Сейчас почти везде на устах у людей только одна тема:
«Сокращение расходов на предприятии», причем эта проблема коснулась, как и простых работяг на заводах, так и
«бюджетников» в школах, больницах и детских садах.
Во всех офисах, в интернете и новостях только и можно слышать одну и ту же фразу:
«экономический кризис». А с ним неразрывно связаны и сокращения, как кадровые, так и финансовые.
Очень многое зависит в России и от политики. Именно в нашей стране политика и экономика тесно связаны и полностью находятся во взаимодействии. Сокращение расходов на предприятии очень часто понимается руководящим составом, как избавление от части персонала. Что является зачастую ошибочным решением и ведет предприятие к убыткам или даже разорению. Эти ошибки часто связаны с незнанием модели выхода из кризисной ситуации, маленьким жизненным и управленческим опытом, а так же подверженностью мнений со стороны.
Итак, давайте рассмотрим 9 основных ошибок, которые допускают руководители при сокращении расходов на предприятии. Чтобы исключить их в своей работе и вывести компанию на новый уровень, при этом, не потеряв ни одного сотрудника.
Ошибка № 1. Ждать до последнего
Все топ-менеджеры по своей натуре стремятся как можно дольше не верить в очевидные факты, что компании грозит неминуемый кризис. И начинают сокращение расходов на предприятии, когда это делать уже поздно. Стоит заметить, что в
«хорошие времена» компания тратит огромные средства на предметы и вещи, которые являются совсем не обязательными и ни как не влияют на успешность и процветание предприятия.
Когда дела в компании идут хорошо, все живут на полную ногу и почти не контролируют свои расходы, но с приходом кризиса – все изменяется. Могут начаться задержки выплат зарплаты или прекращение выплат премий и вознаграждений.
Именно поэтому, первое, что должна делать каждая, даже самая маленькая компания – это вести учет всех расходов и доходов, а так же проводить оптимизацию, на что действительно стоит тратить деньги, а на что нет.
Сокращение расходов на предприятии должно быть рационально. Невозможно сокращать заработную плату, но можно сократить такие статьи расходов, как бесплатная телефонная связь для всех сотрудников или же оплата проезда до работы. Казалось бы, такие небольшие статьи расходов, позволят вам сократить большие средства, которые можно будет пустить в антикризисный фонд компании. Если вы понимаете, что на данный момент, можете обойтись без каких - либо трат – незамедлительно отказывайтесь от них. Поскольку даже минимальная экономия денежных затрат позволит фирме вернуться на прежний уровень без потерь кадрового состава.
Не доводите компанию до банкротства – откажитесь от всех незначительных расходов.
Ошибка № 2. Не ровняйтесь на кого-либо
Запомните, что ваша компания только ваша со своими проблемами и заботами, а значит и решаться они должны ни как во всех фирмах.
Сокращение расходов должно быть осознанным. Очень часто управленческий состав даже не знаю о проблемах в низах фирмы. И в случаи наступления кризиса – принимает единственно верное решение - сокращение неэффективных расходов.
Но давайте рассмотрим такой пример, главный офис компании находиться за границей, а дочернее производство в любой другой стране. Главное предприятие вносит кризисные меры, даже не подозревая о проблемах в какой – либо конкретной фирме. А может быть такая ситуация, что фирма уже «затянула пояс» и больше не может сокращать. Или же наоборот, дочерняя компания работает только в плюс и ей не требуется сокращение неэффективных расходов.
Очень сложно доказать успешной дочерней компании, что им необходимо произвести меры по сокращению инвестиций и прочего. Антикризисная мотивация для успешной фирмы – то сложный метод, который требует особого мастерства от руководящего состава предприятия.
Согласитесь, спорить с начальством, тем более заграничным – почти не реально и поэтому фирма принимает решение о сокращении расходов, и зачастую это очень быстрые решения, которые даже не успевают обдумываться. Сокращают то, что можно сократить быстрее всего! Чтобы как можно скорее отправить отчет в головной офис о проведенном мероприятии.
Запомните, что сокращение расходов может привести к дальнейшему банкротству уже процветающей фирмы.
Ошибка № 3. Рассчитывать на предоплату и полную оплату
Ввести оплату можно всегда, если составлять договор о том, что оплата не будет носить анонсный характер, то вы сможете иметь большие деньги в своем товарообороте еще продолжительное время.
Не редки ситуации, когда
сокращение неэффективных расходов требует принятия решения здесь и сейчас. Но вы должны понимать, что оплата по факту может носить отсроченный характер и это не повод объявлять компанию – банкротом.
Может возникнуть вынужденная задержка по выплате зарплаты, или же задержка по выплате денежных средств поставщикам, обычно причиной могут стать форс-мажорные обстоятельства – заморозка счетов, проверки или судебные тяжбы.
За рубежом уже устоялась система доверия, когда все операции кристально честны и открыты, и все участники процесса полностью доверяют друг другу. В этом случае, доверие выступает гарантом эффективной сделки.
Все расходы должны планироваться заранее, от отделов должны поступать листки с требуемым материалом и оборудованием. Контроль и оплата по ним осуществляется по договорам купли-продажи и товарным накладным.
Сокращение расходов будет не возможно, если все заранее не планировать. Под любую статью расходов должны быть выделены отдельные денежные средства. И главное их оплата должна проходить не через ежемесячное согласование, которое можно ждать и по нескольку дней. А только по счет – фактурам.
Во многих, даже крупных компаниях – считается нормальным задерживать заработную плату на месяц, а то и на два. Это может быть связано с прекращением финансированием проекта. Но отсутствие выплат так же может быть связано и с другими причинами. Многие работодатели связывают это с увеличением затрат на производство и не сформировавшимся по этой причине новому бюджету.
Цель сокращения расходов должно заключаться в разумной экономии, а это значит, что компания должна держать марку и не останавливать выплату зарплаты, а изыскивать средства из кризисного фонда.
Зачастую такие ошибки в сокращении расходов могут быть свойственны только молодым и не опытным руководителям или же решением
«начальника – самодура»:
• Если фирма имеет только ведущих топ специалистов, а так же работает по повышенным статьям расхода, то фирма не может сбалансировать свой стабилизационный фонд, который будет являться подушкой безопасности во время кризисных ситуаций или же колебаний на валютном рынке;
• Не своевременная оплата по счетам, которая повлекла за собой убытки. При этом самым плохим исходом может стать тот факт, что будет назначены пени или штрафные санкции.
Очень часто вышеперечисленными схемами пользуются промышленные гиганты, которые являются в своем роде – монополистами. Маленьким фирмам приходится подстраиваться под новые условия труда и часто дочерние компании – банкротятся.
Но иногда и встречаются совершенно невообразимые случаи, когда высшее руководство не контролирует денежные потоки в низах. В этом случае контроль осуществляется низшим руководством, которые распределяют финансы по требуемым статьям. Но в подавляющем большинстве контролем всех денежных потоков занимается руководитель компании.
Помните, что не выплата заработной платы или задержка финансирования производства это не сокращение расходов, такие меры наоборот только мешают нормальной работе компании и влекут за собой кризисные ситуации.
Совет № 4. Не стоит торопиться с выплатами по счет – фактурам
Сокращение расходов на предприятии может произойти из-за несвоевременного принятия решения о покупке или оплате товаров или услуг. В таком случае, отчетные ведомости за данный период времени будут содержать информацию, что расходы в текущем месяце были ниже ожидаемых и на следующий месяц можно сделать корректировку уже составленного плана закупок. Обошлись в одном месяце, обойдутся и в другом.
Такие ситуации не несут ни чего хорошего, поскольку руководство не спланировало, что у него образуется свободная сумма, которая может быть направлена в стабилизационный фонд, а финансовые отделы при этом будут работать в старом режиме и продолжать подгонять отчетность. И их девизом станет – у нас все будет, но потом, стоит только немного потерпеть и все наладиться.
С одной стороны такая политика хороша для руководства, но вот среди персонала может возникнуть паника из-за долгих принятий решений. Запомните, если сотрудники почувствовали, что на рабочем месте творится что-то не ладное, они начинают тревожиться! А тревога – это бич производства и его результативности.
Любые расходы должны быть запланированы или нет, другого варианта нет. Любым руководителем должны заранее просчитываться и планироваться, так как любая задержка выплат – несет за собой приостановление производственной деятельности, что пагубно влияет на общее производство.
Совет № 5. Сокращение должно быть едино для всех, от руководителя до клерка
Такой способ сокращение расходов на предприятии давно уже прижился за границей и у нас сейчас то же начинают практиковать такой вид экономии. Когда всем сотрудникам компании поголовно
сокращают все расходы на 5-10-15%, даже такие минимальные суммы позволят сформировать стабилизационный фонд, в котором будут находиться свободные средства, которые можно будет направить на нужды производства. Но даже в этой схеме есть свои минусы.
Не стоит забывать, что любая фирма – это набор различных отделов и подразделений, которые выполняют различные функции и зачастую даже не зависят друг от друга. Таким образом, и финансирование у них должно быть совершенно разное, хоть и вся команда работает на один общий результат.
Если для какого-то отдела сокращение на 10-15% будет мало ощутимо, то некоторые отделы могут просто закрыться.
Цель сокращения расходов должна быть обдуманная, обязательно нужно точно понимать в каком отделе и на что вы прекращаете выдавать средства. Все отделы по-разному влияют на конечный результат, поэтому и прекращение финансирования должно быть разным и завесить от функции конкретно взятого отдела.
Совет № 6. Сократить инвестирование новых проектов
Первое на чем можно сэкономить – это
урезать расходы на инвестирование. Так как инвестиции – это вкладывание денег, а если их нет, то можно это и не делать и не закладывать в бюджет. Сокращение расходов на предприятии, таким образом, можно провести не заметно для большинства подчиненных и сделать это безболезненно.
Но сокращение расходов не может продолжаться бесконечно, так как без инвестирования у предприятия нет развития, а значит, нет и возможности развиваться дальше. А без развития компания придет к банкротству и обязательно погибнет.
Запомните, что все инвестиции являются гарантом будущего развития и обязательно нужно это донести до партнеров, которые и будут финансировать новые проекты.
Если топ-менеджер решил сократить инвестирование, то важно помнить о том, что:
• Стратегию должен в первую очередь продумывать руководитель;
• Для менеджера, инвестиции, это всегда излишние затраты, которые лучше совершать когда на это есть финансовые возможности.
Совет № 7. Урезание финансирования на рекламу
Совместно с урезанием затрат на инвестиции, урезаются и затраты на рекламу деятельности компании, так как это самый легкий способ экономии.
Поскольку это затраты носят косвенный характер, то и урезание можно произвести быстро и без проблем, хорошо его проконтролировав.
Особенно болезненно для компании может стать отказ от рекламы только в начале становления фирмы. Да и в дальнейшем от рекламы будет многое зависеть – насколько широкий обхват населения можно будет привлечь.
Сокращение расходов по рекламе может быть произведено только в том случае, если конкурентные фирмы так же прекратили выделять на это средства, а поток покупателей вашей продукции остался прежним. Если же конкуренты не снизят финансирование, то вам это грозит полной потерей клиентов.
Реклама это тоже своего рода инвестирование, от которого нельзя полностью отказываться. Можно сократить финансирование на малую долю, но ни как нельзя прекратить полное финансирование. Даже если у вас много клиентов, которые постоянно пользуются вашими услугами, то с течением времени о вас начнут забывать, а это в свою очередь ведет к разорению.
Совет № 8. Сокращение заработной платы всему персоналу
Многие руководители видят в этом – решение всех проблем. Так как, сокращая зарплату, руководитель не теряет сотрудников.
Очень часто руководитель боится идти на сокращение штата сотрудников и помимо прочего в стране всегда стоит высокий уровень безработицы, и сокращение заработной платы неизбежно приведет к массовым увольнениям, что ни как нельзя допустить местным органам самоуправления.
Сокращение расходов по зарплате очень часто привлекает руководителей, так как сотрудник на добровольной основе отказывается от части своего законного заработка, тем самым помогая фирме экономить на них же самих.
В свете сложившихся обстоятельств нового времени, почти все в нашей стране погрязли в кредитах, а если прибавить к этому оплату коммунальных услуг и содержания детей в школе и детском саду – собирается приличная сумма, которую сотрудник уже не сможет потянуть и будет вынужден уволиться. А теперь стоит задуматься о
сарафанном радио, какая фирма будет считать себя уважаемой после того, как о ней будут идти перепалки и разговоры в обществе, как не о благонадежной компании. Ни один уважающий себя топ – менеджер не пойдет в такую фирму, даже если ему будет обещан хороший гонорар. Он будет понимать, что все может измениться в любой момент.
Если же компания идет на вынужденное сокращение сотрудников и их зарплат, то фирма должна быть готова к тому, что могут начаться забастовки и разбирательства в суде, что повлечет дополнительные траты на юристов, а так же уплату штрафов и прочих пени.
Так же не стоит забывать и о тратах на содержание производственных площадей. В офисе по-прежнему будет определенное количество помещений, которое нужно отапливать, освещать и прочее. И тут сокращение рабочих мест может сыграть с руководством компании злую шутку.
Помните, что невозможно относиться к сотрудникам, как к объектам дополнительных затрат.
Сотрудники компании - это, прежде всего люди, которые работают на процветание вашего бизнеса и конкретно вас. Поэтому сокращение расходов на увольнении сотрудников не допустимо.
Совет № 9.Возложить ответственность за сокращение дотаций на конкретное лицо
Если отдать ответственность за будущее сокращение дотаций или заработных выплат, важно отнести эти выплаты на конкретное лицо, которое буде нести финансовую ответственность.
Сокращение расходов может начаться задолго до возможного начала кризиса, если тяжелую финансовую ситуацию смогут заранее спрогнозировать ответственные специалисты.
Но не стоит забывать и том факте, что информация к финансовым работникам также поступает с некой заминкой, поскольку она сначала собирается и обрабатывается, а уже только потом доносится до руководящих верхов. Возможно, когда о проблеме будут знать финансисты, то будет уже что-то поздно менять. В данной ситуации, суть сокращения расходов может сводиться к минимизированию последствий кризиса. Но первое на что должны обращать внимание аналитики, это на спад клиентской заинтересованности. Это первые звоночки приближения кризисной ситуации. Именно поэтому финансисты должны работать не только с экономистами, но и в тесном взаимодействии с аналитиками, которые должны передавать сводки по продажам ежедневно.
Сокращение расходов не может быть единоличным решением начальника финансово-экономического отдела. Поскольку очень сложно найти грамотного специалиста, который сможет учесть множество факторов и будет знаком с рынком товаров и услуг, а так же сможет учесть всю ликвидность того или иного своего действия.
Поэтому все ответственные решения должны приниматься коллегиально, комиссией, в которую должны входить – юристы, экономисты, финансисты, аналитики, топ – менеджеры и руководитель компании. Только в таком тандеме, можно принимать здравые решения, которые пойдут на пользу предприятию, а не поведут его к неминуемой гибели.
Но если сокращение расходов вы доверите только финансово-экономическому отделу, то будьте готовы к заранее стандартной схеме действий:
• Сокращение инвестирования и затрат на рекламу;
• Сокращение косвенных затрат в фирме на 10-15;
• Сокращение заработных выплат;
• Сокращение рабочих мест.
Этот «хорошо» спланированный план, приведет вас к единственному возможному варианту развития событий –
снижению производительности труда и эффективности производства в целом. И выплыть компании после таких грубых вмешательств бывает очень сложно.
Все освещенные выше ошибки, если их вовремя не решать могут привести вашу компанию к неминуемой гибели. Но у вас всегда есть возможность, что-то изменить. Как и в любом деле, в бизнесе могут встречаться ошибки – это нормально, без ошибок ни чего не бывает.
С наступлением кризисных времен важно не впадать в панику, а здраво взвесить всю ситуацию и принимать хорошо взвешенные решения, которые позволят вашему предприятию выйти из кризисной ситуации и восстановить свои позиции на рынке.
