Современный ритм жизни диктует свои правила и, зачастую, найти дополнительное время сегодня совсем непросто и удается немногим. Независимо от возраста и рода деятельности, нужно уметь планировать свой день. С помощью
эффективного управления временем можно многое успеть, и при этом не переутомиться.
Вы когда-нибудь слышали о таком понятии как
тайм-менеджмент? В переводе с английского «тайм-менеджмент» означает «управление временем». Это практически целая наука, которая изучает технологию планирования времени, и появилась она около ста лет назад, когда у руководителей возникла необходимость эффективно планировать рабочий день сотрудников. О тайм-менеджменте написано множество книг и разработано большое количество методик. Кто-то основывает свои теории на биоритмах человека, кто-то рекомендует пользоваться специальными программами для планирования. В любом случае, выбирать метод управления временем Вам.
14 советов по грамотному управлению временем
1. Календарь – Ваш верный друг.
Заведите себе большой календарь (для наглядности), запишите в него все свои планируемые дела независимо от того, насколько они долгосрочные. И дополняйте его по мере появления дел. Так Вы сможете оценить ситуацию в целом и приступить к
эффективному управлению временем. В календарь записывайте всё, что считаете важным, даже то, что не относится к работе. Например, чей-то день Рождения, свидание и т.д. Лишь небольшие задачи можно не вписывать (опять же как Вам удобно).
2. От общего к частному.
Каждый день следует тщательно планировать, это поможет ничего не упустить и в случае чего, дополнить план. Составлять план на день лучше всего накануне вечером, когда есть возможность что-то перенести с сегодняшнего дня.
3. Списки дел не работают
Составив простой список дел, Вы не решаете проблему эффективного планирования дня, так как у Вас нет в списке временных рамок. Не тратьте время на списки, нагляднее будет график.
4. Будильник не только для подъема
Если есть опасения, что Вы всё равно что-то забудете, хоть и спланировали всё накануне, поставьте будильник или напоминание, например, на телефоне. Не злоупотребляйте таким методом, так как вскоре Вы перестанете запоминать дела и будете надеяться на технику, которая кстати время от времени подводит (разряжается аккумулятор, ломается, сбиваются настройки и т.д.).
5. Не затягивайте с «растянутыми» сроками
Бывают такие дела, у которых нет временного ограничения, но их всё необходимо рано или поздно выполнять. Чтобы не забывать о таких делах, следует внести их в свой календарь и постепенно выполнить. Это поможет не попасть в авральную ситуацию.
6. Календарь как настольная книга
Чем чаще смотрите в календарь, тем лучше запоминаете запланированные дела.
Эффективное управлением временем подразумевает обращение к календарю после выполнения каждого дела. Это помогает видеть, что уже сделано, и что еще осталось и сориентироваться по времени.
7. Делите задачи
Бывает, перед Вами ставятся задачи, которые невозможно выполнить за один день. Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют разложить большую задачу на более мелкие. Так, шаг за шагом, решай маленькие задачи, Вы подойдете к решению всей задачи в целом.
8. Работа работой, а отдых по расписанию
Между делами всегда оставляйте время для отдыха. Если не отдыхать, управление временем станет утомительным и тягостным занятием. Рациональное распределение сил даст больше результатов в работе.
9. Звонки и встречи по расписанию
Помимо различных задач, часто требуется с кем-то созвониться или встретиться. Об этом можно с легкостью забыть или не успеть, поэтому обязательно вносите в календарь встречи и переговоры.
10. Оставьте место на форс-мажор
Невозможно предусмотреть всё. Часто появляются непредвиденные обстоятельства, которые могут сдвинуть все Ваши планы. Во избежание нанесения «ущерба» Вашему тщательно спланированному дню, планируйте время для незапланированного. Это и есть эффективное управлением временем.
11. Один календарь
Пользуйтесь всегда одним календарем. Не следует разделять календарь рабочий и личный. Например, у Вас запланирована встреча, а Вы забыли решили пойти с семьей в кино - и случилось наложение дел.
12. Слушайте себя
Управление временем невозможно без управления своим организмом. Как бы Вы не планировали свой день, не получится придерживаться графика, если организм сопротивляется. Работоспособность человека зависит от его биоритмов. У каждого они индивидуальны. Не зря по фазам сна людей делят на сов и жаворонков. Чтобы
не вставать утром с трудом, рассчитайте оптимальное для Вас количество часов сна. Определите, на какое время дня приходится пик активности, и планируйте на это время самые ответственные и сложные задачи.
13. Матрица Эйзенхауэра
Как уже говорилось выше, на тему управления временем существует множество методик. Одна из них матрица Эйзенхауэра, которая заключается в расстановке приоритетов. Пользоваться данной методикой очень просто. Изображаются четыре квадрата, которые по горизонтали называются «Срочно» и «Несрочно», а по вертикали «Важно» и «Неважно». В квадраты вписываются задачи о определяются четыре вида задач:
1) важные и срочные;
2) важные, но несрочные;
3) неважные, но срочные;
4) неважные и несрочные;
Секрет матрицы в том, что чем чаще Вы работаете с делами из квадрата «Важное, но несрочное», тем реже в квадрате «Важное и срочное» будут появляться записи.
14. Оптимизация свободного времени
Посчитайте, сколько свободного времени Вы получаете каждый день, прибавьте его к выходным дням. Внушительно, не так ли? У Вас может образоваться порядка 50 часов свободного времени в неделю. Придумайте, как его можно занять помимо праздного «лежания перед телевизором» и тогда Вы получите время для работы, хобби, общения с семьей и отдыха.
Управление временем – это наука, которую можно и нужно постичь, значительно облегчив тем самым свою жизнь. Список из 14 советов по грамотному управлению временем не окончательный, и Вы можете его дополнить своими способами.
