Современный ритм жизни диктует свои условия, и справиться с каждой стоящей перед человеком задачей для многих проблематично. В этом случае и прибегают и инструментам, которые может дать умение управления временем.
Это ни в коем случае не возможность «
успеть всё» или «вложиться в самые короткие сроки», скорее, умение выделить основные задачи и сосредоточиться на них, что просто необходимо тем, кому ежедневно необходимо иметь дело с огромными объёмами информации или большим количеством людей.
Эффективное управление временем
Управление временем
Прежде всего, придётся смериться с необходимостью составлять план или список того, что нужно сделать. Все дела разделим на категории, чтобы легко выделить то, что сделать нужно в первую очередь.
• Первая категория, дела, жестко привязанные к определённому времени, например, встреча с партнёром/клиентом и т.д. Им обычно присваивают название «жёсткие» дела.
• Дела, не имеющие жёстких временных рамок. Например, отчёт, который может быть сдан в течении недели, следовательно, написать его можно в любое время, но непременно до пятницы. Это «гибкие» дела.
• Подпунктом можно считать дела, на выполнение которых уйдёт более часа, это задачи «бюджетные».
Следует оговорить, что такое разделение не зависит о того, насколько важна каждая задача, это только способ констатации факта необходимости поочередности их выполнения, что и позволяет управлять временем.
Теперь, систематизируем запланированное на ближайшее время. Костяком дня будут выступать именно «жёсткие» дела. Они прописываются с одной стороны листа, остальные фиксируются с другой. Всё остальное выполняется в промежутках между ними, делами которые не могут быть смещены. Так же, нужно разделить дела по их значимости, для этого можно использовать разные цвета. Скажем, важные – красный, не особенно важные – синий и т.д.
Ещё один
важный нюанс при тайм-менеджменте – выделение «контекстных» задач. Это то, что нужно сделать, при возникновении определённых условий. Например, встретив начальника нужно оговорить с ним то-то и то-то, а проезжая мимо шиномонтажа поменять резину. Управление временем подразумевает разбивку таких задач или контекстное планирование. Допустим, заводится отдельный лист для тех вопросов, которые нужно решить с руководителем, встретив его они обсуждаются одновременно. Теперь достаточно выделить типичные для вас контекстные дела и отвести место по каждую категории.
Тайм-менеджмент подразумевает составление не только плана на день, но и на более длительное время: недельный, месячный. Чтобы не потеряться огромном потоке информации, его необходимо постоянно корректировать. А чтобы ни о чём не забыть, почаще в него заглядывать, так, дневной план пересматривается несколько раз за день, в том числе, при внесении изменений, недельный – ежедневно и т.д.
Основные принципы тайм-менеджмента
• Принцип «ПВО» или подожди выполнять, отменят. То есть, вы выполняете гибкие задачи согласно их важности. Если в течении дня вам дают новое поручение, не нужно на него бросаться, внесите его в свой план, которого и продолжайте придерживаться.
• Второй
секрет управления временем: если можно что-то не делать, не делайте этого, конечно, при условии, что это не доставит неудобств ни вам, ни окружающим.
Составлением плана занимаются утром или вечером, желательно, вечером. Утром план нужно пересмотреть. Конечно, в течении дня в него будут вноситься корректировки, но это значительно лучше, чем двигаться «наугад», как это делает большинство. Управление временем так же подразумевает наличие у человека определённых «якорей». Это некое действие, которое позволяет настроиться на рабочий лад. Для одних, это чашечка кофе, для других – наведение порядка на рабочем столе, прослушивание музыки и т.д.
Управление временем: как избегать авралов
Конечно, для некоторых ускоренный ритм является хорошим мотивационным фактором, но к этой категории относятся немногие. Чтобы избежать авралов, необходимо грамотное планирование, а так же дополнительное установление определённых рамок:
•
Дедлайн – это срок, к которому работа сдаётся непосредственно клиенту, понятно, к этому времени должен быть готов «чистовой» вариант.
•
Редлайн – срок сдачи внутри компании, сдав работу, у вас ещё есть время внести необходимые поправки или дополнить работу.
Используя все эти
секреты управления временем, можно сделать себя более эффективным и избегать всевозможных неприятностей, связанных с его недостатком.
