Каждому из нас хотелось бы быть эффективным сотрудником, а лучше успешным руководителем, но для этого нужно
планирование времени: золотые правила его экономии вы увидите в нашей статье.
Разумная организация рабочего времени позволяет не только топ-менеджерам, но и обычным сотрудникам изыскивать резервы для того, чтобы улучшать свою работу и еще более рационализировать временные затраты на нее. Чем меньше времени вы тратите на выполнение каких-либо задач, тем больше его остается на осуществление еще множества дел. Это значит, что работа становится эффективнее, результаты выше, а цели ближе.
Индивидуальное планирование времени - одно из золотых правил, которые приведут к успеху. Представляем вашему вниманию 10 правил, следуя которым вы начнете получать больше удовольствия от работы и откроете для себя новые перспективы в карьере.
1. Объединяйте сходные по типу дела и крупные проекты в отдельные блоки. Выделив время для их реализации, не отвлекайтесь на другие занятия. Разбавляя выполнение важных дел мелкими обязанностями, вы потратите больше времени и сил, понесете дополнительные временные затраты на включение в процесс и останетесь недовольны результатом своей работы. Поэтому определите для временные границы и не позволяйте себе или другим их нарушать.
2. Ограничьте время приема посетителей. Определите для себя неприемные часы, во время которых никто не должен вас тревожить, и займитесь выполнением важных дел. Чтобы работать эффективно, нужно сосредоточиться. На время делегируйте общение с клиентами или сотрудниками компании другим людям. Позже вы успеете ответить на поступившие звонки или письма.
3. Устанавливайте регламент для деловых переговоров и временные рамки для выполнения заданий. Часто можно услышать жалобы на длительные, но малорезультативные переговоры. Это происходит потому, что не заявлен регламент и четко не поставлены временные границы. Как правило, часа всегда хватает, чтобы успеть обсудить все детали предстоящего сотрудничества. Приучите себя не превращать деловые встречи в обмен ненужной информацией, обменивайтесь только необходимыми данными и не отвлекайтесь от темы. Обычно встречи назначают в 10 часов утра, и в этом случае остается много времени до обеда, и часто они затягиваются как раз до этого момента. Между тем, времени на обмен информацией уйдет ровно столько же, если переговоры начнутся в 11 часов. Вы освободите себе один час рабочего времени.
4. Устанавливайте приоритеты при выполнении поставленных задач. Не планируйте слишком много дел на один день. Расставьте приоритеты и начните работу с выполнения наиболее важных заданий. Так вы избавите себя от чувства неудовлетворенности производительностью труда и реально оцените свои возможности.
5. Следуйте принципу
Вильфредо Парето. он утверждал, что 80 % результата достигается за 20% времени. Это относится ко всему, что связано с работой. Так, 80 % данных содержится в 20 % текста. 80% времени мы тратим на малозначительные дела, приносящие небольшой экономический эффект. Следуйте принципу Парето: выберите то, что действительно важно, и за 20 % времени добьетесь 80% результата.
6. Используйте
аутсорсинг. Делегируя полномочия сторонним лицам или организациям, которые являются специалистами в своем профиле, вы доверяете работу профессионалам высокого класса, освобождаете свое время для выполнения задач, которые можете сделать эффективно, и не тратите деньги на содержание в штате сотрудника, который в любом случае обошелся бы организации дороже.
7. Разбивайте крупные задания на небольшие участки работы. Когда результат приближен во времени, человек скорее берется за работу. И наоборот, отдаленность результата заставляет нас медлить с выполнением крупного задания, и оно долго откладывается на потом. Чтобы избежать этого, выделите небольшие блоки и выполняйте их постепенно. Так объем работы будет казаться меньше, а промежуточные результаты будут стимулировать к продолжению деятельности.
8. Устанавливайте для себя сроки выполнения приоритетных дел. Часто мы не можем взяться за важный проект из-за неожиданных переговоров, незапланированных встреч и прочих непредвиденных обстоятельств. Планирование времени поможет и здесь. Заранее, например, в начале месяца зарезервируйте несколько дней для выполнения важных дел и сразу воспринимайте их так, будто они уже заняты для переговоров или встреч. Тогда у вас не будет соблазна потратить это время на разные мелкие начинания, зато оно освободится на то, что действительно важно.
9.
Сделайте самые важные дела утром. С началом рабочего дня сразу же наваливается гора мелких, но необходимых дел. Чтобы не дать этим делам занять весь рабочий день, отложите их на несколько часов, и сделайте сначала главное. Так вы избавите себя от постоянного чувства, что самое важное еще ожидает своего исполнения, и получите на весь день заряд бодрости от ощущения успеха.
10. Независимо от биологического ритма в течение дня у каждого человека бывают пики и спады активности. Работу, требующую полной отдачи, ответственного и творческого подхода, лучше сделать утром. Вторая половина дня подойдет для выполнения несложной рутинной работы, ответам на письма и телефонные звонки. Не забывайте в конце дня составлять план на завтра.
Золотые правила планирования времени помогут вам сделать свою производительность труда и самооценку выше, а результаты работы эффективнее.
