Командировка за границу оформляется точно так же, как и обычная, но размер суточных при загранкомандировках начисляется немного по-другому. Ниже мы остановимся на особенностях оформления документации, когда сотрудник уезжает в загранкомандировку.
Нормативная база
Загранкомандировка оформляется на основе положений постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. А размер суточных при загранкомандировках уточняется еще и постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299. Кроме того, с 1 января 2006 г. для расчета НДФЛ и ЕСН применяются нормы, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812. Но он применяется исключительно для государственных служб и ведомств. Также
суточные при загранкомандировках выдаются с учетом положений письма Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу».
Стоит помнить, что не облагаются НДФЛ суточные, которые выплачиваются в размере не более 2500 руб. за день загранкомандировки.
Загранкомандировка и расходы
В соответствии с законодательством
суточные при загранкомандировках включают в себя такие расходы: проезд к месту и обратно, наем жилья, собственно суточные дополнительные расходы и иные, совершенные с разрешения работодателя. Затраты на поездку возмещаются на основании билетов. Сюда входят также различные платежи и сборы, которые сотрудник должен был выплачивать по дороге (аэродромные, консульские, транзитные и т.д.). То же самое касается и затрат по жилью, которые возмещаются на основе предоставленных отчетных документов. Не возмещаются затраты на услуги баров, ресторанов, а также рекреационно-оздоровительные услуги.
Размер суточных при загранкомандировках предварительно должен быть закреплен в коллективном или трудовом договоре или другом локальном акте и соответствовать нормам действующего законодательства.
Суточные за границей
Суточные при загранкомандировках начисляются с учетом ряда особенностей. Так, норма выплаты суточных зависит от времени пересечения государственной границы. Далее она зависит от того, на территории какой страны он находится. В Шенгенской зоне свидетельством перемещения между странами будут железнодорожные или авиабилеты. Если переезд осуществлялся на автомобиле, то необходимо требовать отметку в командировочных листах или использовать даты в актах приема-сдачи работ. Но если он пребывает в одной стране более 60дней,то с 61 дня суточные также меняются.
Также работодатель может возвращать деньги, потраченные сотрудником на телефонные переговоры, медицинскую страховку, загранпаспорт, визу, провоз багажа до 30 кг, обмен чека на наличные.
Документальное оформление
Оформление начинается подписания соответствующего приказа, а также составления служебного задания.
Командировочное удостоверение оформлять не обязательно, а вот авансовый отчет необходимо будет сдать вместе с копиями страниц паспорта, на которых таможня проставила отметки. Когда будет составлена смета, можно получать в банке валюту. Для этого максимум, что может потребовать банк – доверенность на получателя.
Вернувшись с командировки, сотрудник должен составить подробный отчет, а в течение 10 дней принести в бухгалтерию
авансовый отчет со всеми сопутствующими чеками и билетами. Все деньги, которые остались не растраченными, возвращаются в кассу. Сюда же оплачивается задолженность – в рублях по курсу на сегодняшний день.
При перерасходе сумма возвращается через перевод денег на счет сотрудника или выдается наличными в иностранной валюте. Также возможен вариант выдачи в рублях по курсу. Такие на сегодня действуют правила выдачи суточных при загранкомандировках.
