поездку;
• Название документа, а также дату, когда он был составлен;
• Данные о сотруднике, который отправляется в командировку, а именно: его имя, фамилия, а также отчество, наименование подразделения, где он работает и должность, которую занимает;
• Название страны, города, куда направляется подчиненный, наименование принимающей организации;
• Временной период, на который рассчитана командировка, с указанием даты дня её начала и дня окончания;
• Основная цель, которую преследует командированный человек, направляясь в поездку;
• Информация о транспортных средствах, которые будут использованы для достижения конечного пункта поездки. Это может быть личный транспорт, общественный или предоставленный организацией;
• Данные об основаниях, на которых был издан приказ;
• Информация о стороне, которая берет на себя оплату командировочных затрат сотрудника.
Основные расходы, которые обуславливает
служебная командировка работника, должны быть ему возмещены, что также прописано в 749 положении, а точнее в его одиннадцатом пункте. Там же приведены и те статьи расхода материальных средств, которые берет на себя одно из сторон, и возмещает работнику:
• Затраты на транспорт, которые понес человек, направляясь на место назначения;
• Расходы на съем жилья, если в этом возникает необходимость;
• Дополнительные ежедневные расходы, которые обусловлены проживанием вне дома: питание, парковка, междугородние звонки и прочее;
• Другие траты, которые произвел подчиненный, но только в том случае, если они были оговорены с руководителем и он их одобрил. Например, приобретение литературы на конференции или пробная закупка сырья.
Направление в командировку может носить и суточный характер. В таких случаях сотрудник отправляется в деловую поездку на такое расстояние, которое позволяет ему каждый день возвращаться домой, используя личный или общественный транспорт. При направлении в суточные командировки также должен учитываться и характер работы: он должен позволять подчиненному возвращаться на место постоянного жительства.
Приказ о том, что человек направляется в деловую поездку, должен быть подписан начальником предприятия или человеком, которого он уполномочил заверять такие документы. Желательно, чтобы и командированный сотрудник также ознакомился с приказом и подписался под ним. Ситуации могут возникнуть разные, и если вдруг человек не выполнит приказ, нарушит его условия, то он будет привлечен к дисциплинарной мере ответственности. В этом случае, подпись сотрудника на распоряжении – весомое доказательство его осведомленности о том, что он должен был сделать. В противном случае будет очень сложно привлечь работника к ответственности, а порой и невозможно. Причиной этого является статья 192 трудового кодекса, информация, представленная в которой гласит о том, что привлечь подчиненного можно только в том случае, если он не выполнил должным образом свои обязательства по собственной вине, или же не принимался за их выполнение в принципе.
Документация о том, что была
оформлена служебная командировка, а также соответствующие приказы, должны быть сохранены на протяжении последующих семидесяти пяти лет, как указано приказом министерства культуры в 2010 году.
Итак, после того, как для того, чтобы отправить работника в деловую поездку, стало достаточно просто оформить приказ на командировку, возник вопрос, какие же документы могут подтвердить её длительность и срок.
Подтверждающие документы – сколько человек был в командировке.
После того, как сотрудник вернется, ему будет необходимо написать служебную записку, в которой необходимо указать, сколько именной времени он пребывал в отъезде. Такая записка требуется в основном, в трех ситуациях:
• Если подчиненный использовал служебный транспорт во время поездки;
• Человек ездил в командировку, используя своё личное транспортное средство;
• Был использован транспорт, управление которым оформлено на работника на основании доверенности.
Оформление командировки в 2016 году в служебной записке не имеет каких-либо стандартизованных требований, поэтому она составляется в свободной форме. Для того, чтобы не возникало путаницы в документах и они были более менее структурированы, руководителю лучше внедрить формы для таких документов, которые можно разработать локально.
Помимо информации о периоде командировки, в служебной записке должна быть изложена вся информация о том, какой транспорт использовал сотрудник, а также факты, которые подтверждают его использование с целью достижения цели поездки и возвращения на предприятие.
В зависимости от такого, каким способом из трех приведенных выше, передвигался сотрудник, различается и документы, которые ему необходимо будет предоставить в подтверждение. Рассмотрим по очереди каждый случай.
Передвижение на общественном транспорте.
Любая командировка в 2016 году должна иметь подтверждающие документы, чеки или квитанции. Если человек отправляется в служебную поездку на общественном транспорте, например на поезде, автобусе или самолете, то подтвердить сроки командировки с легкостью можно, предъявив проездные билеты. Если же билеты были утеряны, можно заменить их бумагами, которые подтверждают факт аренды жилья с первого по последнее число командировки.
В конце этого года были приняты новые условия касательно услуг, которые предоставляют отели и гостиничные комплексы, находящиеся на территории страны. Окончательно данные нововведения были утверждены девятого числа октября месяца. Согласно новым стандартам, человек может снять жилье на любой, даже минимальный период, только при заключении договора аренды. Для составления такого договора понадобится паспорт и некоторые другие документы, о которых подробно рассказано в новом законопроекте.
В указанном договоре должна содержаться определенная информация об арендаторе и владельце жилплощади, а также установленная стоимость аренды и период, на который комната или место будет арендовано.
Согласно новому постановлению, арендодатель, в данном случае отель или гостиница, должен выдавать человеку кассовый чек, а в другом случае – официальный документ, который составляется на бланке строгой отчетности.
Когда будет проходить
оформление командировки в 2016 году, сотрудник может воспользоваться альтернативным вариантом проживания – обратиться к частному, физическому лицу с целью аренды комнаты или квартиры. Главное, в таком случае, проинформировать руководителя о таком решении. В таком случае, документом, подтверждающим факт нахождения человека в командировке в установленный период, будет договор об аренде жилплощади у собственника или физического лица. Заключать такой договор необходимо по правилам, которые прописаны в гражданском (статья №671) и жилищном (статья №30) кодексе. Помимо самого соглашения об аренде, необходима расписка или чек, который подтвердит то, что сотрудник оплатил жилье согласно установленной сумме.
Бывают ситуации, когда сотрудник не имеет таких подтверждающих документов: они были утеряны, украдены с кошельком или забыты в номере. Тогда, для того, чтобы подтвердить сроки командировки, сотруднику необходимо предъявить служебную записку, или другой подтверждающий документ. Главное, чтобы в бумагах был указан срок прибытия и отъезда из места командирования, заверенный принимающей стороной – это может быть руководитель компании или другое должностное лицо. В 749 положении этот порядок приводится в полном соответствии с указанной последовательностью.
Многие сотрудники задаются вопросом, возможно ли представлять подтверждающие документы не в письменном или наглядном виде, а в электронном. В приказе министерства транспорта во втором пункте говориться о том, что это допустимо. Для того, чтобы доказать произведенные расходы на покупку железнодорожного билета, сотрудник имеет право предоставить контрольный купон, который имеет электронный билет. Этот документ отправляется человеку, который приобрел билет, как обязательное доказательство покупки в любом случае.
Читайте также: Расходы на такси в командировке
Если же вы получили направление в командировку, во время которой придется воспользоваться авиаперелетами, то подтверждающие документы будут немного отличаться, хотя по сути это те же билеты. Итак, вы можете использовать посадочные талоны, квитанцию, которую вы получили на свой багаж, но только в бумажном формате, а также маршрут электронного билета. Если же подчиненный по каким-либо обстоятельствам потерял все эти подтверждения, то ему необходимо обратится к представителю авиакомпании с просьбой представить подтверждающий документ. То, какая это будет бумага, зависит от правил компании, но зачастую выдается справка, в которой указываются данные, способные доказать факт присутствия человека на рейсе.
Передвижение на автомобиле – подтверждения.
Если подчиненный выбрал автомобиль для того, чтобы поехать в командировку, то помимо служебной записки, ему понадобятся еще ряд документов, которые подтвердят факт использования машины. То является ли авто собственностью сотрудника, вверено ему в пользование по доверенности или принадлежит организации – значения не имеет. К необходимым, в таком случае документам, относят:
• Маршрутный лист, содержащий информацию о передвижениях сотрудника;
• Счета, которые он оплачивал, а также квитанции об их оплате;
• Чеки, которые были получены из кассовых аппаратов во время поездки;
• Документальные подтверждения маршрута, по которому передвигался работник. Это могут быть накладные, в которых указаны адреса поставщиков или покупателей или же маршрут может быть приведен на основе данных, полученных через тахограф.
Что такое авансовый отчет?
После того, как служебная командировка закончена, а сотрудник организации возвращается, он обязан предоставить всю информацию касательно своих расходов во время поездки, руководителю компании. Это делается путем составления авансового отчета, который должен быть передан начальству не позднее, чем через три дня после окончания командировки. Помимо самого отчета, работник должен предоставить все имеющиеся у него документы, подтверждающие затраты на те или иные элементы поездки.
Именно авансовый отчет ложится в основу окончательного подсчета материальных средств, которые были выданы подчиненному в деловую поездку в качестве аванса, на предполагаемые расходы.
Если сумма, которую сотрудник получил авансом на командировочные расходы, превышает ту, которую он затратил фактически, разницу он обязан вернуть в бюджет организации.
Если же затраты во время служебной поездки превысили лимит аванса, то работнику будет возмещена та сумма, которую он истратил из собственных средств. В авансовом отчете это будет помечено, как превышение установленной нормы расходов. Однако возврат материальных ресурсов, которые затратил сотрудник, может быть осуществлен только после того, как руководитель организации утвердит, составленный подчиненным, авансовый отчет.
В любом случае, основанием для возмещения средств, будет кассовый орден расходов, поэтому сотрудник непременно должен внести все реквизиты в отчет.
Что такое журнал учета командировок и нужен ли он.
Ранее каждая организация должна была заниматься параллельным ведением двух журналов учета командировок. Один из них содержал данные, касательно тех, кто отправлялся в деловую поездку, а другой – учитывал тех, кто уже прибыл на место.
Однако, в 2014 году из 749 положения был исключен пункт, который регламентировал такой порядок ведения учета, а с середины текущего года вступили в силу новые, более комфортные и легкие, требования к оформлению такого рода отчетности.
Конечно, журнал ведения командировок имеет определенную пользу и некоторым организациям он действительно необходим. Если же предприятие все еще предпочитает использовать журнальную систему учета, то необходимо обозначить такую систему в нормативном акте, который может быть составлен непосредственно на предприятии. Определенных ограничений по правилам ведения журналов теперь нет, поэтому организация может подобрать максимально комфортную для себя систему.
В заключение можно сказать.
В современное время, на смену большому количеству бумаг, удостоверений и отчетов, которые ранее требовались для направления работника в командировку, пришел один единственный документ – приказ, или другими словами, распоряжение, заверенное подписью руководителя. После того, как подчиненный возвращается из командировки, он должен представить
авансовый отчет, не позже, чем через три дня. К нему ему следует приложить служебную записку, составленную собственноручно, а также документы, чеки и квитанции, которые подтверждают даты начала и окончания поездки, а также суммы расходов. В итоге можно говорить о том, что
оформление командировки в 2016 году будет довольно несложной процедурой, и не потребует больших временных затрат.
